公關(guān)書信特點(diǎn)與要求

　　公關(guān)書信除了有公函處理公務(wù)和一般書信超越時(shí)空、溝通信息的特點(diǎn)以外，其區(qū)別于其他信函的主要特點(diǎn)是：

　　（１）商務(wù)性。商務(wù)書信是在商務(wù)活動(dòng)中用來傳遞信息、洽談生意、磋商和解決經(jīng)濟(jì)問題的重要工具，從內(nèi)容到形式都具有極強(qiáng)的商務(wù)性質(zhì)和濃厚的經(jīng)濟(jì)色彩。

　　（２）憑證性。商務(wù)書信對于受信方來講，既可作為資料存檔備查，又可作為憑據(jù)使各經(jīng)濟(jì)主體建立良好的信譽(yù)，從而保障經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的正常進(jìn)行。在發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時(shí)，它還具有重要的法律意義。

　　（３）求實(shí)審慎性。商務(wù)書信的目的在于傳達(dá)意見，洽商如何拓展業(yè)務(wù)，求得對方的準(zhǔn)確理解與合作。所以，這類書信在內(nèi)容上要求簡明實(shí)在，條理清楚，語言準(zhǔn)確，排除歧義。例如：

× × × 公司經(jīng)理先生惠鑒：

　　日前接奉貴公司第１６ 號來函，附來定貨單及匯票各一紙，承蒙惠顧，感銘良深。各貨已經(jīng)辦妥，即將付運(yùn)。惟敝公司會計(jì)部核計(jì)貨款所附匯票短缺貨款達(dá)人民幣肆仟貳佰元，續(xù)查貴方上次匯款，亦尚欠人民幣叁仟元，故通知本次訂貨暫停付運(yùn)。謹(jǐn)特飛函奉告，請將前后貨款結(jié)付，以清手續(xù)，各貨自當(dāng)即日起運(yùn)不誤。

　　祝

　　財(cái)安

　　× × 公司業(yè)務(wù)部主任× × × 敬上

　　200× 年× 月× 日

　　此信不僅內(nèi)容求實(shí)、審慎，且語言委婉，容易為人所接受。商務(wù)書信的寫作要求有四：開門見山，語言明確；以誠相待、平等對話；內(nèi)容完整，注意表達(dá)；遣詞委婉，禮貌有加。

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