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企業(yè)使用OA辦公系統的好處的論文
企業(yè)使用OA辦公系統的好處
無(wú)論是企業(yè)還是政府機關(guān),都會(huì )有大量的文案需要處理,復雜的工作流程需要安排,決策者需要依據紛亂的信息作出重要的決定.擁有一套智能化,信息化的辦公系統,對辦公人員和企業(yè)決策者來(lái)說(shuō),工作效率上的提高是顯而易見(jiàn)的.在網(wǎng)絡(luò )連接千萬(wàn)家的時(shí)代,辦公自動(dòng)化還使得不同地理位置之間的不同單位或部門(mén)之間進(jìn)行協(xié)同辦公成為可能.今天的中國,"企業(yè)信息化","政府部門(mén)信息化"都忙得如火如荼,一套優(yōu)秀的辦公自動(dòng)化(OA)系統將是企事業(yè)單位邁進(jìn)數碼時(shí)代的"基石".
眾所周知,我們絕大多數企業(yè)和非贏(yíng)利單位,都采用層層授權的金字塔式的管理模式,從控制論的角度看,這種模式的好處是容易控制全局,但底層和中層人員與上級之間的信息反饋往往不暢通,高層了解底層的信息除了通過(guò)的直接下屬(中層管理者)外,就是自己親自了解,親自了解往往很累;通過(guò)中層管理人員,則有一個(gè)信息反饋的效率和成本問(wèn)題,無(wú)疑,單位的信息化能提高效率節省成本.
基于層層授權,各司其職的思想,近年來(lái)應用較廣的企業(yè)信息管理系統(MIS),ERP等.這些軟件使企業(yè)高層很方便地了解企業(yè)采購,銷(xiāo)售,庫存以至財務(wù)的情況,企業(yè)的中層到底層都置于了最高層的管理監督之下.因此這類(lèi)軟件大多上級對下級控制有余,同級與同級的部門(mén)與人員協(xié)作交流不足.控制太多,人就會(huì )變成機器,工作就缺乏樂(lè )趣,只有協(xié)作交流起來(lái),工作就變得輕松有趣,更符合人性,更容易發(fā)揮普通人的智慧和積極性.辦公自動(dòng)化軟件把單位的各個(gè)部門(mén)緊密聯(lián)系在一起,強化了機構內部員工之間,部門(mén)之間的信息交流與協(xié)同工作,使得機構內部的辦公,業(yè)務(wù)流程都能在內部局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行,相互間可以親密地交流協(xié)作!
辦公自動(dòng)化的發(fā)展是一個(gè)不斷進(jìn)化的過(guò)程,隨著(zhù)電腦和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展可以分為以下幾個(gè)階段:辦公電腦化,單位有了電腦,可以打印文件,保存數據,用一些單機版軟件等.辦公網(wǎng)絡(luò )化,單位的電腦有了局域網(wǎng)并連上了互聯(lián)網(wǎng),實(shí)現了資源共享,但內部缺乏秩序和安全.網(wǎng)絡(luò )程序化,在辦公網(wǎng)絡(luò )化的基礎上,有了網(wǎng)絡(luò )辦公軟件的辦公平臺,實(shí)現了輕松有序的管理.將來(lái)還可能有網(wǎng)絡(luò )辦公的智能化,辦公變得越來(lái)越輕松.
辦公自動(dòng)化軟件,具體來(lái)說(shuō)有哪些作用呢
首先能極大地提高工作效率,不用拿著(zhù)各種文件,申請,單據在各部門(mén)跑來(lái)跑去,等候審批,簽字,蓋章.這些都可在網(wǎng)絡(luò )上進(jìn)行.
其次是節省運營(yíng)成本:包括時(shí)間和紙張.
第三是規范單位管理:把一些彈性太大不夠規范的工作流程變得井然有序,比如:公文會(huì )簽,計劃日志,用款報銷(xiāo)等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行.
第四是提高企業(yè)競爭力,凝聚力:員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺.無(wú)疑,企事業(yè)的單位的內部的凝聚力將大大增強.第五是使決策變得迅速科學(xué):高層決策不再是不了解情況,缺乏數據的環(huán)境下拍腦袋的事,而是以數據和真相為依據做出的科學(xué)的決策.
辦公自動(dòng)化應該作為企事業(yè)單位除了生產(chǎn)控制之外的信息處理與管理的集合,應該是對于單位的領(lǐng)導來(lái)說(shuō),OA是決策支持系統,能夠為領(lǐng)導提供決策參考和依據.對于中層管理者OA是信息管理系統,而對于普通管理者,OA又是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統.OA能夠為企業(yè)的管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境,使之準確,高效,愉快的工作.
近年來(lái),隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的迅速發(fā)展普及,通過(guò)利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò )資訊技術(shù),實(shí)現辦公自動(dòng)化的解決方法,被稱(chēng)為網(wǎng)絡(luò )辦公自動(dòng)化解決方案.隨著(zhù)INTERNET技術(shù),國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò )的發(fā)展,目前的辦公自動(dòng)化已由傳統的局域網(wǎng)內互聯(lián)互通上升到了支持移動(dòng)辦公,遠程辦公管理等更廣闊的領(lǐng)域.
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