地方文獻組織管治與建立完善論文
摘要:對網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下地方文獻的組織管理和建立地方文獻數據庫的意義進(jìn)行了論述,分析了數據源及建庫的條件,建庫的方式,提出了建立地方文獻數據庫的類(lèi)型和提高質(zhì)量的思考。
21世紀是信息社會(huì )化時(shí)代,地方文獻信息因獨具的地方特色,需求越來(lái)越大,圖書(shū)館只有充分利用信息化、網(wǎng)絡(luò )化環(huán)境,開(kāi)發(fā)、提煉地方文獻中的精華,建立地方文獻數據庫,即通過(guò)計算機實(shí)現對地方文獻信息資源的收集整理、標引著(zhù)錄和檢索輸出的自動(dòng)化檢索,才能更大地發(fā)揮地方文獻的作用,滿(mǎn)足讀者的需求,促進(jìn)當地經(jīng)濟建設的發(fā)展和文化發(fā)展,實(shí)現更大范圍內的文獻資源共享。
一、地方文獻的概念
關(guān)于地方文獻的概念非常多,僅在國內就多達幾十種,有廣義與狹義的區分。廣義的具有代表性的觀(guān)點(diǎn)是著(zhù)名圖書(shū)館學(xué)專(zhuān)家杜定友先生的"地方文獻是指地方的一切資料,表現于各種記載形式的,如:圖書(shū)、雜志、報紙、圖片、照片、影片、畫(huà)片、唱片、拓片、表格、傳單、票據、文告、手稿、印摸等"。
狹義地方文獻概念具有代表性的是:"地方文獻是反映特定區域內一切自然現象和社會(huì )現象及群體活動(dòng)方式的記錄,凡在內容上涉及該區域并具有一定價(jià)值的軟文化,均屬地方文獻。"(中山大學(xué)駱偉),通常國內地方文獻工作遵守這一概念。
二、建立地區地方文獻數據庫的意義
地方文獻素有"一地之百科"的美譽(yù)。它是一個(gè)地區政治、經(jīng)濟、文化、科技和社會(huì )發(fā)展以及風(fēng)俗、民情、自然資源等方面的綜合反映,通常這個(gè)地區的發(fā)展是離不開(kāi)地方文獻的支持。因此建立具有地方特色文獻數據庫具有重要而深遠的意義,具體如下:
(1)地方文獻可在不同時(shí)期為政府部門(mén)和各級領(lǐng)導制訂地方經(jīng)濟和社會(huì )建設的方針、政策、規劃和措施方面提供及時(shí)、快捷、詳細、可靠的咨詢(xún)服務(wù);
(2)可直接服務(wù)于本地經(jīng)濟建設。地方文獻記載了豐富的關(guān)于本地區的地理、礦藏、物產(chǎn)、名勝古跡、民族民俗方面的文獻資料,為本地區的經(jīng)濟開(kāi)發(fā)提供重要的信息。而該地區內各個(gè)不同領(lǐng)域的開(kāi)拓者、創(chuàng )業(yè)者可據此尋找、開(kāi)發(fā)適合本區域的經(jīng)濟增長(cháng)點(diǎn),創(chuàng )建區域經(jīng)濟優(yōu)勢,進(jìn)而推動(dòng)該地區經(jīng)濟建設。
(3)地方文獻記載著(zhù)當地的杰出人物、歷史事件、風(fēng)情民俗等,可為當地的文化事業(yè)建設發(fā)展服務(wù),比如弘揚地方文化、激發(fā)當地人民愛(ài)國、愛(ài)家鄉的情感。
(4)地方文獻可為科學(xué)文化研究服務(wù)。地方文獻集古今科學(xué)文化成果之大成,既可陳百科,又可縱觀(guān)千年,其中蘊藏著(zhù)豐富的信息資源,具有極高的參考實(shí)用價(jià)值和應用前景,歷來(lái)是后人編史修志不可缺少的參考資料,是專(zhuān)家學(xué)者進(jìn)行教學(xué)、科研的重要參考資料。古往今來(lái)許多社會(huì )變革和科研成果都得益地方文獻的開(kāi)發(fā)和利用。可見(jiàn)地方文獻包涵著(zhù)極高的史料價(jià)值和學(xué)術(shù)價(jià)值。
三、地方文獻數據庫數據源分析
在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下,地方文獻的采集、收藏在地方文獻工作中將處于首要地位。因此建立地方文獻數據庫,首先要明確收錄范圍,解決文獻信息資源問(wèn)題。收錄地方文獻范圍,應包括:"區域事物,區域人物,區域出版物。以狹義概念為指導"系統地開(kāi)發(fā),主要根據地方文獻的范圍內容與地區發(fā)展戰略的要求,通過(guò)各種方式與渠道,有計劃、有目的地進(jìn)行采訪(fǎng)收集(包括古今中外的有關(guān)文獻),并在此基礎上,對反映地區特色的重點(diǎn)文獻,更要系統地全面地進(jìn)行搜集。"廣泛征集地方文獻資源是建立地方文獻數據庫的重要環(huán)節。因此地方文獻資源在收集中要結合當地特色,對特色文獻重點(diǎn)收集。
(1)無(wú)錫地方志、縣志、區志、村志、專(zhuān)業(yè)志、人物志都在收藏之列;地方報刊是現代地方社會(huì )生活的真實(shí)寫(xiě)照。收集地方公開(kāi)發(fā)行的報刊也是地方文獻數據源的重點(diǎn)。如《無(wú)錫日報》、《江南晚報》、《無(wú)錫廣播電視報》等都是無(wú)錫地方文獻數據源的重點(diǎn)。
(2)收集有關(guān)無(wú)錫問(wèn)題會(huì )議的文獻。
(3)收集各種有關(guān)無(wú)錫地區政治、經(jīng)濟、文化、教育等各種研究領(lǐng)域的研討會(huì )、會(huì )議論文集匯編及有關(guān)涉及本地區的科研課題、論文、文章等。
(4)收集重要的具有參考價(jià)值的灰色文獻信息。
(5)收集電子文獻、網(wǎng)絡(luò )文獻。建立地方文獻數據庫,將分散的不同類(lèi)型的地方文獻得以集中,通過(guò)集中篩選、核實(shí)、整理、研究、提煉、歸納,使之序列化與標準化,成為無(wú)錫地方文獻信息源,為建立無(wú)錫地方文獻數據庫提供充足的基礎資源。
四、建立無(wú)錫地區地方文獻數據庫的方式
隨著(zhù)信息全球化的進(jìn)展愈來(lái)愈快,現代化的信息資源建設應從長(cháng)遠的共同利益和自身利益通盤(pán)考慮。聯(lián)合建立數據庫是目前最常用的一種方式,其優(yōu)點(diǎn)是可突破系統、行業(yè)的限制,與社會(huì )有關(guān)部門(mén)采取多種形式的合作,共同開(kāi)發(fā)和利用信息資源。眾所周知,當今世界信息資源是人類(lèi)三大物質(zhì)資源之一,而信息資源則數量急聚增加,使人類(lèi)社會(huì )處于"信息爆炸"時(shí)代,因此任何一個(gè)圖書(shū)館要想將各個(gè)時(shí)期涉及各個(gè)領(lǐng)域有關(guān)本地區的文獻全面、系統的收藏是根本無(wú)法實(shí)現的,也是不現實(shí)的。而建立地方文獻數據庫又是一項投入大、技術(shù)性強的工作,它需要有充足的資金,且需要有一批具備圖書(shū)館專(zhuān)業(yè)知識,掌握一定計算機技能的專(zhuān)業(yè)隊伍。因而為了適應時(shí)代的發(fā)展和用戶(hù)的需求,避免資金、人力浪費和文獻重復,筆者認為聯(lián)合建庫、資源互補優(yōu)存、共建共享,是一條切實(shí)可行的有效途徑。
如何聯(lián)合建庫?筆者認為首先必須建立無(wú)錫地區跨系統的協(xié)調組織。無(wú)錫市圖書(shū)館相對本地區內其它圖書(shū)館在組織、收藏無(wú)錫地區地方文獻資源方面有一定優(yōu)勢,因此在建立無(wú)錫地區地方文獻數據庫時(shí),無(wú)錫市圖書(shū)館理應發(fā)揮其"龍頭"作用。應由無(wú)錫市圖書(shū)館牽頭,聯(lián)合各市、縣公共圖書(shū)館及市、縣博物館、檔案館和江南大學(xué)圖書(shū)館等駐錫大中專(zhuān)學(xué)校圖書(shū)館,作為建立無(wú)錫地區地方文獻數據庫的成員單位,組建成無(wú)錫地方文獻協(xié)調組織。
其次,由協(xié)調組織統籌安排,制定出符合無(wú)錫地區地方文
獻建庫的詳細條例,使各項工作有章可循。統一規劃、統一標準。
再次,可采用分散加工,集中處理的方法。即各成員單位,將協(xié)調組織下達的關(guān)于某一特定范圍內的無(wú)錫地方文獻存儲到移動(dòng)盤(pán)上,在規定的時(shí)間內上交到協(xié)調組織,經(jīng)去粗存精、查重,最后作為數據源,錄入到數據庫里;或是集中到一起,統一篩選、查重、建庫。前者分散加工規模小,能節省資金、人力、物力。后者規模大,需要能容納一定數量的人員、計算機、文獻儲藏、加工場(chǎng)所,需要有充足的資金、人力、物力,但容易管理,出現問(wèn)題能及時(shí)解決,便于統一調控。從目前無(wú)錫地區各成員單位狀況來(lái)看,筆者認為分散加工比較切合實(shí)際。
最后,協(xié)調組織同時(shí)還要協(xié)調好今后各成員單位地方文獻的收藏情況,應分擔收藏、各有特色、避免重復,使之成為一個(gè)長(cháng)期的處于動(dòng)態(tài)發(fā)展的聯(lián)合機構,從而在真正意義上實(shí)現無(wú)錫地區地方文獻資源的共建共享,為今后無(wú)錫地區及全國地方文獻資源共建共享積累經(jīng)驗、奠定基礎,實(shí)現本地區地方文獻資源的整體布局,形成強有力的地方文獻保障體系,以滿(mǎn)足本地區及全國各地地方文獻信息的需求。
五、建立具有無(wú)錫特色的地方文獻專(zhuān)題數據庫
建立無(wú)錫地方文獻數據庫應遵循先簡(jiǎn)后詳、分層次開(kāi)發(fā)的原則。先建立最基礎的書(shū)目數據庫,在此基礎上可根據本地經(jīng)濟發(fā)展和社會(huì )需要,有步驟地建立一些具有較高社會(huì )效益和經(jīng)濟效益的專(zhuān)題文獻數據庫。所謂專(zhuān)題數據庫就是對某一專(zhuān)題文獻進(jìn)行認真審閱、研究,將有價(jià)值的文獻分離出來(lái),利用現代化的信息技術(shù)和文獻學(xué)的規范加以處理,使之成為所需的專(zhuān)題文獻。由于地方文獻往往隱含在既豐富又分散的內部信息中,如果沒(méi)有適當的引導,用戶(hù)難以識別和利用,從而會(huì )導致地方文獻利用率低,社會(huì )影響力不高的狀況,所以深入到地方文獻的篇名、甚至數據等,將地方文獻的內容充分揭示出來(lái),形成一批新穎豐富、水平較高的二、三次文獻等。
筆者認為目前無(wú)錫地區應先建立以下地方文獻數據庫。
首先,建立《無(wú)錫籍名人圖片資料數據庫》。自古以來(lái)被譽(yù)為漁米之鄉的無(wú)錫,在這片地杰人靈的富饒土地上孕育了眾多的古今名家,從政治家、科學(xué)家、思想家到涉及各個(gè)領(lǐng)域的杰出人物。如:博古、徐悲鴻、錢(qián)鐘書(shū)、榮氏家族等。這些名人在各自不同的時(shí)代、不同的領(lǐng)域里做出了非凡的貢獻,并著(zhù)有大量的著(zhù)作和手稿,為家鄉乃之整個(gè)華夏民族留下了豐富的精神財富和物質(zhì)財富。據無(wú)錫市圖書(shū)館對《榮氏文庫》清核后發(fā)現,僅榮氏家族為無(wú)錫市圖書(shū)館捐贈的圖書(shū)中有關(guān)無(wú)錫歷代沿革、風(fēng)土人情、工商物產(chǎn)、名流勝跡、藝文專(zhuān)著(zhù)等無(wú)錫人著(zhù)述搜羅尤富,地方志也收藏頗多。此外還有許多名人名家為這些具有重大貢獻的杰出的無(wú)錫籍地方人士撰寫(xiě)了研究、評價(jià)的大量的文獻資料,從這些已有的著(zhù)作和手稿中留下了豐富的具有重要地方特色的文獻,形成了無(wú)錫市特有的寶貴的地方文獻資源,從而為建立無(wú)錫地區地方文獻數據庫奠定了基礎。據了解,無(wú)錫市圖書(shū)館近年來(lái)對無(wú)錫地區地方文獻做了大量的挖掘、整理工作,如《無(wú)錫籍人物圖片長(cháng)廊展》等,為建立無(wú)錫地區地方文獻數據庫做了比較充分的前期準備工作,因此目前建立無(wú)錫地方文獻數據庫已具備了必要的條件和地方文獻信息物質(zhì)基礎。當前,特別需要的是市政府和各級領(lǐng)導的'支持、關(guān)心和資金的到位,因為有領(lǐng)導的支持和重視,將使這項工作得以順利地進(jìn)行,使其及早和用戶(hù)見(jiàn)面,服務(wù)于用戶(hù),使無(wú)錫地方文獻最大限度地滿(mǎn)足于用戶(hù),同時(shí)也是我們廣大館員多年來(lái)的最大心愿和用戶(hù)的心愿。
其次,建立《地方籍人物資料數據庫》。從湖南省圖書(shū)館建立的專(zhuān)題人物數據庫的信息反饋中得知,《地方籍人物資料數據庫》需求量大,特別是新聞媒介的需求,同時(shí)對其提供有償服務(wù),值得我們借鑒、學(xué)習。
最后,建立專(zhuān)題數據庫,如《無(wú)錫旅游數據庫》、《無(wú)錫名優(yōu)產(chǎn)品數據庫》等。對專(zhuān)題數據庫的錄入,不但要求對圖書(shū)外部特征、主題、分類(lèi)等詳細著(zhù)錄外,還要進(jìn)行深層次的挖掘,對某些專(zhuān)題進(jìn)行文摘或提要式錄入,對比較重要的文獻在各個(gè)方面條件成熟的情況下進(jìn)行全文錄入。這就使得無(wú)錫地方文獻數據庫上網(wǎng)后,國內外的用戶(hù)都可隨時(shí)檢索到自己需要的資料內容,最大限度地滿(mǎn)足讀者需求。
六、地方文獻數據庫的質(zhì)量控制
建立無(wú)錫地方文獻數據庫最終目的是實(shí)現文獻傳遞和資源共享,只有通過(guò)建立高質(zhì)量、標準化的數據庫才能達到目的。因此必須按規范化、標準化的要求,嚴格把關(guān)、審校。從數據的采集、著(zhù)錄、標引、加工、錄入等每個(gè)程序著(zhù)手,制定出一系列的規章制度和業(yè)務(wù)工作細則,并配以科學(xué)的工作流程來(lái)層層把好質(zhì)量關(guān)。此外,地方文獻由于是從古到今的收藏,時(shí)間跨度長(cháng),一般都是多人著(zhù)錄,其必然存在著(zhù)差異。再加上國家頒布的標引、編目等細則也幾經(jīng)修改,各個(gè)時(shí)期文獻著(zhù)錄內容、格式也在改變,因此必須按現行的國家標準,對原有的書(shū)目進(jìn)行審校、修改、補充,審校是保證數據庫質(zhì)量的重要環(huán)節,為減少數據庫的錯誤,保證每條內容的準確性,要全面、認真、仔細地逐項核對,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)修改,確保地方文獻數據庫的質(zhì)量。
"越是地方的,越是世界的"。建立高質(zhì)量的無(wú)錫地區地方文獻數據庫,旨在高速發(fā)展的知識經(jīng)濟的今天,發(fā)揮其自身的文獻價(jià)值、讓本地區廣大用戶(hù)直接受益外,更重要的是通過(guò)上網(wǎng)服務(wù)后,讓更多的中外游客來(lái)無(wú)錫旅游,讓他們領(lǐng)略無(wú)錫秀美的自然風(fēng)光和人文建設;讓更多的投資商認識無(wú)錫,了解無(wú)錫優(yōu)越的地理環(huán)境和良好的投資氛圍,吸引更多的投資商來(lái)錫投資,從而更進(jìn)一步推動(dòng)無(wú)錫經(jīng)濟的發(fā)展。因此,希望各級領(lǐng)導關(guān)注、支持這項工作的順利進(jìn)行,使無(wú)錫地方文獻數據庫早日建成,發(fā)揮更大的社會(huì )效益和經(jīng)濟效益。
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