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管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用
當(dāng)21世紀(jì)信息化的浪潮席卷全球的時候，信息化的腳步正以它前所未有的滲透力深入到社會生活的每個角落，信息技術(shù)成為當(dāng)今最活躍，發(fā)展最迅速，影響最廣泛，滲透力最強的科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域之一。信息化是一場深刻的革命，在社會許多領(lǐng)域?qū)鹘y(tǒng)的生產(chǎn)、生活和思維方式產(chǎn)生著巨大沖擊，并促進(jìn)著經(jīng)濟和社會的快速和均衡發(fā)展，管理信息系統(tǒng)在信息化的大勢所趨下，它的完善與發(fā)展、越來越受到人們的普遍關(guān)注，它是企業(yè)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，是企業(yè)發(fā)展的一條心由之路,其在管理現(xiàn)代化中起著舉足輕重的作用,它不僅是實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的有效途徑,同時，也促進(jìn)了企業(yè)管理走向現(xiàn)代化的進(jìn)程。
一、管理信息系統(tǒng)的概念及功能
管理信息系統(tǒng)（management information systems，MIS）是一個以人為主導(dǎo)，利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備以及其他辦公設(shè)備，進(jìn)行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護(hù)，以企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)，提高效率為目的，支持企業(yè)高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統(tǒng)。一個完整的MIS應(yīng)包括：輔助決策系統(tǒng)（DSS）、工業(yè)控制系統(tǒng)（IPC）、辦公自動化系統(tǒng)（OA）以及數(shù)據(jù)庫、模型庫、方法庫、知識庫和與上級機關(guān)及外界交換信息的接口。
MIS具有多種功能，各種功能之間又有多種信息聯(lián)系，構(gòu)成一個有機結(jié)合的整體，形成一個功能結(jié)構(gòu)。其功能主要是：
1、數(shù)據(jù)處理，即數(shù)據(jù)的收集、輸入、傳輸、存儲、加工處理和輸出。
2、事務(wù)處理，即將管理人員從繁重的重復(fù)性的事務(wù)處理中解脫出來，以更多的精力思考管理問題，從事創(chuàng)造性勞動。
3、預(yù)測功能，即運用數(shù)學(xué)、統(tǒng)計或模擬等方法，根據(jù)過去的數(shù)據(jù)預(yù)測未來的情況。
4、計劃功能，即合理安排各職能部門的計劃，并按照不同的管理層提供相應(yīng)的計劃報告。
5、控制功能，即對計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)測、檢查，比較執(zhí)行情況與計劃的差異，并分析其原因，輔助管理人員及時用各種方法加以控制。
6、輔助決策功能，即運用數(shù)學(xué)模型，及時推導(dǎo)出有關(guān)問題的最優(yōu)解，輔助各級管理人員進(jìn)行決策。
組織是指完成計劃所需的組織結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、人財物的配備等。信息技術(shù)是組織改革的有效技術(shù)基礎(chǔ)，信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用是組織規(guī)范管理、提高效率的契機。
二、管理信息系統(tǒng)在企業(yè)現(xiàn)代化管理中的重要地位
（一）管理信息系統(tǒng)能為企業(yè)的管理提供科學(xué)的計劃決策
計劃是管理的首要職能，是從現(xiàn)在通向未來的橋梁，它對未來事件作出預(yù)測，為管理活動提供基本依據(jù)，以制定出行動方案予以應(yīng)對。管理信息系統(tǒng)可以從多方面快速地為計劃提供科學(xué)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。一是促使計劃數(shù)據(jù)能夠快速、準(zhǔn)確的獲得及存取。通過建立計劃信息數(shù)據(jù)庫可以使計劃數(shù)據(jù)得以快速、準(zhǔn)確地獲得及存取，并實現(xiàn)計劃編制自動化，達(dá)到利用計算機進(jìn)行生產(chǎn)指揮的高度，提高了管理效率。二是其擁有強大的統(tǒng)計分析功能。統(tǒng)計是信息加工的重要方法，它能反映管理經(jīng)營活動的成效、彼此的內(nèi)在聯(lián)系、發(fā)展趨勢和存在問題，是科學(xué)預(yù)測、制定計劃的前提。管理信息系統(tǒng)就提供了強大的統(tǒng)計分析功能。三是促進(jìn)預(yù)測的準(zhǔn)確性。科學(xué)的預(yù)測是計劃的基礎(chǔ)，而管理信息系統(tǒng)為科學(xué)的預(yù)測提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，通過吸取準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，從而選擇適當(dāng)?shù)牟呗裕瑸榭茖W(xué)決策打下良好基礎(chǔ)。四是支持計劃的優(yōu)化。通過信息系統(tǒng)的分析，可以利用最優(yōu)化和其它數(shù)學(xué)方法，選擇最優(yōu)或較佳方案。總之，管理信息系統(tǒng)的使用，不但使企業(yè)部門之間的溝通、員工與員工之間的溝通更加容易，上下層之間信息的傳輸更加迅速，而且更容易收集到客戶的產(chǎn)品需求信息、競爭對手的信息和其它市場信息，有利于生產(chǎn)計劃和銷售計劃的制訂。由于各種參考數(shù)據(jù)唾手可得，使領(lǐng)導(dǎo)的決策水平空前提高，達(dá)到“運籌帷幄之內(nèi)，決勝千里之外”的效果。
（二）管理信息系統(tǒng)能夠優(yōu)化企業(yè)管理的組織職能
組織是指完成計劃所需的組織結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、人財物的配備等。信息技術(shù)是組織改革的有效技術(shù)基礎(chǔ)，信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用是組織規(guī)范管理、提高效率的契機。管理信息系統(tǒng)進(jìn)行到一定階段必然會引發(fā)企業(yè)管理機制的變革和業(yè)務(wù)流程的重組；再者，管理信息系統(tǒng)本身是一種先進(jìn)管理思想的載體，它要求企業(yè)進(jìn)行相應(yīng)的組織機構(gòu)的調(diào)整或業(yè)務(wù)流程的重組。這兩者的相互作用將幫助企業(yè)進(jìn)行“企業(yè)再造”和“管理重塑”。從業(yè)務(wù)流程分析到業(yè)務(wù)流程重組，減少迂回，消除延遲，提高效率。目前，縱橫交錯的計算機網(wǎng)絡(luò)改變了信息傳遞的方式，使其由階梯層型逐步變?yōu)樗叫停c信息傳遞方式緊密相連的管理組織結(jié)構(gòu)也就從尖頂?shù)摹敖鹱炙毙妥兂杀馄降摹熬仃嚒毙停M織結(jié)構(gòu)扁平化意味著打破部門之間的界限，任命跨職能部門的任務(wù)團(tuán)隊。同時，高層決策者與基層作業(yè)者直接聯(lián)系的方式增多，基層作業(yè)者根據(jù)實際情況及時參與決策的機會增多。扁平化結(jié)構(gòu)的非集中管理模式，減少層次，減少環(huán)節(jié)，增強了管理功能，提高了管理效率。
（三）管理信息系統(tǒng)促進(jìn)了企業(yè)管理的領(lǐng)導(dǎo)職能的發(fā)揮
領(lǐng)導(dǎo)職能是指對所屬對象的行為進(jìn)行發(fā)令、調(diào)度、檢查。確保把所有的管理對象集合起來，同時，建立默契的配合關(guān)系，保持整體平衡，以便共同為企業(yè)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。管理信息系統(tǒng)正在成為企業(yè)管理的重要戰(zhàn)略手段和企業(yè)文化的一部分。多媒體和綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)（ISDN）的利用，可以使企業(yè)通過聲音、圖象和文字來近地或遠(yuǎn)程控制產(chǎn)品生產(chǎn)或服務(wù)提供的全過程，從而減少產(chǎn)品的不良率和提高顧客的滿意程度。通過計算機網(wǎng)絡(luò)和運行其上的應(yīng)用系統(tǒng)，可以高效地、便捷地、經(jīng)濟地管理跨地域的分公司。公司總經(jīng)理坐在計算機前就可以快速對外地分公司下達(dá)指令和及時了解分公司當(dāng)天的運營情況。總公司能更加容易控制分公司的業(yè)務(wù)活動，分公司的不透明性因素在減少、決策失誤在減少，通過管理信息系統(tǒng)的使用，可以加強信息溝通，掌握內(nèi)外動態(tài)，輔助決策制定，及時處理、解決問題，最大限度的發(fā)揮了領(lǐng)導(dǎo)的職能。
（四）管理信息系統(tǒng)支持企業(yè)管理控制職能的實現(xiàn)
控制是促使組織的活動按照計劃規(guī)定的要求展開的過程。控制職能是按照既定的目標(biāo)、計劃和標(biāo)準(zhǔn)，對組織活動各方面的實際情況進(jìn)行檢查和考察，發(fā)現(xiàn)差距，分析原因，采取措施，予以糾正，使工作能按原計劃進(jìn)行。或根據(jù)客觀情況的變化，對計劃作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，使其更符合于實際。控制職能與計劃職能密不可分。計劃是控制的前提，是控制的開始；控制是實現(xiàn)計劃的手段，控制活動為計劃的實現(xiàn)提供保證。信息的充分、準(zhǔn)確和及時傳遞對實現(xiàn)控制職能起著舉足輕重的作用。
實施控制必須經(jīng)歷4個主要步驟：
1、收集數(shù)據(jù)：
2、處理數(shù)據(jù)；
3、解釋處理結(jié)果；
4、采取相應(yīng)行動。
信息系統(tǒng)可以在前兩步給予具體的支持和實現(xiàn)，對后兩步也能起一定的輔助作用。管理信息系統(tǒng)對于各個不同管理層次的控制都可以支持：對作業(yè)層是確保作業(yè)有效實施；對戰(zhàn)術(shù)層是隨時掌握實際作業(yè)信息，將實際作業(yè)情況與計劃要求進(jìn)行分析比較，并提供各種可能的解決方案；對戰(zhàn)略層是分析、提供各種縱向，橫向數(shù)據(jù)，預(yù)測未來，輔助制定戰(zhàn)略計劃。企業(yè)管理中的一些較為重要的控制都可在管理信息系統(tǒng)中協(xié)助實現(xiàn)，如庫存控制（定量控制、定時控制等）、質(zhì)量控制（散點圖）、行為控制、生產(chǎn)進(jìn)度控制、成本控制、財務(wù)預(yù)算控制等。
三、管理信息系統(tǒng)在煙草企業(yè)中的開發(fā)和應(yīng)用
（一）網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的應(yīng)用
目前，網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的應(yīng)用在很多地方很多單位都比較普遍，它給工作帶來了很大的方便和幫助。就貴港煙草而言，目前，全市煙草系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)全部實現(xiàn)互連互通，基層網(wǎng)點的計算機可以通過網(wǎng)絡(luò)訪問局（公司）的網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)，各個部門以及基層網(wǎng)點的廣大員工通過局（公司）的智能辦公系統(tǒng)了解公司的相關(guān)文件精神及信息，同時基本上都能正常運用智能辦公系統(tǒng)于日常的工作中，主要借助系統(tǒng)開展信息交流、工作交流、資料傳送、公文傳輸?shù)龋鸬搅撕芎玫淖饔茫鉀Q了員工相互間的有效交流。
我公司網(wǎng)站的主要功能模塊有：
1、文章管理：此模塊可以進(jìn)行公司（部門）公告通知、圖片展示、視頻展示等；
2、資料管理：此模塊可以發(fā)布領(lǐng)導(dǎo)講話、工作文件、上級文件及政策、報刊文章、資源共享、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等等；
3、職能辦公室版塊：包括政工紀(jì)檢、督查考核、煙草專賣、營銷管理、物流管理、財務(wù)審計、安全工作、信息技術(shù)、整頓與基建、企業(yè)文化建設(shè)等等；
4、交流互動版塊：包括用戶中心、交互論壇、娛樂天地、鏈接交換、單位（部門）動態(tài)等等。員工可以通過網(wǎng)頁式的瀏覽，及時掌握公司及各單位各部門發(fā)布的文件、信息，提高工作效率和查看資料、文件的及時性。也可以將公司的新聞、公告、通知在主頁上以各種形式發(fā)布出來，還可以實現(xiàn)圖片新聞和視頻新聞的發(fā)布，豐富網(wǎng)站新聞的內(nèi)容和形式。同時，可以實現(xiàn)多種方式（網(wǎng)頁式、后臺上傳式、壓縮打包上掛等）的資料上傳下載。員工還可以通過功能強大的論壇系統(tǒng)，相互交流工作、生活、學(xué)習(xí)心得體會，加強員工與員工、員工與領(lǐng)導(dǎo)間交流溝通，加強企業(yè)的凝聚力。
（二）客戶關(guān)系管理（CRM）系統(tǒng)的應(yīng)用
客戶關(guān)系管理簡稱CRM，是指通過采用信息技術(shù)，使企業(yè)市場營銷、銷售管理、客戶關(guān)懷、服務(wù)和支持等經(jīng)營環(huán)節(jié)的信息有序地、充分地、及時地在企業(yè)內(nèi)部和客戶之間流動，實現(xiàn)客戶資源有效利用的管理軟件系統(tǒng)。
CRM主要內(nèi)容包括3個方面：營銷自動化、銷售人員自動化和客戶服務(wù)。其核心思想是把客戶群體看作是企業(yè)寶貴的外部資源，并盡可能地納入企業(yè)的控制范圍內(nèi)，以增加客戶價值為中心，有效滿足客戶的個性化需求，改善客戶關(guān)系和提高企業(yè)的市場競爭力。
那么如何捕捉到真實的需求信息？如何穩(wěn)住給企業(yè)帶來80%利潤的老客戶？如何發(fā)現(xiàn)新的客戶，開拓新的市場領(lǐng)域？如何提供客戶滿意的售前和售后服務(wù)？
CRM就是在這種管理需求下，運用Internet技術(shù)、數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)、電子商務(wù)平臺、計算機電話集成技術(shù)（CTI）等最新的信息技術(shù)發(fā)展起來的系統(tǒng)。貴港市公司要求客戶經(jīng)理根據(jù)管轄的零售客戶及走訪周期，在CRM系統(tǒng)中制訂詳細(xì)的日、周走訪計劃及重點走訪的對象，根據(jù)每天（周、月、季度）的工作開展情況編寫工作日記、周總結(jié)、月總結(jié)、季度總結(jié)及相關(guān)工作內(nèi)容，并通過CRM系統(tǒng)對市場及客戶進(jìn)行分析，內(nèi)容包括銷售分析、重點品牌分析、客戶分析、存在問題及下一步工作計劃等，效果很好。在煙草商業(yè)企業(yè)中導(dǎo)入CRM的好處有兩個方面：一是通過對客戶信息資源的整合，實現(xiàn)資源共享，為客戶提供更快捷、周到的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高客戶滿意度和忠誠度；二是通過對業(yè)務(wù)流程的重新設(shè)計，更加有效的管理客戶關(guān)系，降低企業(yè)成本。
（三）WEB/GIS應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)
目前，煙草公司的卷煙零售客戶數(shù)量眾多，分布在不同的地理位置。這種特點決定了煙草公司95%以上的數(shù)據(jù)都有空間屬性，比如零售戶信息、區(qū)域銷售狀況、品牌區(qū)域銷售分布等，都與地理信息相關(guān)聯(lián)，僅以表格或文字的形式來展現(xiàn)統(tǒng)計分析結(jié)果，不僅形式呆板，不夠直觀，而且可能將一些重要的信息隱藏在文字背后，無法及時發(fā)現(xiàn)。而采用電子地圖表現(xiàn)的方式，將各個零售戶的數(shù)據(jù)與電子地圖關(guān)聯(lián)起來，從電子地圖上來觀察和分析這些數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，便可以一目了然地得出數(shù)據(jù)之間存在的規(guī)律，幫助企業(yè)進(jìn)一步完善業(yè)務(wù)過程，對企業(yè)經(jīng)營進(jìn)行指導(dǎo)，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行準(zhǔn)確的決策、制定更加符合企業(yè)的經(jīng)營策略等，提升企業(yè)的決策、規(guī)劃、經(jīng)營能力。
WEB/GIS系統(tǒng)的應(yīng)用使客戶經(jīng)理可利用電子地圖研究、掌握自己所管理的零售戶的分布狀況，合理安排自己的客戶拜訪計劃，高效地安排自己的工作路線與工作時間；品牌經(jīng)理可利用電子地圖對品牌宣傳、投放進(jìn)行預(yù)測及效果分析，實現(xiàn)品牌合理布局、品牌選擇等工作；送貨員可利用電子地圖選擇最適合的送貨路線，及時、準(zhǔn)確地把卷煙送達(dá)零售戶；稽查員可利用電子地圖來合理安排自己的市場巡查計劃，高效地安排自己的工作路線與工作時間。
在煙草商業(yè)企業(yè)中導(dǎo)入CRM的好處有兩個方面：一是通過對客戶信息資源的整合，實現(xiàn)資源共享，為客戶提供更快捷、周到的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高客戶滿意度和忠誠度；二是通過對業(yè)務(wù)流程的重新設(shè)計，更加有效的管理客戶關(guān)系，降低企業(yè)成本。
同時，GPS衛(wèi)星定位技術(shù)和無線網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)可以實現(xiàn)對整個區(qū)域物流車輛的實時精確定位、調(diào)度，監(jiān)控管理，實現(xiàn)統(tǒng)一管理的集中模式，實現(xiàn)對銷售和物流數(shù)據(jù)的高度動態(tài)共享，物流車輛資源以及相關(guān)人力資源全盤監(jiān)控智能調(diào)度，實現(xiàn)實時的煙草配送管理調(diào)度、配送路線優(yōu)化、配送卷煙過程監(jiān)控、配送車輛報警救援和物流數(shù)據(jù)動態(tài)采集、領(lǐng)導(dǎo)決策輔助支持，最大程度地提升了為卷煙零售客戶服務(wù)的水平。
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