文件管理制度
什么是文件管理
文件管理是操作系統的五大職能之一，主要涉及文件的邏輯組織和物理組織，目錄的結構和管理。所謂文件管理，就是操作系統中實(shí)現文件統一管理的一組軟件、被管理的文件以及為實(shí)施文件管理所需要的一些數據結構的總稱(chēng)（是操作系統中負責存取和管理文件信息的機構）從系統角度來(lái)看，文件系統是對文件存儲器的存儲空間進(jìn)行組織，分配和回收，負責文件的存儲，檢索，共享和保護。從用戶(hù)角度來(lái)看，文件系統主要是實(shí)現"按名取存"，文件系統的用戶(hù)只要知道所需文件的文件名，就可存取文件中的信息，而無(wú)需知道這些文件究竟存放在什么地方。
文件管理制度（精選11篇）
管理制度由具有權威的管理部門(mén)制定，在其適用范圍內具有強制約束力，一旦形成，不得隨意修改和違犯。下面是小編給大家帶來(lái)的文件管理制度（精選11篇），歡迎大家閱讀參考。
文件管理制度1
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，本單位上報下發(fā)的各種文件，具體由辦公室負責。
二、對上級部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交收進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急件應立刻呈送領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
文件管理制度2
局辦公室負責我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作，為使行文和收文處理規范化，特規定如下：
一、行文
(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經(jīng)科室負責人、分管
(二)經(jīng)局
(三)行文規則參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[XX]23號)有關(guān)規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進(jìn)行。
二、收文處理
(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有
(二)文件按辦件、閱件進(jìn)行分類(lèi)。辦公室負責人根據文件內容和規定的傳閱范圍，提出辦文意見(jiàn)，送局
(三)對急辦件，辦公室應立即將文件送交局
(四)一般公文通過(guò)局內
(五)凡外出開(kāi)會(huì )、學(xué)習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密文件收發(fā)管理
(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷(xiāo)毀，并嚴格把好收發(fā)關(guān)、傳閱關(guān)、清退關(guān)“三關(guān)”。
(二)制發(fā)文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數量，送局
(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內進(jìn)行傳閱，未經(jīng)批準不得擅自擴大傳閱范圍;不準擅自復印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局
(四)復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會(huì )上營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復印。
(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續。用完后，要及時(shí)歸還。
(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對，發(fā)現欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。
(七)銷(xiāo)毀保密文件、保密資料時(shí)，必須登記造冊，經(jīng)主管局
文件管理制度3
1、學(xué)校各部門(mén)對學(xué)校以上文件的收發(fā)，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專(zhuān)人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門(mén)、年組取的文件要有專(zhuān)人保管，并按要求定期交回。
2、收發(fā)文件有登記。收到上級文件后，由專(zhuān)人拆封，認真核對份數，統一編號，及時(shí)登記；向下發(fā)文時(shí)，明確份數，嚴格履行發(fā)文登記（簽字）手續。
3、傳閱文件有專(zhuān)夾。做到及時(shí)，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。
4、借閱文件有手續。借閱秘密文件要嚴格履行領(lǐng)導簽批，本人（借閱者）簽字手續，閱后及時(shí)歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來(lái)的文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷(xiāo)毀的銷(xiāo)毀，無(wú)論是存檔，上交或是銷(xiāo)毀，都必須分類(lèi)列出清單備查。
6、存放文件有專(zhuān)柜。需要繼續保存的文件，要設專(zhuān)柜專(zhuān)人分類(lèi)保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。
7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。
8、上級召開(kāi)會(huì )議由領(lǐng)導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調動(dòng)工作，事先要把文件交清。
文件管理制度4
1.技術(shù)文件分為“受控”個(gè)“非受控”文件兩大類(lèi)。“受控”文件指與質(zhì)量管理體系運行的有關(guān)文件。
2.文件的更改須填寫(xiě)《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識，文件更改幅度較大時(shí)，予以換版。換版文件下發(fā)后，必須將原文件由行政部收回，以保證使用有效版本。
3.文件領(lǐng)用者，因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時(shí)，到行政部填寫(xiě)《文件處理單》，經(jīng)常務(wù)副總審核、批準后方可領(lǐng)用。
4.文件管理者、文件持有者要派專(zhuān)人管理文件，并保持文字清晰，外來(lái)借閱者需填寫(xiě)《文件借閱登記表》，經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準后方可借閱。
5.作廢文件銷(xiāo)毀時(shí)，由該部門(mén)填寫(xiě)《文件處理單》，由總經(jīng)理審核、批準后統一銷(xiāo)毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的格式和內容由使用部門(mén)設計，行政管理部門(mén)審查批準，統一編號控制。質(zhì)量記錄表需要更改時(shí)，仍由原審批部門(mén)審批。
7.質(zhì)量記錄填寫(xiě)：要求個(gè)部門(mén)質(zhì)量記錄填寫(xiě)人員在填寫(xiě)時(shí)要及時(shí)、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫(xiě)。質(zhì)量記錄原則上不準更改，如有失誤或者計算錯誤時(shí)，在改動(dòng)處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的借閱：外來(lái)人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準后辦理借閱手續借閱，公司人員經(jīng)行政部部長(cháng)批準后，辦理借閱手續。
9.質(zhì)量記錄的管理和保存：質(zhì)量記錄由本部門(mén)制定專(zhuān)人負責保管，注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實(shí)施。
10.各類(lèi)質(zhì)量記錄由各部門(mén)指定專(zhuān)人手機、整理分類(lèi)并裝訂，行政部負責歸檔并規定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀：對于超過(guò)保存期的質(zhì)量記錄，由行政部和使用部門(mén)負責簽字，包常務(wù)副總審核批準后，進(jìn)行銷(xiāo)毀并填寫(xiě)《質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀清單》，需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統一保存。
12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫(xiě)和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄，填寫(xiě)《監督檢查記錄》，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正。
文件管理制度5
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類(lèi)文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。
3.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件由部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權責
4.3.1各部門(mén)負責制定部門(mén)職責范圍內的制度文件。
4.3.2管理者代表負責組織相關(guān)部門(mén)和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門(mén)，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5文件分級分類(lèi)
5.1文件分級
5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長(cháng)期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類(lèi)文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營(yíng)管理規范等。
5.1.2二級文件：規范各專(zhuān)業(yè)職能管理、服務(wù)規范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件：各職能管理、服務(wù)規范等具體實(shí)施的作業(yè)指導流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標準。
5.1.4四級文件：表格、表單類(lèi)文件，凡記錄作業(yè)結果所用的表格等。
6文件編號、標識與控制
6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱(chēng)+部門(mén)代號+文件名稱(chēng)+文件順序號+時(shí)間
注：各部門(mén)代號
部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼
6.2文件的標識與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場(chǎng)所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶(hù)的文件為非受控文件，不作標識;
長(cháng)期有效的文件予以編號和標識，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
一次性或短時(shí)間有效的文件過(guò)期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過(guò)期版本。
7文件編制、審核、批準和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度，由各部門(mén)依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門(mén)行政性文件：各部門(mén)因部門(mén)管理及工作開(kāi)展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門(mén)負責編制。
(4)公司及各部門(mén)所有行政性文件審核由人事行政部填寫(xiě)《公司內部業(yè)務(wù)便簽》，部門(mén)負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門(mén)所有管理性文件的審核由人事行政部填寫(xiě)《文件審閱簽發(fā)單》，部門(mén)負責人審核，常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負責填寫(xiě)“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。
(2)各部門(mén)收到的文件由部門(mén)負責人或指定人員保管。各部門(mén)的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門(mén);
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門(mén);
(3)各個(gè)部門(mén)都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數量，填寫(xiě)發(fā)放編號，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門(mén)應指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門(mén)，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門(mén)。
c、外來(lái)文件正本依文件分類(lèi)存放于檔案室及相應的文件接收部門(mén)。
(2)各部門(mén)需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門(mén)辦理借閱手續，各部門(mén)文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤(pán)和軟盤(pán)的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進(jìn)行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門(mén)調動(dòng)或離職，應辦理文件交接、歸還手續。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當文件不適應需要更改時(shí)，由文件歸口部門(mén)提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協(xié)調性，必要時(shí)相關(guān)的文件應進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門(mén)/人員按負責填寫(xiě)《文件更改/評審單》并實(shí)施更改。
(3)文件修改內容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過(guò)三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號最高是10，當超過(guò)10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類(lèi)推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內容必須及時(shí)到達文件使用場(chǎng)所，對文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門(mén)進(jìn)行檢查，并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門(mén)及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現文件的問(wèn)題，提出文件更改意見(jiàn)。
7.4文件的作廢與銷(xiāo)毀
(1)各部門(mén)使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數量回收，并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí)，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷(xiāo)毀，并記錄在《文件銷(xiāo)毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類(lèi)文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來(lái)文件管理
7.5.1外來(lái)文件接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門(mén)下發(fā)的管理辦法、制度、規定等外來(lái)文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來(lái)文件清單》。
(2)外來(lái)文件由接收部門(mén)或形成文件部門(mén)歸口管理。
(3)外來(lái)的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門(mén)傳閱執行，履行完畢后，由執行部門(mén)記錄執行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰(shuí)形成誰(shuí)負責”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。
文件管理制度6
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發(fā)展并在市場(chǎng)上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規
3、適用范圍：適用于本廠(chǎng)的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括：
1)開(kāi)發(fā)計劃階段：
2)開(kāi)發(fā)設計階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計評審記錄表。
3)產(chǎn)品調試階段：產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4)產(chǎn)品維護階段：設計開(kāi)發(fā)
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須符合國家相關(guān)標準和規定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制，各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設計人員必須按照技術(shù)文件規范認真進(jìn)行各項文件的編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設計人員都必須按時(shí)提交設計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準;技術(shù)文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責、權、利。
2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用;一套刻錄成光盤(pán)，做封存保管。
5、用來(lái)存儲歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤(pán)的大致信息，如名稱(chēng)、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法保持不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)
文件管理制度7
1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括：
1）開(kāi)發(fā)計劃階段：方案設計、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢驗要求。
2）開(kāi)發(fā)設計階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序。
3）產(chǎn)品調試階段：產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、設計評審記錄表（原理圖和印制板圖）、產(chǎn)品調試記錄。
4）產(chǎn)品維護階段：設計開(kāi)發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須符合國家相關(guān)標準和規定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制，各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。
4、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準。
5、技術(shù)文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權、利。
6、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于生產(chǎn)和歸檔。
文件管理制度8
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司及各部門(mén)文件和外來(lái)文件的管理。
3職責
3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件有部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4文件編制、審批、發(fā)布的權責
3.4.1總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2財務(wù)部負責制定公司財務(wù)管理制度文件。
3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規程、檢驗作業(yè)指導書(shū)等文件。
3.4.6設計部負責制定公司公司技術(shù)管理規范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)輸出文件（設計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。
3.4.7工廠(chǎng)負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規程、生產(chǎn)作業(yè)指導書(shū)等文件（由打樣工廠(chǎng)負責）。
3.4.8公司及各部門(mén)文件制定由部門(mén)負責人或指定人員編制，公司副總或部門(mén)負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9公司及各部門(mén)文件分發(fā)布前，應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。
4.定義
4.1文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。
4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，
4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等）
5.工作程序
5.1文件的分類(lèi)
5.1.1文件屬性分類(lèi)
（1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過(guò)程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)流程等。
（4）技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。
（5）外來(lái)文件：國家有關(guān)法律、法規、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶(hù)提供文件、設備文檔等。
5.1.2文件階層分類(lèi)
（1)一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規劃/計劃、質(zhì)量手冊。
（2)二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件。
（3)三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術(shù)規程、作業(yè)指導書(shū)、外來(lái)文件等。
（4)四階文件：各記錄表單、報表等。
文件管理制度9
為使公司安全生產(chǎn)文件管理制度化、規范化、科學(xué)化，使得每次安全生產(chǎn)檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄，充分發(fā)揮各項安全記錄文件在安全生產(chǎn)中的重要作用，根據國家相關(guān)規定，結合公司實(shí)際情況，特制定本制度。
安全文件管理目標及內容：
1、安全管理各項臺賬要有專(zhuān)門(mén)的存放地點(diǎn)，并由專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行管理。
2、要對文件的內容、份數、標題等逐一核對，如發(fā)現不符應及時(shí)向上級報告。
3、應及時(shí)送交領(lǐng)導，不要擠壓。
4、應及時(shí)登記編號、分類(lèi)整理并存檔，做好詳細記錄。
5、保存時(shí)，要保持文件的完整性。
6、需上報的文件必須經(jīng)過(guò)負責人及法人的審核、簽字批準后方可上報，文件上必須詳細寫(xiě)明文件標題、主送單位、經(jīng)辦人等。
7、存檔人員應及時(shí)分類(lèi)整理、存檔，并統計編號、編制目錄等，以方便查閱。
8、存檔時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
9、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和詳細規定，不得將有密級文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場(chǎng)所。
10、借閱時(shí)要明確責任人借閱時(shí)間和歸還時(shí)間。借閱人必須做好保密工作，不得翻印和復印，不能轉借他人。
11、對于不具備存檔和存查價(jià)值的文件應填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀清單》，經(jīng)安全科長(cháng)批準后，可以銷(xiāo)毀。
文件管理制度10
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準確，促進(jìn)學(xué)院內部及學(xué)院和上級部門(mén)的信息溝通，提高各部門(mén)組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的各類(lèi)公文包括請示、報告、決定、通知、意見(jiàn)及規定等等，上級主管部門(mén)下達的各類(lèi)公文，以及各部門(mén)上報的各類(lèi)文件資料。
三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時(shí)、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫(xiě)應仔細、如實(shí)、及時(shí)，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯(lián)絡(luò )員在校團委領(lǐng)取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時(shí)將文件送達學(xué)院領(lǐng)導或有關(guān)部門(mén)輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應保持文件完整無(wú)缺，并在相應的時(shí)間內歸還辦公室。
4、分團委各部門(mén)每月月初和月末應按時(shí)上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動(dòng)，應上交相應的計劃和總結，未在規定時(shí)間內上交將按考核制度上的有關(guān)規定扣分。
5、各部門(mén)上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門(mén)文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門(mén)的文件夾下。
6、上交上來(lái)的打印搞應及時(shí)、認真、如實(shí)的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時(shí)辦公室接收人應確保其能打開(kāi)并含有相關(guān)內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門(mén)可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動(dòng)文件內容，查閱時(shí)應經(jīng)過(guò)辦公室有關(guān)人員的批準。
（三）、發(fā)文制度：
1、學(xué)院各類(lèi)文件指在學(xué)校內部統一意見(jiàn)、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門(mén)請示、報告重要事項等。
2、欲發(fā)放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。
3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)院統一規定編號在發(fā)文登記表上分門(mén)別類(lèi)地做好文件的具體信息的登記，學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、文件發(fā)送之前應加蓋學(xué)院相應的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學(xué)院分團委辦公室制定，并經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導審閱通過(guò)。如有改動(dòng)，以分團委辦公室最新制度為準。
土木工程與建筑學(xué)院分團委辦公室
文件管理制度11
為了更好地規范各類(lèi)文件的起草、收發(fā)、報送、保管等環(huán)節，特制定本制度。
一、上級來(lái)文和外單位來(lái)文。辦公室人員對上級來(lái)文和外單位來(lái)文首先要在收文登記簿上詳細登記，來(lái)文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫(xiě)好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見(jiàn)的，辦公室應提醒有關(guān)人員批示閱辦結果，并將閱辦結果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時(shí)將文件收回，分類(lèi)別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類(lèi)文件包括簡(jiǎn)報的起草均有辦公室人員負責起草，部門(mén)專(zhuān)業(yè)文件由各部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員保起草，凡以文件或紀要簡(jiǎn)報名義上報或下發(fā)的文件均由辦公室填寫(xiě)發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并詳細填寫(xiě)發(fā)文登記簿方可復印并存檔，沒(méi)有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。
三、上報和發(fā)往其他單位的文件應填寫(xiě)文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。
四、報告、請示、匯報、制度、規定等均應以文件形式印發(fā)，宣傳活動(dòng)類(lèi)一般應以簡(jiǎn)報形式印發(fā)，每周例會(huì )的紀要內容均以紀要形式印發(fā)。落實(shí)公司會(huì )議精神的情況匯報應以文件形式上報。
五、凡打印的錯文件應及時(shí)銷(xiāo)毀，以免機密外泄。
六、借閱文件超過(guò)八小時(shí)的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準。