會(huì )議報告的基本格式

時(shí)間：2024-09-22 04:21:19

會(huì )議報告的基本格式

會(huì )議報告的基本格式

會(huì )議報告的基本格式

　　一、會(huì )議報告的性質(zhì)

　　（一）會(huì )議報告的概念

　　會(huì )議報告，是在重要會(huì )議和群眾集會(huì )上，主要領(lǐng)導人或相關(guān)代表人物發(fā)表的指導性講話(huà)。它是一種書(shū)面文字材料，又是會(huì )議文件的重要組成部分和貫徹會(huì )議精神的依據，還是供查閱的歷史資料。它包括政治報告、工作報告、動(dòng)員報告、總結報告、典型發(fā)言、開(kāi)幕詞、閉幕詞等。會(huì )議報告具有宣傳、鼓動(dòng)、教育作用。這些作用是通過(guò)報告人的報告和聽(tīng)眾的接受來(lái)實(shí)現的。因而，有時(shí)為了讓更多的人知道報告內容，廣播電臺、電視臺可進(jìn)行現場(chǎng)轉播，報刊也可登載。如黨的時(shí)期大報告。

　　（二）會(huì )議報告的特點(diǎn)

　　1．理論性和邏輯性。會(huì )議報告是領(lǐng)導人在大型會(huì )議上或重要場(chǎng)合作的有關(guān)政治、經(jīng)濟、文化和局勢等方面的報告，是以領(lǐng)導或領(lǐng)導代表的身份站在決策集團角度上所發(fā)表的講話(huà)。它在廣泛深入調研、充分占有材料的基礎上，縱覽全局，找準焦點(diǎn)，圍繞實(shí)際工作中出現的問(wèn)題，尤其是那些迫切需要解決的，帶有普遍性的，人民群眾最關(guān)心、最直接、最現實(shí)利益問(wèn)題進(jìn)行透徹分析，細致研究，從而抓住問(wèn)題的關(guān)鍵，對癥下藥，達到推動(dòng)各項工作健康發(fā)展的目的。所以，在分析研究中，它必須依據有關(guān)方針政策，結合實(shí)際地對所提建議、對策、問(wèn)題等進(jìn)行認真研究，反復推敲，從理論和實(shí)際的結合上把握哪些是最有價(jià)值、最需要解決的問(wèn)題，它充分考慮所提意見(jiàn)的針對性、正確性、合理性、可靠性，使意見(jiàn)和措施能真正有助于解決實(shí)際問(wèn)題。因而，會(huì )議報告既注重事實(shí)分析，又必須從理論的高度上進(jìn)行歸納概括，進(jìn)而指導實(shí)踐，有較強的理論性和邏輯性。

　　2．雙向性和交流性。會(huì )議報告依據講話(huà)稿直面聽(tīng)眾公開(kāi)發(fā)表講話(huà)，具有直接性、當眾性、范圍廣、影響大的特點(diǎn)，在領(lǐng)導活動(dòng)中具有特殊的地位和作用。正是由于這種面對面的宣講傳播形式，就使主體和客體之間在時(shí)間、空間上的結合比較緊密，“報告”的成功與否，不決定于形式，即過(guò)程的結束，很大程度取決于主體對客體的“磁性”交流強度，即吸引力的大小。這種報告的吸引力既決定于報告的文采或領(lǐng)導的演講口才，又決定于聽(tīng)眾是否接受。而且更關(guān)鍵的還取決于報告內容是否為受眾認可，是否反映了實(shí)際情況。所以，會(huì )議報告實(shí)際上是一種在時(shí)間、空間上獲得統一的、由報告主體和受眾客體雙向結合的交流形式。

　　3．切實(shí)性和針對性。會(huì )議報告的核心，是對實(shí)際問(wèn)題的分析和解決。它一般要總結成績(jì)經(jīng)驗、說(shuō)明現狀和存在問(wèn)題，部署工作，規劃未來(lái)等。它要求在分析的基礎上提出解決問(wèn)題的意見(jiàn)或對策，具有很強的針對性，應在實(shí)際工作中行得通，推得開(kāi)，能夠保證得以貫徹執行。部署任務(wù)和要求，內容要切實(shí)具體，易于操作。尤其在當前的市場(chǎng)經(jīng)濟條件下，領(lǐng)導需要更多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行重大決策，制定具體操作方案，若沒(méi)有調查，沒(méi)有研究，沒(méi)有分析，講一些不著(zhù)邊際的空話(huà)，報告內容與群眾切身利益無(wú)關(guān)，聽(tīng)不到所講的要領(lǐng)，就沒(méi)有人愿意聽(tīng)這樣的報告，那么，報告也就形同一紙空文。

　　4、集中性和靈活性。集中性指會(huì )議報告稿應該緊緊圍繞會(huì )議的主題。有些材料雖然很好，但是只要是脫離會(huì )議宗旨，與會(huì )議無(wú)關(guān)，就應該堅決刪除。靈活性指形式上無(wú)固定的格式和要求。領(lǐng)導的講話(huà)，內容可長(cháng)可短，可以全面論述，也可以就其中一點(diǎn)發(fā)表自己的看法。

　　5、通俗性和清晰性。指語(yǔ)言要適合聽(tīng)眾的水平，容易為聽(tīng)眾理解和接受。因為會(huì )議報告主要靠口頭語(yǔ)言來(lái)傳達，報告聲過(guò)即逝，具有“一次性”的特點(diǎn)，聽(tīng)眾不能像看文章那樣，看不懂再翻過(guò)來(lái)看一遍，而必須當場(chǎng)聽(tīng)清聽(tīng)懂。

　　（三）會(huì )議報告的種類(lèi)

　　1．政治報告。它是領(lǐng)導機關(guān)為實(shí)現一定歷史時(shí)期的政治目標而作的路線(xiàn)、方針、政策方面的報告。政治報告多由領(lǐng)導機關(guān)的主要負責人作。如時(shí)期大報告。

　　2．工作報告。它是以經(jīng)濟建設、科學(xué)文化、教育衛生等工作為主要內容的報告。如國務(wù)院總理的《政府工作報告》、各省、市、州、縣政府主要負責人向同級人民代表大會(huì )所作的工作報告，以及各系統各單位領(lǐng)導就所屬范圍的工作向下級單位和人民群眾所作的工作報告等。

　　3．動(dòng)員報告。是動(dòng)員有關(guān)人員去完成某專(zhuān)項工作或突擊任務(wù)的報告。動(dòng)員的目的，是使他們提高認識，明確任務(wù)，增強信心，圓滿(mǎn)完成任務(wù)。如學(xué)習宣傳貫徹時(shí)期大精神動(dòng)員報告。

　　4．總結報告。包括在會(huì )上作的工作總結報告和會(huì )議總結報告兩類(lèi)。工作總結報告是對前一段工作進(jìn)行總結的報告。總結報告與工作報告的區別是，工作報告雖然也有回顧前段工作的內容，但非常簡(jiǎn)要，重點(diǎn)放到今后的任務(wù)上。而總結報告的重點(diǎn)是回顧前段工作從中得出帶有指導意義的經(jīng)驗與教訓。會(huì )議總結報告是在會(huì )議結束時(shí)，對會(huì )議的整個(gè)情況進(jìn)行總結的報告。

　　5．典型發(fā)言。是指在表彰大會(huì )或經(jīng)驗交流會(huì )上，先進(jìn)單位、部門(mén)的代表或先進(jìn)個(gè)人，報告本單位、部門(mén)或個(gè)人的先進(jìn)事跡、工作經(jīng)驗的發(fā)言。這類(lèi)報告有時(shí)由單位、部門(mén)領(lǐng)導發(fā)言，有時(shí)由單位代表或個(gè)人發(fā)言。

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　　6．開(kāi)幕詞。是較重要的會(huì )議開(kāi)幕時(shí)，大會(huì )主持人或主要領(lǐng)導人作的帶有方向性、指導性的重要講話(huà)。它是大會(huì )的序曲，一般要闡明大會(huì )的意義和要達到的目的，并預祝會(huì )議成功。有的書(shū)稱(chēng)主持詞。

　　7．閉幕詞。是較重要的會(huì )議結束時(shí)，有關(guān)領(lǐng)導人的致詞，通常是對大會(huì )議程和會(huì )議中所解決的問(wèn)題進(jìn)行評估和總結。它是大會(huì )的結束語(yǔ)，是大會(huì )議程的一個(gè)組成部分。

　　二、會(huì )議報告的格式和寫(xiě)法

　　（一）會(huì )議報告的基本格式和寫(xiě)法

　　會(huì )議報告一般由標題、稱(chēng)謂、開(kāi)頭、主體、結尾五個(gè)部分構成。

　　1、標題。寫(xiě)法有兩種。一種是直接寫(xiě)成“X X X同志在X X X工作會(huì )議上的報告”的形式。另一種是不出現報告人的姓名、會(huì )議名稱(chēng)和“報告”字樣，而另擬寫(xiě)一體現會(huì )議主要精神的標題，如“當前的經(jīng)濟形勢和今后的經(jīng)濟建設方針”。標題的下行寫(xiě)報告的時(shí)間，再下一行寫(xiě)報告人的姓名。

　　2、稱(chēng)謂。報告是面對面進(jìn)行的，它有明確的報告對象，稱(chēng)謂可根據報告對象的身份而定，要恰當合體。寫(xiě)法大致有兩種情況：一是只寫(xiě)在報告的開(kāi)頭；二是除開(kāi)頭的稱(chēng)呼外，在報告的進(jìn)程中適當穿插使用，作用是提示聽(tīng)眾注意。每次稱(chēng)呼的出現，都標志著(zhù)講話(huà)進(jìn)入了一個(gè)新層次。

　　3、開(kāi)頭。會(huì )議報告開(kāi)頭的寫(xiě)法多種多樣：有的開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，揭示題旨；有的提出問(wèn)題，巧設懸念；有的交代背景，介紹情況；有的講述一個(gè)故事，吸引聽(tīng)眾。不管采用哪種寫(xiě)法，總的要求是要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，接觸正題，提出全文的中心論點(diǎn)或主要議題，說(shuō)明報告的意圖，以便聽(tīng)眾抓住要領(lǐng)，并造成一種氣氛，控制住聽(tīng)眾的情緒，使他們全神貫注地聽(tīng)取報告。如：云南省第八次黨代會(huì )報告就是開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，開(kāi)始就把報告的主旨明確地點(diǎn)了出來(lái)，吸引住聽(tīng)眾的注意力。時(shí)期大報告亦如此。

　　4、主體。是報告的主要內容的集中表述，它決定著(zhù)一篇報告的成敗。報告主體，要緊扣論題或主旨，展開(kāi)分析論述。既要有深刻的理論分析，又要有典型的例證，從各個(gè)方面，多種角度，透辟地闡明報告的主題。

　　報告主體部分的結構形式主要有三種：

　　（1）遞進(jìn)式。即層層深入地講述。其特點(diǎn)是各層都以前邊一層的意思為論述的基礎，各層之間形成步步深入、層層遞進(jìn)的邏輯關(guān)系。

　　（2）并列式（有書(shū)稱(chēng)條陳式）。即從幾個(gè)方面來(lái)闡述。其特點(diǎn)是對報告主旨所包含的幾項主要內容，分別進(jìn)行闡述。幾個(gè)層次之間的關(guān)系是并列的，它們分別從不同的方面來(lái)論證報告主旨。但并列式結構，并不是隨意羅列，各層意思誰(shuí)先誰(shuí)后，也有一定的依據：或按性質(zhì)的強弱，或按問(wèn)題的主次，或按時(shí)間的先后等等。

　　（3）對比式。把兩種不同意見(jiàn)、不同方面的情況對照起來(lái)加以闡述。在實(shí)踐中，以其中的一種形式為主，兩三種結構形式結合使用，也是長(cháng)篇報告經(jīng)常采用的結構形式。但是，不管采取哪種結構，都必須集中于一個(gè)中心、一個(gè)主旨講深講透。這樣，才能使聽(tīng)眾得到一個(gè)完整、清晰、深刻的印象。

　　5、結尾。即報告的結束語(yǔ)。這部分從內容上看要注意兩點(diǎn)：一是總括全文，作個(gè)小結，歸納全篇內容，并作出肯定性結論。在字面上不是簡(jiǎn)單重復，而應是中心論點(diǎn)的確立或主題的深化，使聽(tīng)眾對全部報告內容有清晰、完整、深刻的認識和理解，留下鮮明、難忘的印象。二是要有鼓動(dòng)性和號召力，使聽(tīng)眾感到有信心，有力量，充滿(mǎn)希望。在表現形式上，有的可以寫(xiě)得余味無(wú)窮，給聽(tīng)眾以啟示；有的充滿(mǎn)戰斗的激情，給人以鼓舞；有的喊口號，提希望，發(fā)號令，提建議。如毛澤東同志《為建設一個(gè)偉大的社會(huì )主義國家而奮斗》的結尾：“我們的目的一定要達到。我們的目的一定能夠達到。”總之，報告的結尾寫(xiě)法多種多樣，但無(wú)論采用什么形式結尾，都必須以簡(jiǎn)短有力的語(yǔ)句，總括報告的主旨，發(fā)出有力的號召，用堅定、充滿(mǎn)信心的語(yǔ)言，振奮與會(huì )者的精神，提出希望，發(fā)出號召，有的最后還要寫(xiě)一句“我的報告完了。謝謝！”

　　（二）各種會(huì )議報告的格式和寫(xiě)法

　　1．政治報告。政治報告的格式和寫(xiě)法與會(huì )議報告基本一致。需要注意的是：

　　（1）選題要單純集中，要有現實(shí)的針對性；

　　（2）論述要深刻有力，要從理論高度回答現實(shí)中的具體問(wèn)題；

　　（3）不但要使聽(tīng)眾懂得道理，尤其要讓人們知道應當怎么辦。

　　2．工作報告。工作報告的正文一般分為三個(gè)部分：第一部分，回顧前階段工作情況，包括主要成績(jì)、基本經(jīng)驗、存在的主要問(wèn)題；第二部分，提出今后的工作任務(wù)，以及完成任務(wù)所采取的措施。在寫(xiě)法上，一般是先有一段總括概述，使人們對所要完成的任務(wù)獲得一個(gè)總的概念，明確總的奮斗目標，然后再分項闡述具體任務(wù)。分項闡述具體任務(wù)時(shí)，必須依從總的奮斗目標，使各項具體任務(wù)為實(shí)現總的奮斗目標服務(wù)。在外部形式上，既可采用小標題，也可采用序碼分條。為保證任務(wù)圓滿(mǎn)完成的措施、辦法的寫(xiě)法也是如此；第三部分，著(zhù)重寫(xiě)加強領(lǐng)導，發(fā)出號召，為完成新的工作任務(wù)而團結奮斗的內容。

　　3．動(dòng)員報告。動(dòng)員報告具有鼓動(dòng)性、時(shí)機性以及與之相適應的措施的具體性的特點(diǎn)。這就決定了它的正文結構雖然與其他種類(lèi)的報告有某些共同之處，但也有其特殊性。動(dòng)員報告的正文一般由三個(gè)部分構成：第一部分，分析形勢，提高認識。這是動(dòng)員報告的重點(diǎn)。因為只有群眾認清了形勢，提高了認識，完成任務(wù)才有可靠的思想保證。當然，這里所說(shuō)的分析形勢，并不是漫無(wú)邊際地去分析國際國內政治、經(jīng)濟形勢，而是要緊扣所要完成任務(wù)所面臨的形勢作分析。第二部分，布置任務(wù)，提出措施。措施要具體、得力、具有可操作性。第三部分，加強領(lǐng)導，抓緊抓好。（略）

　　4．總結報告。總結報告有兩種類(lèi)型：

　　（1）工作總結報告。主要是對某一階段重要工作的總結。這種報告的結構形式是：開(kāi)頭，應交代清楚報告單位、工作屬性、時(shí)間范圍、工作內容；主體，主要寫(xiě)工作概況、基本經(jīng)驗；結尾，今后工作的意見(jiàn)。

　　（2）會(huì )議總結報告。是對整個(gè)會(huì )議工作的總結。一般要寫(xiě)明會(huì )議基本情況（會(huì )議精神和與會(huì )者的表現）、會(huì )議的收獲與不足（最好是分條列出）、對會(huì )后工作的意見(jiàn)（提出具體實(shí)施會(huì )議主題的意見(jiàn)）。會(huì )議總結報告應從會(huì )中領(lǐng)導人講話(huà)、工作報告、典型發(fā)言、討論意見(jiàn)中，概括總結出幾個(gè)重要問(wèn)題和主要精神，加以強調說(shuō)明，使與會(huì )者對會(huì )議的主要問(wèn)題和主要精神的認識更加明確統一，更加深刻。會(huì )議總結報告要寫(xiě)得重點(diǎn)突出，語(yǔ)言精練，結論明確，內容具體，措施得力，切實(shí)可行。

　　5．典型發(fā)言。各種典型發(fā)言雖然內容、角度有所不同，但寫(xiě)法大體是一致的。其正文主要由三個(gè)部分構成：第一部分，介紹基本情況；第二部分，主要事跡和經(jīng)驗體會(huì )；第三部分，表示決心和態(tài)度。典型發(fā)言要求觀(guān)點(diǎn)鮮明，條理清晰，內容真實(shí)，語(yǔ)言樸素生動(dòng)。

　　6．開(kāi)幕詞（主持詞）。開(kāi)幕詞的寫(xiě)法，雖然沒(méi)有嚴格的程式，但其結構也有大致要求：開(kāi)頭，說(shuō)明此次會(huì )議的名稱(chēng)，并宣布大會(huì )隆重開(kāi)幕。主體，簡(jiǎn)要說(shuō)明當前面臨的形勢和主要任務(wù)，簡(jiǎn)述本次大會(huì )的主要議程和要達到的目的；闡明會(huì )后的路線(xiàn)、方針、政策；完成大會(huì )確定的任務(wù)，必須依靠和團結各方面的力量。結尾，用簡(jiǎn)短而帶鼓動(dòng)性的話(huà)語(yǔ)作結束，并預祝大會(huì )圓滿(mǎn)成功。開(kāi)幕詞的起草人必須把握大會(huì )宗旨，把文章盡量寫(xiě)得簡(jiǎn)潔明了些。

　　7．閉幕詞。閉幕詞的基本格式是：開(kāi)頭，用一段簡(jiǎn)短的文字，說(shuō)明會(huì )議在什么情況下圓滿(mǎn)結束；主體，對會(huì )議情況作簡(jiǎn)要概述與評價(jià)，重點(diǎn)闡述大會(huì )解決的重要問(wèn)題、主要收獲及其意義；結尾，提出要求和希望，發(fā)出號召，并鄭重宣布大會(huì )勝利閉幕。擬寫(xiě)閉幕詞，應做到結構嚴謹，過(guò)渡自然，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，富有鼓動(dòng)性和號召力。

　　三、報告稿擬寫(xiě)的一般程序

　　報告稿擬寫(xiě)是一個(gè)由多種層次的工作人員共同參與的工作過(guò)程。受報告稿形成規律的制約，這一工作過(guò)程由若干密切相關(guān)、緊密互連的具體工作步驟構成。每一工作步驟都具有特定的具體內容和特定的功能。這些工作步驟的總體，就是報告稿擬寫(xiě)的一般程序。擬稿人正確認識并認真遵循這一程序，是提高報告質(zhì)量并使其產(chǎn)生最大的效用所必需的。報告稿寫(xiě)作的一般程序分為：準備、占有材料、確立主題、擬寫(xiě)提綱、草擬報告稿、修改報告稿、審定報告稿七個(gè)階段。

　　（一）準備：明確報告稿的目的與要求

　　報告稿目的與要求不僅決定著(zhù)主題的確立、材料的取舍，而且決定著(zhù)表達方式的確定與文體的選擇。離開(kāi)了目的與要求，主題的確立，材料的取舍就失去了依據；表達方式與文種的選擇也失去了意義；報告稿自身也就喪失了存在的價(jià)值。目的與要求要用簡(jiǎn)練而明確的語(yǔ)言在報告稿中直接加以表達，明確目的與要求，不僅僅要求撰稿人對這些目的和要求心領(lǐng)神會(huì )，同時(shí)，還包括對其進(jìn)行系統、周密的整理，以備“言傳”。

　　（二）占有材料

　　所謂占有材料，就是指擬稿人根據擬寫(xiě)報告稿的目的與需要，從各個(gè)方面搜集、攝取，最后寫(xiě)入報告稿中的一系列事實(shí)現象或理論依據。

　　材料在報告稿擬寫(xiě)中占有重要地位。材料是確立主題的基礎，同時(shí)又是在報告稿中表現主題的支柱，一些主要旨在反映客觀(guān)實(shí)際情況的報告稿絕大部分乃至全部?jì)热菥褪怯山?jīng)過(guò)系統整理的材料構成的。

　　作為一種思想或觀(guān)念的報告稿，其主題是由單位、部門(mén)領(lǐng)導授意給擬稿人的，但它的形成需要一個(gè)對客觀(guān)事實(shí)或有關(guān)理論觀(guān)點(diǎn)做出概括加工的過(guò)程，而擬稿人對領(lǐng)導授意的正確理解和進(jìn)一步確定化，也必須以充分了解有關(guān)事實(shí)或理論觀(guān)點(diǎn)作為前提條件。在這個(gè)意義上，材料是確立主題的基礎，失去這個(gè)基礎就不會(huì )有主題的確立，至少主題的合理性、正確性和有效性可能會(huì )失去保障。占有材料就是指擬稿人在廣泛收集材料的基礎上，經(jīng)過(guò)認真的篩選，獲得有用材料的過(guò)程。因此，收集材料是充分占有材料的基礎，收集材料，要力求“多得”。所謂“多得”，就是在收集材料過(guò)程中，對各種類(lèi)型的材料要全面搜集，即要：

　　不分古今。既要歷史材料，又要現實(shí)材料。因為前者可供了解事物的來(lái)龍去脈，有助于把握事物發(fā)展規律和線(xiàn)索；后者則對解決眼前問(wèn)題有直接針對性或直接應用性。

　　不分正反。既要正面材料，又要反面材料。因為前者有助于從正面說(shuō)明情況，講清道理，以先進(jìn)經(jīng)驗、典型事例指導工作；后者則是克服偏離正確方向，采取有效控制措施的根據。

　　不分粗細。既要概括的、反映全面的材料，又要具體的、反映局部甚至是細節的材料。因為這兩部分相輔相成，最便于使人們認識事物的全貌。

　　要想做到“多得”，必須掌握材料的來(lái)源。

　　報告稿擬寫(xiě)所需要材料的來(lái)源是多方面的。一是保存在機關(guān)文件室、檔案室、情報資料室、圖書(shū)室等部門(mén)的有關(guān)文件、檔案、圖書(shū)、報刊、情報資料等；二是擬稿人親自動(dòng)手經(jīng)有目的、有計劃、有針對性的實(shí)際調查獲得的第一手調查研究資料。其中，來(lái)自第一方面的材料量最大，范圍最廣，種類(lèi)最多，但可靠程度不盡相同，有些只有參考價(jià)值。來(lái)自第二方面的材料，量不大，范圍特定，但可靠性強，針對性也較強。在實(shí)際收集材料的過(guò)程中，應充分綜合利用這些材料來(lái)源，不可偏廢。

　　要對材料進(jìn)行篩選。對收集來(lái)的各種材料進(jìn)行辨別，選取其中可供使用的部分。篩選材料的主要原則是服從擬寫(xiě)報告稿目的和表現主題的需要。與報告稿目的和表現主題有關(guān)，并能有力地說(shuō)明、突出主題者，就要保留；相反，和報告稿目的、表現主題無(wú)關(guān)，無(wú)助于說(shuō)明、突出主題的，就要舍去。經(jīng)過(guò)篩選被選取的材料還應具有真實(shí)準確性、典型性和現實(shí)有效性。

　　要把握材料的真實(shí)性、準確性。材料本身是對確有其事的事實(shí)現象和理論依據確鑿的反映，不容許有虛假的成分，因為報告稿中的材料常成為聽(tīng)報告者開(kāi)展工作活動(dòng)、處理具體事物的依據，稍有虛假，輕則使報告稿失去說(shuō)服力，使聽(tīng)報告者不能正確理解報告主題，重則會(huì )直接導致工作失誤乃至失敗。

　　要掌握鑒別材料的科學(xué)方法。如分析法，可以通過(guò)對材料中的有關(guān)情況及其敘述方法進(jìn)行邏輯分析，從有違矛盾律（前后自相矛盾）、有悖情理和對關(guān)鍵部分籠統含糊的表述中發(fā)現問(wèn)題。對比法也能在對反映同一情況的多種材料的對比中找出疑點(diǎn)。當然，通過(guò)親自調查去核實(shí)材料中的記載，更是辨別真偽的有效途徑。在實(shí)際鑒別工作中，分析、對比、調查等方法往往需要結合運用。

　　要注意材料的典型性。典型，是指材料能深刻反映事物本質(zhì)，具有廣泛的代表性，不是個(gè)別的、偶然的“表象”，而是一般的、必然的，具有典型意義的“真相”。否則即便材料是真實(shí)的，也沒(méi)有使用價(jià)值。因為，報告稿所涉及的大都是社會(huì )事物，而社會(huì )事物往往是極其復雜的，其表現形式也是多方面的。要從這些表現中抽取一些片斷作為事物某一性質(zhì)的例證，是不困難的，但如果這些片斷不代表事物的本質(zhì)，不具有廣泛代表性時(shí)，它不僅沒(méi)有真正的說(shuō)服力，相反會(huì )使人們迷惑不解，甚至會(huì )使受眾誤入歧途，將偶然、個(gè)別的“表象”當作事物的本質(zhì)。如果據此事制定政策，難免會(huì )使工作歸于失敗。

　　要注意材料的現實(shí)有效性。材料本身應對說(shuō)明、解決現實(shí)問(wèn)題有實(shí)際意義，以增強報告稿的說(shuō)服力。時(shí)過(guò)境遷的“陳谷子”“爛芝麻”既難以激起人們的興趣去思考，又無(wú)助于從中得出有力的結論。其結果只能是正確的主題得不到有效表現，問(wèn)題的解決也自然受到妨礙。

　　（三）確立主題

　　報告稿的主題是指報告稿所要表達的主要問(wèn)題和報告人的主張。主題就是報告稿的中心，處于支配地位。內容的安排、材料的選取、語(yǔ)言的運用都必須服從主題表現的需要。沒(méi)有主題或主題得不到鮮明正確的表現，這樣的報告稿是沒(méi)有效用的一紙空文。

　　報告稿的主題與一般文學(xué)作品的主題不盡相同。首先，文學(xué)作品的主題是隱含于作品內容中的中心思想或基本觀(guān)點(diǎn)，而報告稿的主題則是明白顯露直接表達出的情況、問(wèn)題和作者的主張。其次，文學(xué)作品的主題的形成需要有一個(gè)“提煉”過(guò)程，即撰稿人從豐富、實(shí)際的大量材料中，“造出”或“引出”其中固有的正確“結論”，但報告稿的主題通常不是擬稿人個(gè)人提煉出來(lái)的，而是由對問(wèn)題的處理已形成意見(jiàn)的單位、部門(mén)領(lǐng)導授意的。不管主題是經(jīng)調查研究、分析綜合，從事實(shí)中“引出”的，還是法律、法規所規定的，報告稿的主題必需經(jīng)過(guò)對工作負有法定職責的領(lǐng)導認可并直接或間接授意。

　　在確立主題的過(guò)程中，擬稿人需要將單位部門(mén)領(lǐng)導者的“授意”，化原則為具體，化分散為集中，化含糊為精確，化紛論為條理，化隱含為顯露，化疏漏為嚴密。保證主題有切實(shí)的針對性，符合實(shí)際，有助于解決實(shí)際的工作問(wèn)題，并便于聽(tīng)報告者正確理解和有效執行。

　　1、報告稿擬寫(xiě)中確立主題的特殊性。

　　從主題的產(chǎn)生看，它更強調“意在筆先”。盡管報告稿主題的形成和其他文體主題的形成一樣，都是客觀(guān)現實(shí)生活的反映，都是從材料中提煉出來(lái)的，都要經(jīng)過(guò)一個(gè)萌發(fā)、形成、提煉、深化的復雜過(guò)程，但它不如其他主題的確立那樣自由、靈活，不完全而且大多不是擬稿人的有感而發(fā)，它必須受領(lǐng)導思想的制約，有較強的客體意識。在這種情況下，擬稿人常常要根據事先擬定的主旨即寫(xiě)作意圖和中心思想來(lái)組織材料。

　　從主題形成的過(guò)程來(lái)看，多數醞釀時(shí)間比較短，短的報告稿尤其如此。

　　從主題的制作方面來(lái)看，它常常是集體智慧的結晶，是群眾思維的結果，是領(lǐng)導、上級意圖、社會(huì )生活實(shí)際等多方面因素的融合。

　　2、對報告稿主題的要求。

　　報告稿的主題必須做到正確、鮮明、集中。

　　正確：主題必須符合黨的路線(xiàn)、方針、政策和國家的法律、法規，必須符合客觀(guān)實(shí)際情況，能反映出客觀(guān)事物的本質(zhì)規律，對工作起到積極指導作用，經(jīng)得起實(shí)踐的檢驗。如果主題錯誤，就會(huì )給工作帶來(lái)?yè)p失。而要做到主題正確，就要吃透上下兩頭，掌握實(shí)際情況。

　　鮮明：主題必須十分明確而毫不含糊，贊成什么、反對什么、提倡什么、禁止什么、肯定什么、否定什么，都要非常明白地表述和交待。這正如劉熙載所說(shuō)的：“凡做一篇文，其用意俱要可以一言以蔽之。”要做到鮮明，第一，主旨要有針對性地回答現實(shí)生活和實(shí)際工作中需要解決的問(wèn)題，對癥下藥，有的放矢，不能只是籠統地講一般性的原則，說(shuō)不著(zhù)邊際的套話(huà)，大而無(wú)當；也不能遇事繞道走，環(huán)顧左右而言它，不接觸實(shí)際問(wèn)題。第二，主題要清晰明確，對其內容的解釋必須是惟一的而不是模棱兩可的，表達主題的語(yǔ)言必須是確定的而不是模糊的，否則會(huì )使人不得要領(lǐng)，無(wú)所適從。第三，主題要有完整性。報告稿是為了提出問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的，主題不能只提出問(wèn)題而不解決問(wèn)題，不能“話(huà)到嘴邊留半句”，含而不露，言已完而意未盡，讓聽(tīng)報告者去揣度。

　　集中：報告稿一般要求內容集中，其主題更要集中，不可多中心，“意多亂文”。只有主題集中，報告稿才能寫(xiě)得深刻，重點(diǎn)才會(huì )更突出、鮮明，才更容易被對方理解，有關(guān)事項也更便于處理，有關(guān)規定要便于執行。面面俱到，主次不分，就會(huì )影響報告稿的表達效果及其實(shí)際執行效果。要做到集中，第一，要目標始終如一，不能下筆千言，離題萬(wàn)里；第二，要注意在內容完整的基礎上集中，要統觀(guān)全局，高層次確立主題。

　　3、報告稿主題的表現。一是題目明旨。在報告稿題目中概括點(diǎn)明文章主旨。以極簡(jiǎn)練的詞語(yǔ)概括指出了報告稿主題。時(shí)期大報告題目即是。二是開(kāi)門(mén)明旨。這是主要方式，正文開(kāi)頭一段中標出主題句，使讀者一目了然。三是篇末點(diǎn)題。在報告稿結尾一語(yǔ)道破，開(kāi)頭揭示文章內容重點(diǎn)及方向，結尾亮底，點(diǎn)明主題。四是片言居要。在報告稿中間內容重大轉折之處揭示主題，同時(shí)起到承上啟下的過(guò)渡聯(lián)系作用。五是一線(xiàn)貫通。主題分散于報告稿各個(gè)部分的小標題、小觀(guān)點(diǎn)中，起到穿針引線(xiàn)的作用。

　　（四）擬寫(xiě)提綱

　　提綱是報告稿結構的藍圖,有了提綱就可以將結構安排的結果“固定”下來(lái)，在擬寫(xiě)報告稿時(shí)就能有所遵循，做到胸有成竹，順理成章，不僅能節省時(shí)間，而且能避免“十步九回頭”，避免出現“閑筆”和思路上的紊亂，保證報告稿思路順暢，結構嚴謹。為此，擬稿人在撰寫(xiě)報告稿時(shí)，除篇幅很短、結構非常簡(jiǎn)單的可以用打“腹稿”形式確定結構安排的結果外，大多數情況下都需要將結構安排見(jiàn)諸文字，擬制出提綱。

　　根據報告稿篇幅長(cháng)短、結構繁簡(jiǎn)、內容多寡的不同，提綱可粗可細。粗的可以只描述總體輪廓，擬出報告稿標題，確定總的要素構成并排列次序；細的則還應將如下一些部分也包括其中，如：怎樣劃分段落，怎樣過(guò)渡，怎樣照應，怎樣開(kāi)頭和結尾，在哪里使用哪些具體材料，哪些地方需詳盡些，哪些地方應概略些，報告目的和要求以及主題應在哪里點(diǎn)明或再次強調等。

　　在擬寫(xiě)提綱的過(guò)程中，應高度重視對報告稿標題的撰擬。因為標題不僅是報告稿的名稱(chēng)，而且是“綱”中之“綱”，它往往直接揭示報告稿的主題，也可以直接或間接反映報告的目的或要求。擬寫(xiě)提綱時(shí)，不重視標題，不對其結構完整與否、貼切與否、詳略得當與否、準確與否作出認真的審定，往往是形成報告稿離題、跑題甚至失效或降低效用的原因之一。為此，擬寫(xiě)標題時(shí)必須注意：一是結構要完整。二是語(yǔ)意要確切。三是文字應簡(jiǎn)練、醒目。

　　（五）草擬報告稿（略）

　　提綱完成之后，要送領(lǐng)導審定，經(jīng)同意后就可以按其所規定的內容和次序，草擬報告稿了。

　　（六）修改核查報告稿

　　修改潤色是報告稿擬寫(xiě)過(guò)程中一個(gè)十分重要的環(huán)節，因為擬稿人在寫(xiě)作過(guò)程中考慮不周、有所疏漏，總是難免的。正是從這個(gè)意義上，有人講，好報告稿幾乎都是反反復復“改”出來(lái)的，而不是“寫(xiě)”出來(lái)的。

　　報告稿需要作反復的修改，因為修改對提高報告稿的質(zhì)量有重要影響。修改工作實(shí)際上是打磨報告稿質(zhì)量的創(chuàng )造性活動(dòng)。在實(shí)踐中，即使是篇幅簡(jiǎn)短的報告稿，由擬稿人一揮而就，就不做任何增、刪、改、調是不多見(jiàn)的。原因很簡(jiǎn)單，報告稿中一字一句所能產(chǎn)生的實(shí)際效用，需要擬稿人精益求精，不能有一點(diǎn)一滴的疏漏，否則就有可能產(chǎn)生與報告者愿望完全相反的嚴重后果。同時(shí)，報告稿與一般文章不同，寫(xiě)一般文章是作者表達自己的意志愿望，撰擬報告稿則是在代單位、部門(mén)表達意志愿望，不僅有一個(gè)“詞能達意”的問(wèn)題，同時(shí)，還有一個(gè)“意（自己的理解及建立在這種理解基礎上表達出來(lái)的意愿）能達意（單位的真正意愿）”的問(wèn)題。因此，報告稿更容易出現疏漏，比一般文章更需要修改，修改的量及難度也更大。實(shí)際上，許多報告稿要經(jīng)過(guò)幾次、十幾次甚至幾十次反復的認真修改。

　　報告稿的修改，往往是一種集體行為。不僅擬稿人要參加，而且與之有關(guān)的單位、部門(mén)負責人以及其他工作人員，甚至下屬單位的有關(guān)人員都要參與其間。而且報告稿越重要，涉及面越寬，參加修改的人員成分越具多樣性，人數也越多。集體修改的具體形式，一種是由大家依次分別提出書(shū)面修改意見(jiàn)；一種是集體討論，共同對報告稿作全面核查，找出錯漏，加以修訂補充。在對重要報告稿的修改實(shí)踐中，這兩種形式往往是交替使用的。

　　修改中，要堅持全面核查的原則。就是要以國家法律、法規（包括公文寫(xiě)作與處理方面的）、政策規定以及領(lǐng)導的“授意”和通用的語(yǔ)言規則為依據，逐字逐句地對報告稿作認真細致的檢查衡量，找出從內容（主題、目的要求、對事實(shí)情況的反映、主張、數據等）到形式（文體、結構、格式、語(yǔ)言表達等）中的所有疏漏。核查的重點(diǎn)主要在：主題是否正確；對事實(shí)的反映是否客觀(guān)真切；主張是否合法；政策界限是否清楚；措施是否落實(shí)，是否切實(shí)可行；與上級、平級單位、部門(mén)，自己?jiǎn)挝弧⒉块T(mén)的其他規定，以及上下文之間是否存在矛盾抵觸；報告目的、報告要求是否明確；結構是否完整、嚴謹；格式是否正確、合乎規范；材料的運用是否合理、其詳略是否得當；語(yǔ)句是否通順、簡(jiǎn)練、嚴密，是否符合語(yǔ)法邏輯等。

　　對于核查中發(fā)現的問(wèn)題要依次以增、刪、改、調等方式，糾正或彌補。

　　“增”就是增加、補充。報告稿內容、形式中的一切殘缺、間隙、遺漏均須增補。如增補主張，使之完善可行；增補材料使報告稿更具說(shuō)服力；增補字句，使文句更加嚴謹周密，合乎語(yǔ)法邏輯；增補要素使報告稿結構更加完整。

　　“刪”，就是抹去。凡不合需要，無(wú)助于報告目的、要求的材料、主張、文句都在刪除之列。如與主題無(wú)關(guān)的多余的材料、超越職權范圍的主張、可有可無(wú)的字詞句或段落等等。有時(shí)限于篇幅，還要“割?lèi)?ài)”。

　　“改”，就是變更。報告稿中一切不正確、不嚴謹、不全面、不貼切的地方，都需要變更為正確的、嚴謹的、妥帖的說(shuō)法。

　　“調”，就是調整。即在既有內容與形式范圍內所作的調節。如調整正文各要素的排序，調換字、詞、句的位置等。

　　在核查并糾正、彌補了各種錯漏之后，還需要從進(jìn)一步提高表達效果的角度，對報告稿加以完善。如進(jìn)一步充實(shí)內容，調整正文的結構，對文字做更深入精細的推敲、錘煉等，達到“錦上添花”、使報告稿能產(chǎn)生更大的效用的目的。

　　在修改文稿過(guò)程中應注意如下幾個(gè)問(wèn)題：

　　首先，由于修改活動(dòng)常為一種集體行為，因此，也常會(huì )產(chǎn)生不盡相同甚至完全不同的修改意見(jiàn)。這時(shí)，若為重大分歧，應以集體決議為最終修改依據；若為一般性分歧，可請主管領(lǐng)導定奪。

　　其次，擬稿人在修改文稿過(guò)程中應正確使用各種修改符號。

　　最后，修改后的報告稿文面必須整潔，符合報告稿書(shū)寫(xiě)規范的要求。

　　（七）審定報告稿

　　報告稿的審定一般送交單位、部門(mén)或組織的負責人。從一定意義上說(shuō)，它是修改工作的延續。

　　四、會(huì )議報告寫(xiě)作的注意事項

　　（一）要吃透兩頭。即吃透上頭，摸清下頭。“吃透上頭”就是要深刻領(lǐng)會(huì )黨和政府的方針、政策和上級的指示。這是基層單位工作的指導思想和基本依據。要寫(xiě)出有思想性、理論性，對本部門(mén)、本單位有指導意義的報告，必須反復學(xué)習、理解消化上級的指導示精神。上級的指示，尤其是中央、省、市黨和政府部門(mén)的指示，更帶有普遍的指導意義。只有把中央或上級的指示與本部門(mén)、本單位的實(shí)際情況結合起來(lái)，才能提出貫徹執行指示精神的具體意見(jiàn)和方法。“摸清下頭”就是深入基層，調查研究，全面具體地掌握情況。領(lǐng)導干部作報告、講話(huà)的原材料來(lái)自廣大群眾的實(shí)踐。對自己周?chē)墓ぷ髑闆r，群眾的呼聲和要求及現實(shí)生活中出現的新情況、新問(wèn)題，及時(shí)地調查、分析，這是提高報告稿質(zhì)量的基礎性工作。一篇帶有指導性的會(huì )議報告，總的是要提出問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，這就要求擬稿者要親自下去了解有關(guān)問(wèn)題，掌握基層的實(shí)際情況，然后把得到的原材料，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導機構的集體討論和自己的認真分析，按照上級解決這些問(wèn)題的指示精神，形成系統的條理性的意見(jiàn)。在此基礎上才能動(dòng)手起草會(huì )議報告。

　　（二）要實(shí)事求是。報告中無(wú)論是對過(guò)去工作的概括總結，還是提出今后要完成的任務(wù)，都要堅持實(shí)事求是的原則。對成績(jì)不夸大，不遺漏，不無(wú)中生有，對缺點(diǎn)不掩蓋。提出的措施、辦法，要切實(shí)可行。

　　（三）要有針對性。會(huì )議報告是講給聽(tīng)眾聽(tīng)的，因此，起草報告，首先要明確報告的內容，了解聽(tīng)眾的情況。尤其要了解聽(tīng)眾的思想狀況、文化水平、職業(yè)特點(diǎn)，了解他們的心理、愿望和要求，以便決定講什么內容，怎樣講，從而做到有的放矢，解決實(shí)際問(wèn)題。

　　（四）要重點(diǎn)突出。報告的觀(guān)點(diǎn)要鮮明，重點(diǎn)要突出，以便聽(tīng)眾把握報告的要領(lǐng)，給他們留下鮮明深刻的印象。

　　（五）要闡述深刻。作報告，要做到充分地說(shuō)明主旨，就必須從理論和事實(shí)的有機結合上分析論證，深刻闡述。理論論證，一是引用，二是分析。引用：是根據論證的需要，引用馬克思主義的經(jīng)典言論、黨和國家主要領(lǐng)導人的講話(huà)、黨和國家的有關(guān)方針政策，使報告主旨建立在馬克思主義基本原理和黨的方針政策的基礎上。引用要精，更重要的是要有自己的理論分析，運用馬克思主義的基本觀(guān)點(diǎn)和黨的方針政策，直接回答現實(shí)中出現的新問(wèn)題，從而推動(dòng)全面建設小康社會(huì )的不斷發(fā)展。另外，會(huì )議報告的性質(zhì)，決定了它除了必要的理論闡述外，還必須以大量的典型事例、統計數字作例證，增強報告的說(shuō)服力。這就要求選例必須真實(shí)典型，富于雄辯性。分析：就是利用理論觀(guān)點(diǎn)、事實(shí)材料等圍繞報告者所提觀(guān)點(diǎn)、意見(jiàn)進(jìn)行由外到內、由表及里、由現象到本質(zhì)、由感性到理性的有理、有利、有節的分析說(shuō)理。

　　（六）要條理清楚。會(huì )議報告正文大多采用小標題式、序碼排列式或以段分層式結構，體現出清晰的條理。這樣，既能突出報告的內容要點(diǎn)，又便于聽(tīng)眾抓住報告要領(lǐng)。這就要求報告的各層之間，要有嚴密的邏輯性。這種嚴密的邏輯性，主要表現在三個(gè)方面：（1）各層意思不能重復。報告正文一般都有多個(gè)層次，每個(gè)層次都有相對的獨立性，絕不能上個(gè)層次的意思與下個(gè)層次的意思基本相同或部分相同。（2）各層意思不能矛盾。各層意思都應是在中心論點(diǎn)統帥下的不同層面，每個(gè)層面都應是從某方面說(shuō)明中心論點(diǎn)的，不允許與中心論點(diǎn)相抵觸。（3）各層意思逐步深化。每一層意思都是前一層意思的深入，表現出一種由分析到綜合、由現象到本質(zhì)、由淺層到深層的邏輯推進(jìn)。

　　（七）要傾注感情。會(huì )議報告要靠生動(dòng)形象的語(yǔ)言，真摯深厚的感情，才能吸引聽(tīng)眾，感染聽(tīng)眾，才具有鼓動(dòng)性。因此，會(huì )議報告要把敘事、說(shuō)理、議論和抒情有機地結合起來(lái)。語(yǔ)言要力求口語(yǔ)化、大眾化，既樸實(shí)無(wú)華，又生動(dòng)形象。對整篇報告來(lái)說(shuō)，往往既有概括簡(jiǎn)要的情況敘述，又有精辟深刻的議論說(shuō)明；既有冷靜中肯的理性分析，又有飽含激情的鼓動(dòng)激勵。這樣，才能使聽(tīng)眾聽(tīng)完報告后，既明白了事理，又受到了感奮，從面增強信心和力量。

　　五、報告稿擬寫(xiě)常見(jiàn)的問(wèn)題

　　（一）篇幅冗長(cháng)

　　1．長(cháng)篇大論，言之無(wú)物。有的報告長(cháng)達四五萬(wàn)字，文中套話(huà)連篇。談工作，只講大道理，不講實(shí)際情況；講問(wèn)題，只談原則話(huà)，不談要害處；講下步工作安排，只喊口號，缺乏具體措施。有的工作情況報告雖然文字不長(cháng)，但是空話(huà)、套話(huà)成串，文中的話(huà)今年可以用，明年講也不過(guò)時(shí)，讀了以后清湯寡味。

　　2．語(yǔ)言繁瑣，拖泥帶水。雖然文中有些實(shí)際內容，但是一半的篇幅是羅列事實(shí)和數字，聽(tīng)了看了令人頭昏腦脹。報告的語(yǔ)言啰嗦、乏味，套話(huà)來(lái)回說(shuō)，情況反復講，生怕遺漏。文中的事實(shí)和數字舉例，從省、市、縣到鄉、村、戶(hù)，層層都有，面面俱到。這種情況在一些綜合性工作報告和年終工作報告中經(jīng)常出現。

　　3．畫(huà)蛇添足，浪費筆墨。例如，某單位的一份報告長(cháng)達2500多字。報告中真正有用的話(huà)不過(guò)700字，其余全是多余的話(huà)。這類(lèi)現象雖不多見(jiàn)，但是不加以克服，很容易帶壞文風(fēng)。

　　（二）內容粗糙

　　1．內容重復。這種現象在報告中時(shí)有出現，在一份報告里相同內容前后重復出現。

　　2．照抄照轉。有的領(lǐng)導機關(guān)和業(yè)務(wù)部門(mén)在貫徹上級的方針、政策、法律、法令時(shí)，不從本地區、本部門(mén)的實(shí)際情況出發(fā)，不進(jìn)行認真的調查研究，就動(dòng)手寫(xiě)報告。肚里無(wú)貨而又急于求成，只好照抄照轉。有的擬稿人成條成段地抄錄上級文件，甚至連上級文件中的舉例也原封不動(dòng)地抄錄，一篇8000字的報告，只有千把字是自己的話(huà)；有的邊抄邊主觀(guān)臆造，撰寫(xiě)的報告稿還不如上級文件具體可行。更為嚴重的是，有的抄錄上級文件斷章取義、曲解原意，造成報告內容支離破碎，損害了報告的嚴肅性和權威性。這種照抄照轉上級文件的現象是比較嚴重的。其原因主要是：一是認識模糊，水平有限。有的擬稿人錯誤地認為，抄錄上級文件比較保險，不會(huì )犯錯誤；還有的擬稿人本想來(lái)點(diǎn)獨到見(jiàn)解，創(chuàng )造性地貫徹上級指示，但由于水平有限，想不出新點(diǎn)子好主意，寧可照抄照轉文件。二是作風(fēng)懶惰，敷衍塞責。有的擬稿人思想疆化，作風(fēng)懶惰，不動(dòng)腦，圖省力，怕艱苦，但又要完成任務(wù)，于是只好東抄西摘，對付一下了事。三是緊跟形勢，虛以應付。

　　例如上級發(fā)來(lái)了重要通知，或要求學(xué)習重要文件和講話(huà)，或要求開(kāi)展某項工作，如果本單位、部門(mén)沒(méi)有個(gè)態(tài)度，怕不好交待。為了緊跟形勢，便匆忙上陣，虛晃一槍?zhuān)粘辙D，應付了事。如若有人問(wèn)及，也好說(shuō)話(huà)。實(shí)踐證明，不管出于什么原因，照抄照轉是一種消極怠工。如果貫徹上級指示的報告稿沒(méi)有自己?jiǎn)挝弧⒉块T(mén)的特點(diǎn)和見(jiàn)解，寧可不作報告，認真地按照上級的指示精神辦事就可以了。如果一時(shí)拿不出具體的貫徹意見(jiàn)，可以抓緊時(shí)間進(jìn)行調查研究，在摸清情況的基礎上，從實(shí)際出發(fā)，提出有針對性的貫徹意見(jiàn)再作報告，決不能照抄照轉。

　　3．政策矛盾。有的領(lǐng)導機關(guān)所屬的一些業(yè)務(wù)職能部門(mén)，由于不了解其他部門(mén)的政策規定和業(yè)務(wù)情況，輕易地在報告中曲解政策，結果造成政出多門(mén)，政策矛盾，使下級單位難以執行。政策上的矛盾，不僅影響了基層的工作，而且造成了單位、部門(mén)之間的矛盾。

　　4．缺乏針對性。沒(méi)有新東西，政策不明確，措施不具體，滿(mǎn)篇官話(huà)，冠冕堂皇，令人看了生厭，群眾把這種公文叫做“官樣文章”。請看下面這段話(huà)：“六、改進(jìn)作風(fēng)，狠抓各項工作的落實(shí)。二季度工作任務(wù)很重。各級領(lǐng)導要努力從文山會(huì )海和瑣碎事物中解脫出來(lái)，走出會(huì )議室、辦公室。深入基層，深入群眾，調查研究，解決問(wèn)題，少說(shuō)空話(huà)，多辦實(shí)事，在抓早、抓緊、抓實(shí)上下功夫，真正抓出成效來(lái)。”這些話(huà)寫(xiě)在報告里只能流于形式。

　　5．觀(guān)點(diǎn)模糊。有的報告主題思想不明確，觀(guān)點(diǎn)不鮮明，敘述情況若明若暗，分析問(wèn)題含含糊糊，態(tài)度不明，政策界限不清，模棱兩可，無(wú)法貫徹執行。

　　6．層次不清。主要表現為三種情況：一是條款混亂，眉目不清。如有的報告稿大小條款前后位置顛倒，沒(méi)有次序；有的條目標號重復、寫(xiě)法不一，在同一層次里，阿拉伯數字和漢字標號同時(shí)出現；還有的公文內容缺條少項。二是段落散亂，互不銜接。

　　有的報告稿層次并不多，但分段不準，零碎不堪，段落之間的內容游離，缺乏有機的聯(lián)系。三是級題過(guò)多，條目繁瑣。有的報告稿級題和條目成了連環(huán)套，“大一”里面存“中一”，“中一”里面有“小一”，“小一”里面還有“第一”，實(shí)在不夠用，再來(lái)個(gè)首先、其次、再其次，如同家譜、開(kāi)藥鋪，應有盡有。

　　7．概念模糊，邏輯混亂。在一些報告稿中，除了篇章布局結構上的邏輯混亂以外，還經(jīng)常出現思維方式上的不合邏輯的現象。就是說(shuō)，在分析問(wèn)題時(shí)作出不合乎事理的結論，在概念、判斷、推理上存在著(zhù)不準確、不恰當的地方。（舉例另見(jiàn)）

　　8．文字粗糙。表現是：

　　一是搭配不當。

　　[例1]改革的成敗，關(guān)鍵在于領(lǐng)導要破除舊觀(guān)念。

　　[例2]我們應當勤儉節約地工作、生活。

　　例1主語(yǔ)部分是從“成”“敗”兩個(gè)方面說(shuō)的，而謂語(yǔ)部分只講“破除舊觀(guān)念”一個(gè)方面，主謂搭配不當。應將“成敗”改為“成功”，或者主語(yǔ)部分不動(dòng)，謂語(yǔ)部分中“要”字改為“能否”二字。例2屬于修飾語(yǔ)與中心語(yǔ)搭配不當。中心語(yǔ)是“工作”、“生活”，“勤儉節約”四個(gè)字不能修飾工作，只能和“生活”搭配，可改為“我們應當勤儉節約地生活，扎扎實(shí)實(shí)地工作。”

　　二是成分殘缺。

　　[例]通過(guò)整黨學(xué)習，使領(lǐng)導班子成員提高了思想覺(jué)悟。

　　該例是濫用介詞“通過(guò)”二字，造成了主語(yǔ)殘缺。如果把“通過(guò)”二字去掉，句子就沒(méi)有毛病了。如果保留“通過(guò)”二字，就應該去掉“使”字。這種主語(yǔ)殘缺的句子在公文中經(jīng)常見(jiàn)到。此外，在一些公文中，殘缺賓語(yǔ)中心詞和漏掉必要的動(dòng)詞及關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)“因為”、“所以”、“雖然”、“但是”等情況也是比較多的。

　　三是詞語(yǔ)位置不當。

　　[例1]我們幾個(gè)局的負責同志分片包干到貧困的地區蹲點(diǎn)，幫助脫貧致富。

　　[例2]要教育廣大青年樹(shù)立遠大理想，把自己的青春應該獻給祖國和人民。

　　例1的“幾個(gè)”二字位置不當，很容易使人誤解為好幾個(gè)局的負責同志。實(shí)際上，聯(lián)系上下文，是一個(gè)局里的幾位負責同志。應該把“幾個(gè)”二字放在“的”字后面。例2是助動(dòng)詞“應該”位置不當，如果將“應該”二字放在“把”字前邊就對了。

　　四是雜糅。

　　雜糅也叫做攙雜糅合。這種語(yǔ)病在公文中經(jīng)常出現。

　　[例1]由于在上級的正確領(lǐng)導，經(jīng)過(guò)全廠(chǎng)廣大職工的努力下，提前完成了全年計劃。

　　上例的毛病是把兩種不同的語(yǔ)言格式各取下半攙和在一起，造成了表述上的混亂。正常來(lái)說(shuō)，這種語(yǔ)言格式有兩種表達方法：一是“由于……的領(lǐng)導（或幫助）下”這種語(yǔ)言格式，如果用了“由于”二字，就不必用“在”字和“下”字了。二是“在……的領(lǐng)導（或幫助）下”這種語(yǔ)言格式，可不用“由于”二字。如果把兩者攙和在一起使用，就出現了例1的毛病。

　　五是濫用省略和簡(jiǎn)稱(chēng)。

　　有的報告稿不考慮讀者對象，在報告稿中生造、濫用簡(jiǎn)稱(chēng)和省略，給聽(tīng)報告人帶來(lái)很大困難。如有的報告把“農村調查長(cháng)期固定觀(guān)察點(diǎn)”簡(jiǎn)稱(chēng)為“農調點(diǎn)”，這些簡(jiǎn)稱(chēng)和省略，都是不合乎公文撰寫(xiě)要求的，使聽(tīng)報告者費盡思索。

　　六是濫用詞語(yǔ)。

　　有的報告稿很不講究組詞造句。除了前面分析的不合乎文法的明顯語(yǔ)病外，還存在著(zhù)濫用詞語(yǔ)的毛病，詞不達意，笑話(huà)百出。下面僅舉幾例：

　　某市委給省委的關(guān)于各項改革情況的報告中說(shuō)：

　　“城市改革全面展開(kāi)，……各項改革措施取得了很大進(jìn)展。”

　　措施怎樣取得進(jìn)展呢？令人費解。

　　七是引文不規范，數字不準確。（略）

　　六、擬稿人需具備的素質(zhì)

　　（一）要有較深厚的政治理論基礎，掌握正確的思想方法。

　　會(huì )議報告是單位、組織和人民意志的表達形式，要使這種表達正確有效，有賴(lài)于擬稿人政治觀(guān)點(diǎn)、政治立場(chǎng)的正確，有賴(lài)于擬稿人形成科學(xué)的世界觀(guān)，掌握正確的思想方法，而如果不具備這種條件，就會(huì )有可能使會(huì )議報告背離正確的政治方向，出現各種政治性錯誤、思想性錯誤，造成工作中的失誤，給人民的利益帶來(lái)嚴重損失。擬稿人政治立場(chǎng)、政治觀(guān)點(diǎn)正確，形成科學(xué)世界觀(guān)和掌握正確的思想方法的重要前提，就是必須認真學(xué)習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想和科學(xué)的發(fā)展觀(guān)，使自己有較深厚的理論基礎。缺少理論武裝，恰恰是一些報告稿出現程度不同的政治性、思想性錯誤的主要根源。

　　（二）要有高度的法律和政策意識，不斷提高政策水平。

　　報告稿可能成為法律和政策的表達形式，所以必須合乎法律和政策的規定。因此要使報告稿合法、合乎政策并產(chǎn)生有效的作用，擬稿人必須有高度的法律、政策意識，有較高的政策水平。必須真正了解并熟悉法律政策，并真正領(lǐng)會(huì )其實(shí)質(zhì)，結合實(shí)際情況使之得到有效的貫徹執行。如果缺少這方面的修養，就無(wú)法避免在其擬寫(xiě)的文稿中出現與法律、政策相抵觸或脫節的內容。

　　（三）要有優(yōu)秀的道德品質(zhì)，養成優(yōu)良的工作作風(fēng)。

　　報告稿雖不是擬稿人個(gè)人意志的體現，但其個(gè)人的道德品質(zhì)卻對報告稿的形成構成重要影響。因為擬稿人的道德品質(zhì)狀況對整個(gè)單位的工作作風(fēng)影響極大，而工作作風(fēng)不端正也是報告稿中出現這樣或那樣的錯誤和問(wèn)題的根源。

　　作為擬稿人，應具有以下優(yōu)秀的品質(zhì)：

　　一是公道正派。就是要秉公辦事，不謀私利，不徇私情，不對任何人曲意奉承。這是保證報告稿姓“公”，辦公事，辦公道事的重要前提。

　　二是實(shí)事求是。就是做一切事情都從客觀(guān)存在的事實(shí)出發(fā)，不道聽(tīng)途說(shuō)，不弄虛作假，不妄下結論，對事實(shí)既不夸大也不縮小，能深入實(shí)際，注重調查研究。這是報告稿內容真實(shí)、準確、可靠，避免片面性和主觀(guān)隨意性的保證。

　　三是雷厲風(fēng)行。就是辦事果斷、迅速，勇于負責，講求實(shí)效，不推諉敷衍，不延誤工作。這是注重報告稿時(shí)效，保證報告稿能及時(shí)迅速地發(fā)揮效用所必需的作風(fēng)。

　　四是耐心細致。就是擬稿人在工作中事無(wú)巨細，處處謹慎小心、一絲不茍、細致認真切，不忽視細節，有條有理，精確妥貼。這是杜絕文件中的一切錯漏，保證表意的高度準確性所需要的品質(zhì)。

　　五是知識廣博。必須有廣博的知識，有豐厚的知識營(yíng)養儲備。只有做到這一點(diǎn)，才能在撰寫(xiě)報告稿的過(guò)程中，對各種各樣的事物有正確認識并應付自如。擬稿人所需要的知識主要有這樣幾類(lèi)：一類(lèi)是與寫(xiě)好報告稿直接有關(guān)的知識，如文書(shū)學(xué)、邏輯學(xué)、修辭學(xué)、現代漢語(yǔ)語(yǔ)法、文章學(xué)的知識等；另一類(lèi)是在報告稿寫(xiě)作中經(jīng)常應用的知識，如哲學(xué)、政治學(xué)、行政學(xué)、法學(xué)、歷史學(xué)、經(jīng)濟學(xué)、社會(huì )學(xué)、心理學(xué)、統計學(xué)、信息科學(xué)等；再有一類(lèi)是科學(xué)文化基礎知識，如數學(xué)、物理學(xué)、地理學(xué)、文學(xué)知識等。

　　六是精通業(yè)務(wù)。

　　各個(gè)單位、部門(mén)都在特定的領(lǐng)域里專(zhuān)司其職，都有自己的專(zhuān)項業(yè)務(wù)與工作，因此，為單位、部門(mén)撰擬報告稿的擬稿人必須對本行業(yè)務(wù)有較精深的造詣，是專(zhuān)項業(yè)務(wù)的行家里手。一個(gè)業(yè)務(wù)生疏的外行是不能抓住要害和重點(diǎn)，寫(xiě)出對解決實(shí)際工作問(wèn)題具有很強針對性和實(shí)用性的報告稿的。因此，擬稿人必須熟悉單位、部門(mén)工作情況，了解工作規律，精通與本行業(yè)務(wù)有關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識，才能得心應手地正確處理業(yè)務(wù)問(wèn)題，成為真正的行家。

　　七是能力突出。

　　寫(xiě)任何報告稿都是綜合運用智力和多方面能力的過(guò)程。擬稿人是否具有多方面的能力，是否會(huì )綜合運用智力和這些能力，是衡量其寫(xiě)作水平的重要尺度。擬稿人必備的能力主要有：

　　領(lǐng)會(huì )能力。即要有迅速、準確、全面地理解、領(lǐng)會(huì )各方面意見(jiàn)、意圖的能力。它需要以集中的注意力、敏捷的反應力、深邃的洞察力、深刻的理解力、正確的辨別力為基礎。

　　文字表達能力。即用文字準確周密、簡(jiǎn)明順暢地將單位部門(mén)的意圖、有關(guān)情況和問(wèn)題加以表述的能力。

　　調查研究能力。即深入實(shí)際以各種有效方式從各個(gè)方面獲取第一手材料并對其進(jìn)行科學(xué)分析，得出規律性能認識的能力。

　　調查研究能力、領(lǐng)會(huì )能力是公文準確立意的基礎；文字表達能力是使文意精確地表之于外，達及他人產(chǎn)生效力的重要條件。

　　以上所講，不盡全面，僅供參考。如有錯詐之處，請各位指正。

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