火電廠(chǎng)EPC項目管理信息的系統標準化論文
前言
火電廠(chǎng)建設項目一般投資規模大，時(shí)間跨度長(cháng)，專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求高，涉及范圍廣。建設方既要面對地方各級政府部門(mén)、上級集體公司，也要面對施工分包單位、設計單位、設備供貨商、監理單位、調試運行單位。項目建設中，項目管理團隊要對設計、采購、施工、調試等階段中的各個(gè)環(huán)節進(jìn)行計劃、執行、控制、收尾管理，工作中涉及到合同管理、資金管理、進(jìn)度控制、質(zhì)量管理、安全管理等各個(gè)方面。以往傳統的生產(chǎn)建設管理方式不能適應這種情況，往往花費巨大、工期庸長(cháng)、材料浪費、質(zhì)量問(wèn)題嚴重。為了促使建設項目能滿(mǎn)足安全、質(zhì)量、進(jìn)度和效益的要求，我國火電工程建設領(lǐng)域引進(jìn)了國際上流行的EPC項目工程總承包管理方式(Engineering， Procurement，Construction總承包是指全面負責工程項目的設計、采購、施工、調試、運行等全過(guò)程的項目管理，由總承包項目管理單位統一指揮各項建設)。這種EPC總承包管理方式自引進(jìn)以來(lái)，在我國火電工程建設領(lǐng)域取得極大成功。目前化工、石油、住宅建筑等領(lǐng)域的大型建設項目也開(kāi)始普遍采用這種EPC總承包管理模式。
美國項目管理協(xié)會(huì )出版的《項目管理知識體系指南》 (Project Management Body of Knowledge，PMBOK)中為項目做的定義是:為創(chuàng )造獨特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性工作。人們往往稱(chēng)項目管理團隊是“特種部隊”。針對各企業(yè)、項目中出現的“特種”疑難雜癥問(wèn)題，臨時(shí)組建項目組團隊、管理組織結構簡(jiǎn)單，組員工作能力強。EPC總承包模式下項目管理的這種“臨時(shí)”、“獨特”的特性不僅給企業(yè)內部的上級部門(mén)對項目團隊的監查，各職能部門(mén)的信息流轉、項目管理群之間經(jīng)驗相互借鑒等帶來(lái)困難;也在企業(yè)外部給各級政府部門(mén)對項目管理企業(yè)的審查，各參建單位之間信息交流等制造的障礙。“特事特辦”并不意味著(zhù)項目管理工作中什么事情都可以隨意進(jìn)行。EPC總承包項目管理如果建立在相互獨立、互不兼容、傳輸距離庸長(cháng)的信息系統上，交流過(guò)程中充斥著(zhù)龐大、復雜、無(wú)序、滯后、扭曲的信息，再伴隨著(zhù)混亂的工作流程、缺漏的設備零件登記、殘缺的監督檢查記錄……，將會(huì )導致建設項目工程進(jìn)度拖延，項目成本提高，產(chǎn)品質(zhì)量失控，嚴重影響項目建設的順利進(jìn)行。“特事特辦”的項目管理更應該遵規守矩、更應該制定標準化工作制度。在明晰責任分工、理順工作流程、完善檢查登記制度等基礎上建立標準化的信息平臺。
1項目管理信息標準化的發(fā)展歷程
項目管理信息標準化的發(fā)展是隨著(zhù)項目管理理念和信息系統的發(fā)展而進(jìn)行的。主要分成三個(gè)階段:第一階段，標準化伴隨項目管理理念提出和計算機單機數據處理開(kāi)發(fā)而形成的起始階段。隨著(zhù)項目管理概念的興趣和電子計算機普及，電子計算機開(kāi)始應用在管理領(lǐng)域。當時(shí)僅僅是簡(jiǎn)單的利用計算機這個(gè)工具編制常規報表、編寫(xiě)計劃等的簡(jiǎn)單工作。隨著(zhù)各種單項表格的發(fā)展，在項目管理工作中逐步出現了標準化的各種表式。第二階段，管理綜合處理階段。從20世紀60年代中期到20世紀70年代中后期，這個(gè)階段項目管理集中化概念出現，信息的集成化和集中化處理初步開(kāi)始進(jìn)入在項目管理領(lǐng)域。標準化項目管理軟件出現在單個(gè)建設工程的管理工作中，大大加速了項目建設步伐。第三階段，管理信息系統網(wǎng)絡(luò )階段。這個(gè)階段從20世紀80年代中后期開(kāi)始至今，這是一個(gè)信息處理的高級階段，信息管理呈現網(wǎng)絡(luò )化、集群化、全面化狀況。不僅在單個(gè)項目中進(jìn)行標準化構建，也在項目群以上的集團公司層面進(jìn)行了全面的標準化。同國內缺乏對信息系統有效研究的現狀不同，國外的.相關(guān)領(lǐng)域的研究無(wú)論在綜合層面、專(zhuān)業(yè)層面還是應用層面都比較多。如日本近年來(lái)大力推進(jìn)建設項目全生命周期信息標準化(即CALS/EC)。其特點(diǎn)是以電廠(chǎng)EPC建設項目群的全生命周期為對象，信息全部實(shí)現電子化、標準化;利用因特網(wǎng)進(jìn)行信息的提交、接收;所有電子化信息均儲存在數據庫實(shí)現共享、再利用，達到降低成本、提高質(zhì)量、加快效率、提升項目管理能力和增強火電建設競爭力的目的。
上世紀80年代以后，我國通訊信息技術(shù)水平逐步上升，使得這一問(wèn)題的解決可以獲得良好基礎平臺的支持。我國大型電站的EPC項目管理就可以以現代信息技術(shù)為基礎，在先進(jìn)的管理理念指導下，對EPC項目的資金、進(jìn)度、質(zhì)量、合同、技術(shù)、安全、設備采購等環(huán)節制定標準化流程、編寫(xiě)標準化表式、打造的標準化信息平臺，在公司集體的項目群建設全過(guò)程實(shí)現統一的、標準化的信息管理。這一信息系統能夠將項目實(shí)施中出現的各種信息進(jìn)行整合、預處理和自動(dòng)加工，使得EPC項目中的繁多信息規范化、有效化、層次化、標準化，各單位、各階層的信息需求方都能夠直觀(guān)、準確的獲得自己所需要的信息。火電EPC項目管理的信息標準化對火電EPC項目總承包企業(yè)的發(fā)展、經(jīng)營(yíng)經(jīng)費的節約，管理經(jīng)驗的積累、信息傳遞的迅暢等都具有積極意義。
2信息系統建設的標準化開(kāi)發(fā)
子曰:“工欲善其事，必先利其器。”，擁有先進(jìn)管理理念、完善的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境僅僅是進(jìn)行好EPC項目管理工作的基礎，還需要在這個(gè)基礎上根據目標要求進(jìn)行標準化的開(kāi)發(fā)。目前我們的EPC項目管理正處在學(xué)習、發(fā)展階段，國內還沒(méi)有一套成熟、完善的管理信息系統。各公司根據自身的公司管理理念、管理架構、項目目標也建立了一些項目信息處理平臺。但是，每個(gè)公司建立一個(gè)平臺，每個(gè)項目建立一套系統，每個(gè)步驟建立一個(gè)流程……這實(shí)際上僅是把信息交流從打電話(huà)、會(huì )議的形式轉變成網(wǎng)絡(luò )上的交流形式，管理理念還是局限在小集體、小公司的范圍，這和EPC總包項目管理要求在各種環(huán)境下，協(xié)調各個(gè)單位，統一各種資源，快速、集中處理問(wèn)題的目標相矛盾。當前，我們要針對火電EPC總承包項目管理的特點(diǎn)，依托網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)，在多年來(lái)電力行業(yè)已有的成熟管理經(jīng)驗、電力行業(yè)標準的指導下，制定確定標準化組織結構，劃分標準化任務(wù)分工表、規范標準化工作流程、編制標準化表式，建立功能涵蓋從項目策劃到竣工決算之間各管理環(huán)節和功能的整個(gè)工程建設期的管理信息系統。使得在整個(gè)工程建設過(guò)程中，能全面、準確、及時(shí)地收集各種信息和數據，計劃、指揮、控制和協(xié)調的管理功能協(xié)同進(jìn)行，有效調動(dòng)遍布各地的資源，加快信息的縱向和橫向流動(dòng)，實(shí)現跨組織、跨地域、跨文化的系統共同配合，保證屬于不同組織、地域和文化背景的人員統一完成各項工作，為各級政府、公司部門(mén)及各參建單位準確及時(shí)的提供工程建設管理信息，提高工程建設管理效率，實(shí)現工程建設管理的科學(xué)化、現代化、標準化，為提升EPC工程管理能力提供有力保障。
2.1信息交流和工作門(mén)戶(hù)平臺標準化
人們日常生活中光顧的市場(chǎng)有兩種:一個(gè)是擺放雜亂、污水橫流的街頭自由市場(chǎng);一個(gè)是分門(mén)別類(lèi)、干凈整潔的大型化超市。人們往往會(huì )選擇去大型超市購物，不僅是寬敞整潔的購物環(huán)境給人帶來(lái)愉悅心情，也因為在這種超市中能快速找到自己需求的商品。EPC總承包項目管理涉及的類(lèi)別非常龐大，雜亂的門(mén)類(lèi)間的轉換給人們造成迷惑;不同架構的門(mén)戶(hù)間轉換，增加了人們適應門(mén)口網(wǎng)站的時(shí)間消耗;同時(shí)，檢索EPC項目管理涉及的大量信息也給人們帶來(lái)了困難。建設一個(gè)和大型超市類(lèi)似的統一、圖形化、標準化項目信息交流和公共工作門(mén)戶(hù)平臺，將極大的提升企業(yè)品牌形象、同時(shí)也會(huì )為減小工作信息檢索難度，降低員工適應工作平臺強度，為提高公司整體的工作效率做出重要貢獻。
2.2編號系統的標準化
我們生活的城市每條街道都有一個(gè)名稱(chēng)、每家每戶(hù)都有唯一的門(mén)牌號。辛勤的郵遞員根據郵件上的地址，把每一封信件都能準時(shí)、準確的發(fā)放到用戶(hù)的手中。同樣情況，如果EPC項目管理涉及到的大量參建單位、部門(mén)、工作流程、分部分項工作都各自建立一套編號，將會(huì )給每一個(gè)唯一的地址“創(chuàng )造”出8-10個(gè)門(mén)牌號，大大的增加了郵遞員的工作量。而且，如果發(fā)信人要查詢(xún)一個(gè)郵件是否已準確投遞給自己想要的用戶(hù)，但他從郵遞員那里卻得到8-10個(gè)門(mén)牌號的反饋，這給發(fā)信人造成了迷惑，無(wú)法直接判斷自己的郵件是否準確發(fā)送成功。因此，EPC項目管理一定要建立一套標準化的編號系統，并將各參加單位都融入到這套編號系統中。每個(gè)工作、每個(gè)流程、每個(gè)單位都在標準的系統中取得唯一的編號，對各單位、部門(mén)間相互工作信息的核對，各進(jìn)程中工作信息的查詢(xún)、工作內容的辨識、工作效率的提高都有非常大的好處。
2.3編制標準化表單
根據政府和公司的管理需要，EPC項目經(jīng)理部常常都要填寫(xiě)各種表格、編輯各項報告。填表的繁瑣和重復工作量的巨大，給員工帶來(lái)不小的壓力;同時(shí)，由于每個(gè)填表人想表達意思的不同，造成編寫(xiě)出來(lái)表單的形式也不同，給檢查部門(mén)的檢查工作帶來(lái)一定難度。EPC管理信息系統的設置就需要建立和編制一套標準化的表單。具體操作時(shí)，可先由公司質(zhì)量部根據公司標準化的目標和建設項目的特點(diǎn)，編制制定標準化的表格。再由軟件分包商把表格內容分化到各個(gè)功能組中。員工在日常工作中就逐步的填寫(xiě)入一些必要的信息(不是簡(jiǎn)單的在網(wǎng)絡(luò )平臺上填表)，管理信息軟件在系統后臺從員工日常填寫(xiě)的信息中根據表單的需要抽調相關(guān)內容編入對應的表單中，自動(dòng)、定期的生成標準化的表單。這樣生成的表單格式是標準化的、得到信息是統一的，減輕了員工的重復填表工作負擔，減少了查找的難度;同時(shí)，也因為采用了標準化的表單，給政府、各級部門(mén)的檢查、辨識工作降低了難度。
2.4信息組織架構的標準化
由于歷史和地域的原因，造成參與EPC項目建設的各單位的構架模式不同。常規的架構模式有職能型組織模式、線(xiàn)性組織模式、矩陣型組織模式。各個(gè)單位的部門(mén)職能劃分也不盡相同，同樣的一個(gè)工作在甲單位可能由工程部負責，但在乙單位可能卻歸技術(shù)部負責……。在非常講求工作效率的EPC項目管理中，這種情況將給管理工作造成極大的困難。所以在EPC項目管理的信息系統建設時(shí)，要從頂層向下進(jìn)行標準化組織架構建設。在信息系統中建立不同的管理層次、管理權限、管理平臺，并在管理權限的賦予過(guò)程中繞過(guò)不同單位的組織構架模式，對相應人員賦予對應的管理責任。這樣在標準化的信息系統中，工作人員面對的不再是不同單位、不同部門(mén)，而是面對標準的管理層、標準的管理權限，這將對提高EPC管理工作的效率做出貢獻，而且對公司高層的EPC項目群的管理工作統一規劃有一定積極作用。
2.5標準化的共享資料庫
EPC項目涉及范圍廣，各種資料龐大。為了使得項目經(jīng)理部、公司各部門(mén)、分散各地工作人員及時(shí)獲取、廣泛的了解項目各項公共資料(如，設計圖紙，施工方案，設備資料等)。管理信息系統設計時(shí)，需考慮到資料庫的標準化建設(在信息系統上設置不小于10T的網(wǎng)絡(luò )存儲空間)。該空間可以事先設置標準的登記平臺，標準的上傳、下載權限，標準的資料分類(lèi)目錄。這樣，不僅方便EPC項目資料的共享、傳遞、檢索，也可以方便的記錄上傳歷史(如，設計院上傳圖紙的時(shí)間、版本、上傳人等)、下載歷史(如，某單位已在什么時(shí)下載并獲取了資料)，有利于對資料流轉的監控。
2.6信息系統的功能模塊標準化
根據每個(gè)EPC項目設置、開(kāi)發(fā)不同的信息處理系統，將會(huì )嚴重耗費公司資源，使編輯、維護工作人員壓力加大，疲于應對。對于類(lèi)似EPC項目管理設置標準化的管理模塊，由上級總公司統一編制規劃，再對應不同EPC項目的特點(diǎn)，根據對外合同需求、標準等特殊情況，設置一些特別的功能(如，燃油機組系統和燃煤機組系統不同)。降低了編輯工作的強度，減少了公司寶貴資金的消耗，提高了規劃工作的效率;同時(shí)，如果在一個(gè)EPC項目管理中遇到的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)在標準模塊上簡(jiǎn)單的修改，將會(huì )使公司全部的項目管理信息系統進(jìn)行統一的升級，避免了其他項目管理中類(lèi)似問(wèn)題的再次出現，有利于公司管理水平的整體提升。
2.7其他功能的標準化
依托現代網(wǎng)絡(luò )的強大能力，為便于火電EPC項目中各參建單位的信息溝通和交流，在信息系統設置時(shí)還可以根據EPC項目管理的特點(diǎn)在管理工作流程、信息發(fā)布平臺、工作問(wèn)題匯總、工作日志、周期性報告等方面進(jìn)行標準化建設。
結語(yǔ)
為了處理火電建設項目中出現的“特殊”艱難險阻的問(wèn)題而組建的EPC總承包項目管理團隊，盡管能有效的、及時(shí)、高質(zhì)量的處理這些困難問(wèn)題，為企業(yè)提高了效率、節約了資金;但EPC總承包模式下項目管理的這種“臨時(shí)”、“獨特”的特點(diǎn)也給企業(yè)的正常運營(yíng)、監管、維護、控制創(chuàng )造了新的困難。要解決EPC總承包項目管理中出現的信息龐雜、無(wú)序、滯后及信息系統間的相互獨立、互不兼容、流程混亂等不利狀況，需要以新時(shí)代的網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)為基礎，建立標準化工作組織，梳理標準化工作流程，編制標準化的工作表單，建設標準化的共享資料庫，并在功能模塊、信息發(fā)布平臺、工作問(wèn)題匯總、工作日志等方面積極調整，最終構建標準化的信息平臺。本文希望通過(guò)對項目管理信息系統標準化的一些研究，能為EPC總承包項目信息系統的建設提供一些有益的參考。
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