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基于協(xié)同辦公的會(huì )議管理系統設計系統分析的論文
隨著(zhù)協(xié)同辦公系統的應用，企業(yè)和政府部門(mén)在開(kāi)會(huì )的效率以及協(xié)同上提出了新的需求，會(huì )議管理系統也要求能夠實(shí)現在人員以及資源上的協(xié)同。協(xié)同辦公系統能夠消除“信息孤島”[1][2]，加強部門(mén)、人員之間的交流[3]，整合優(yōu)化審批流程。而基于協(xié)同辦公的會(huì )議管理系統則需要充分繼承協(xié)同辦公系統的優(yōu)點(diǎn)。
基于此，設計并實(shí)現了本會(huì )議管理系統，其具有以下特點(diǎn)：1）與協(xié)同辦公系統的個(gè)人日程模塊進(jìn)行了集成，在會(huì )議報名時(shí)自動(dòng)同步個(gè)人日程；2）與短信發(fā)送平臺集成，能夠根據報名時(shí)同步的個(gè)人日程自動(dòng)發(fā)送短信進(jìn)行參會(huì )提醒；3）與RTX（企業(yè)即時(shí)通訊系統）系統集成，能夠根據報名時(shí)同步的個(gè)人日程自動(dòng)發(fā)送RTX信息進(jìn)行參會(huì )提醒；4）與CMS（內容管理系統）系統進(jìn)行了集成，能夠直接通過(guò)會(huì )議系統在CMS系統發(fā)布會(huì )議通知，使用戶(hù)能夠在CMS系統進(jìn)行會(huì )議報名，報名數據同步并保存在會(huì )議系統；5）實(shí)現了與其他各系統之間數據共享與協(xié)同，如：會(huì )議審批的待辦能夠在門(mén)戶(hù)系統顯示，與其他系統單點(diǎn)登錄等等；6）能夠高效率、低成本地將會(huì )議系統的申請和審批流程進(jìn)行了重組和優(yōu)化。
2 系統分析和設計
2.1 設計原則
2.1.1 開(kāi)放性原則
系統開(kāi)放各種應用接口，以方便與其他應用系統進(jìn)行數據交換，便于系統未來(lái)的擴展。
2.1.2 實(shí)用性/易用性原則
本系統完全使用B/S結構，系統界面應簡(jiǎn)單并清晰，容易操作，使用戶(hù)能夠輕易地上手使用。
2.1.3 先進(jìn)性原則
采用業(yè)界公認的先進(jìn)和標準的軟件技術(shù)，符合信息技術(shù)發(fā)展的未來(lái)趨勢，保證系統在可預見(jiàn)的階段內有相當強大的生命力，包括技術(shù)的先進(jìn)性和架構的先進(jìn)性。
2.1.4 可靠性/穩定性原則
基于成熟的系統平臺和技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，并可根據用戶(hù)的實(shí)際應用需求進(jìn)行相應的配置和調整，從而保證系統的穩定、可靠。
2.1.5 容錯性原則
系統應具有檢錯、糾錯能力，具有完善的備份措施。在一個(gè)系統服務(wù)器出現故障時(shí)，能夠在較短的時(shí)間內恢復運行。
2.1.6 擴展性原則
系統采用基于B/S模式的三層體系結構及松散耦合的插件技術(shù)，無(wú)須對系統的體系結構做較大的改變即可實(shí)現功能擴展。
2.1.7 安全性原則
安全性是系統設計的關(guān)鍵，系統設計時(shí)應首先梳理系統安全體系，確保系統安全，并通過(guò)設置不同的人員權限來(lái)實(shí)現系統的安全運行。
2.2系統技術(shù)架構
架構平臺是應用系統建設的地基[4]，強健的架構平臺為系統的可擴展、可維護提供了基礎保障[5]。本會(huì )議系統基于成熟的協(xié)同辦公系統架構，并結合當今主流的、跨平臺、跨操作系統、可伸縮、分布式的J2EE技術(shù)，按照面向服務(wù)的架構思想將分布式的應用系統采用服務(wù)的方式集成到平臺上，形成底層應用支撐平臺，如圖1所示。
基于此底層支撐平臺，使會(huì )議系統更容易開(kāi)發(fā)，不用擔心其成為信息孤島，并且能夠利用協(xié)同辦公系統提供的工作流引擎、表單引擎，使會(huì )議申請、會(huì )議紀要的審批能夠統一在協(xié)同辦公系統流轉并統一在協(xié)同辦公系統的待辦列表顯示。工作流引擎可以使會(huì )議系統的流程很靈活的進(jìn)行配置。
支撐平臺向CMS系統、RTX系統、短信發(fā)送系統等外部系統提供統一的基于SOA的標準接口，同時(shí)也對內部各應用提供了接口，內部應用通過(guò)調用內部接口同外部各個(gè)系統通信。其具有完好的封裝性和松散的耦合性，使會(huì )議系統、CMS系統、RTX系統、短信發(fā)送系統及流程審批系統不但在邏輯上是獨立的，而且在數據上能夠共享、交互，這樣就既消除了信息孤島，同時(shí)又互不干涉，具有良好的可擴展性和可維護性。
3 系統功能實(shí)現
本會(huì )議管理系統具有會(huì )議室管理、會(huì )議申請、會(huì )議紀要督辦、會(huì )議通知發(fā)布、會(huì )議報名、同步個(gè)人日程、會(huì )議簽到等基本功能，如圖2所示。
3.1 會(huì )議室管理
會(huì )議室的管理包括會(huì )議室的添加、修改、刪除、查詢(xún)會(huì )議室，會(huì )議室的使用情況。
在會(huì )議申請的時(shí)候能夠讀取會(huì )議室的使用情況，并能將申請情況數據保存進(jìn)數據庫。在選擇會(huì )議室的時(shí)候，自動(dòng)過(guò)濾掉在該時(shí)間段使用以及不可使用的會(huì )議室，同時(shí)，在申請成功后，該段時(shí)間自動(dòng)添加到會(huì )議室使用情況列表里。
3.2 會(huì )議申請
會(huì )議申請為本系統的核心，會(huì )議申請被審核通過(guò)或者被主要領(lǐng)導審核通過(guò)后即可進(jìn)行發(fā)布會(huì )議通知、會(huì )議報名、會(huì )議簽到和會(huì )議紀要督辦等操作。其基于協(xié)同辦公的表單引擎和工作流引擎，可以通過(guò)配置很方便地實(shí)現和編輯表單和審批流程。
會(huì )議申請表單上的項目包括：會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )議類(lèi)別（即會(huì )議形式，包括：普通會(huì )議、視頻會(huì )議和電話(huà)會(huì )議）、申請時(shí)間、召開(kāi)時(shí)間、結束時(shí)間、是否為多部門(mén)會(huì )議（四個(gè)部門(mén)以上）、是否發(fā)布會(huì )議通知，是否需要會(huì )議報名、召開(kāi)地點(diǎn)、報名截止時(shí)間、會(huì )議目的和主要內容、臺簽內容、大屏幕內容、大屏幕發(fā)布開(kāi)始時(shí)間、大屏幕發(fā)布結束時(shí)間、部門(mén)（自動(dòng)獲取申請人部門(mén)）、聯(lián)系人（自動(dòng)獲取申請人）、聯(lián)系電話(huà)、部門(mén)負責人意見(jiàn)、辦公室意見(jiàn)、主管領(lǐng)導意見(jiàn)、備注。
會(huì )議申請的審批流程如圖3所示。
3.3 會(huì )議紀要督辦
會(huì )議申請審核通過(guò)后，可以啟動(dòng)本流程。本流程也是基于協(xié)同辦公的表單引擎和工作流引擎，通過(guò)配置而實(shí)現。
會(huì )議紀要督辦單表單項目：會(huì )議名稱(chēng)（從會(huì )議申請單映射）、召開(kāi)時(shí)間（從會(huì )議申請單映射）、結束時(shí)間（從會(huì )議申請單映射）、會(huì )議紀要標題（手輸）、經(jīng)辦人（自動(dòng)取得當前登錄用戶(hù)）、擬稿時(shí)間（自動(dòng)獲取當前服務(wù)器時(shí)間）、電話(huà)（手輸）、處（室）審核、辦公室審核、局領(lǐng)導意見(jiàn)、主辦部門(mén)意見(jiàn)、協(xié)辦部門(mén)意見(jiàn)、辦公室主任意見(jiàn)、備注。
會(huì )議紀要督辦的審批流程如圖4所示：
3.4 會(huì )議通知發(fā)布
會(huì )議申請通過(guò)后，會(huì )自動(dòng)走一個(gè)會(huì )議通知發(fā)布的審批流程，審批通過(guò)后系統會(huì )自動(dòng)和CMS系統進(jìn)行數據交互，在CMS系統發(fā)布會(huì )議通知。
3.5 會(huì )議報名
會(huì )議通知發(fā)布后用戶(hù)即可在CMS系統進(jìn)行會(huì )議報名操作，報名數據保存在會(huì )議管理系統。具有會(huì )議管理權限的人員能夠查看報名情況，并可將報名情況導出和打印。
3.6 同步個(gè)人日程
會(huì )議報名成功后系統會(huì )根據會(huì )議的時(shí)間安排自動(dòng)同步個(gè)人日程。同步日程后，系統會(huì )在開(kāi)會(huì )前自動(dòng)通過(guò)RTX系統和短信系統對會(huì )議報名者進(jìn)行參會(huì )提醒，以免忘記參加。
3.7 會(huì )議簽到
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