文秘的專(zhuān)業(yè)知識
文秘是隨著(zhù)科學(xué)經(jīng)濟高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會(huì )競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門(mén)新興現代科學(xué)管理專(zhuān)業(yè)。以下是小編收集的文秘的專(zhuān)業(yè)知識，歡迎查看！
文秘專(zhuān)業(yè)知識介紹
一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協(xié)調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實(shí)現其它能力的基礎。可以這么說(shuō)，文字表達能力是秘書(shū)工作人員的基本功，是“看家”的本領(lǐng)。
那么，怎樣才能有效地提高文秘寫(xiě)作的能力呢？具體說(shuō)來(lái)，主要應注意以下幾點(diǎn)：
首先，要端正態(tài)度，培養興趣，自覺(jué)學(xué)好文秘寫(xiě)作。
不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動(dòng)力，才樂(lè )于去干，并想方設法去把工作干好。學(xué)習文秘寫(xiě)作也是如此。寫(xiě)作，是一種復雜、精細的精神生產(chǎn)，是一項十分嚴肅而艱苦的創(chuàng )造性腦力勞動(dòng)，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著(zhù)名的未來(lái)學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個(gè)新方向》一書(shū)中指出：“在工業(yè)社會(huì )向信息社會(huì )過(guò)渡中，有五件最重要的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個(gè)文字密集的社會(huì )里，我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本的讀寫(xiě)技能。這里所說(shuō)的讀寫(xiě)技能，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫(xiě)作能力，也就是應用寫(xiě)作能力。”與此同時(shí)，我們還要培養學(xué)習文秘寫(xiě)作的濃厚興趣，變被動(dòng)為主動(dòng)，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò)：熱愛(ài)是最好的老師。對寫(xiě)作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛(ài)寫(xiě)作，熱愛(ài)到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會(huì )意，便欣然忘我”，樂(lè )此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會(huì )學(xué)得好，學(xué)得入門(mén)，就會(huì )不斷地取得進(jìn)步。
其次，學(xué)習文秘寫(xiě)作基礎知識，借鑒優(yōu)秀作品。
寫(xiě)作有沒(méi)有規律可循、方法可求呢？我們的回答是肯定的。古人說(shuō)：“寫(xiě)作無(wú)秘雇作文有要道”，“定體則無(wú)，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫(xiě)作教材，就是前人文秘寫(xiě)作經(jīng)驗的科學(xué)總結，就是揭示文秘寫(xiě)作的一般規律、引導人們掌握文秘寫(xiě)作方法和技巧的理論。
要提高文秘寫(xiě)作能力，還應有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說(shuō)過(guò)：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說(shuō)明著(zhù)應該怎樣寫(xiě)。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應認識到：讀書(shū)是讀他人之書(shū)，作文是作自己之文；借鑒只是從中汲取營(yíng)養，經(jīng)消化后成為自己的東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫(huà)瓢”。
最后，要勇于實(shí)踐，堅持多練習、多修改。
寫(xiě)作是一種技能，技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫(xiě)多練，這是提高寫(xiě)作能力最有效的途徑。如果只讀不寫(xiě)或少寫(xiě)，那就會(huì )眼高手低，所學(xué)到的確良知識，將無(wú)用武之地，寫(xiě)作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學(xué)若練，堅持不懈，才會(huì )熟能生巧，運筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。 作為文秘人員，多寫(xiě)多練固然重要，但每次擬稿時(shí)，還要進(jìn)行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫(xiě)作能力的一個(gè)重要環(huán)節。多改符合人們認識客觀(guān)事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫(xiě)文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次認真修改，就多一份寫(xiě)作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱(chēng)職的秘書(shū)人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽(tīng)取領(lǐng)導和同志們的意見(jiàn)，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復推敲，精思細改，這樣寫(xiě)作能力才能迅速地提高。
一、紅頭文件的制作及標準
1、進(jìn)行頁(yè)面設置
選擇“文件”——“頁(yè)面設置”選擇“頁(yè)邊距”附簽，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設置成“奇偶頁(yè)不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設置成“28”個(gè)字符；“每頁(yè)”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字的'國家標準。
2、插入頁(yè)號
選擇“插入”——“頁(yè)碼”，“位置”設置為“頁(yè)面底端（頁(yè)腳）”，“對齊方式”設置為“外側”。然后單擊“格式”按鈕，“數字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設置。雙擊頁(yè)碼，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短線(xiàn)；并將頁(yè)碼字號設置成“四號”；字體任意；奇數頁(yè)的頁(yè)碼設置成右空一個(gè)漢字，偶數頁(yè)的頁(yè)碼設置成左空一個(gè)漢字。
3、發(fā)文機關(guān)標識制作
選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會(huì )變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵，出現一個(gè)文本框，在該文本框內輸入發(fā)文機關(guān)標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設置文本框格式”，在這里來(lái)設置紅頭的屬性。
選擇“顏色和線(xiàn)條”附簽，“顏色”設置成“無(wú)填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2cm”；寬度設置成“15.5cm”。注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況調節尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁(yè)面”；垂直對齊： “絕對位置”設置成“頁(yè)邊距”， “下側”設置成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況調節尺寸。然后單擊“確定”。
選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內的全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡(jiǎn)體”，字號根據文本框的大小設置成相應字號，但要盡量充滿(mǎn)該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。
4、紅線(xiàn)制作
首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線(xiàn)工具，鼠標會(huì )變成“十”字形，左手按住鍵盤(pán)上的Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標從左到右劃一條水平線(xiàn)，然后選中直線(xiàn)單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線(xiàn)的屬性在這里進(jìn)行設置。選擇“顏色和線(xiàn)條”附簽，“顏色”設置為“紅色”；“虛實(shí)”設置為“實(shí)線(xiàn)”；“粗線(xiàn)”設置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“中”，“度量依據”設置成“頁(yè)面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁(yè)邊距”，“下側”設置成“7cm” ——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況進(jìn)行調節。單擊確定。
5、文號制作
平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。
上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個(gè)字的距離；簽發(fā)人——三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個(gè)字的距離。 注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。
6、主題詞制作
選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線(xiàn)選中，其它線(xiàn)取消，在表格中填寫(xiě)具體內容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。
7、保存成模板文件
單擊“文件”——“保存”，“保存類(lèi)型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認即可）。 至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類(lèi)型的公文都可以調用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。 要對該模板進(jìn)行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“文件”——“打開(kāi)”，找到相應的模板路徑，若模板保存時(shí)按系統默認設置的，然后單擊“打開(kāi)”按鈕調出模板即可進(jìn)行修改。
二、公文正文排版
1.依據模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板。
2.制作公文正文內容：正文內容根據用戶(hù)的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進(jìn)來(lái)，但必須遵循以下國家標準：
標 題——二號小標宋字體，居中顯示； 主送機關(guān)——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；
正 文——三號仿宋字體；
成文日期——三號仿宋字體，右空四個(gè)字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數字0”代替。
文號、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫(xiě)完整。最后，將紅頭、紅線(xiàn)、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。
三、用Word制作電子公章
1、圖章輪廓
選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓，設置為“無(wú)填充色”，線(xiàn)條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。
2、編輯文字
在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內容后設置字體、字號，然后用藝術(shù)字周?chē)?個(gè)拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫(huà)好的圓內，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動(dòng)到準確的位置。并把藝術(shù)字設置成紅色。
3、插入五角星
在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫(huà)出一個(gè)大小適合的五角星，并設置成紅色，移動(dòng)到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇“組合”，一個(gè)公章就制作出來(lái)了，要用時(shí)復制一個(gè)到目標處，是不是很正規啊！
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