公司檔案管理制度（集合）
在日新月異的現(xiàn)代社會(huì)中，需要使用制度的場(chǎng)合越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編整理的公司檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
公司檔案管理制度1
為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，符合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化的要求，公司根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定，特制定本制度。
一、會(huì)計(jì)檔案立卷管理辦法
1、會(huì)計(jì)憑證：每月做好的會(huì)計(jì)憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號(hào)、查對(duì)、清點(diǎn)，檢查憑證是否都符合規(guī)定，然后按每本50號(hào)裝訂成冊(cè)，憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的`編號(hào)，再將裝訂成冊(cè)的憑證按順序立案存檔，使查找憑證方便、快速、一目了然。
2、會(huì)計(jì)報(bào)表：每月做好的會(huì)計(jì)報(bào)表必須依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊(cè)，加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明：?jiǎn)挝幻Q、單位地址，財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度、季度、月度，送出日期，并由單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。再將會(huì)計(jì)報(bào)表按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。
3、會(huì)計(jì)帳本：每月結(jié)帳后，將打印出來的會(huì)計(jì)帳簿加具封面，裝訂成冊(cè)，標(biāo)明帳戶名稱、順序號(hào)、標(biāo)上標(biāo)簽，將會(huì)計(jì)帳簿按年份順序存放，立案歸檔，以便查找。
4、財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類，按立案時(shí)間打出文件清單，標(biāo)上標(biāo)簽、編上編號(hào)，便于查閱。
二、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理辦法
借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行，財(cái)務(wù)部查閱檔案資料，要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處；審計(jì)人員查閱檔案要有借閱手續(xù)；外調(diào)檔案，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn)，并付上借閱檔案借據(jù)，寫明借調(diào)日期、用途、檔案名稱、份數(shù)、歸還時(shí)間等，方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定，到期及時(shí)催收歸還檔案，確保檔案完整無缺。
三、會(huì)計(jì)檔案保管期限
1、會(huì)計(jì)憑證：
①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年；
②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年；
2、會(huì)計(jì)帳簿：
①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年；
②明細(xì)帳保管期限為15年；
③總帳保管期限為15年；
④輔助帳簿保管期限為15年；
⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報(bào)廢后保存5年。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表：
①月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為15年；
②年度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為永久。
4、其他：
①會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管期限為15年
②會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)保管期為永久
③會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)保管期為永久
④銀行存款對(duì)帳單保管期限為5年
四、會(huì)計(jì)檔案銷毀
根據(jù)會(huì)計(jì)檔案保管期限，銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、編號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并有檔案管理人員簽名、財(cái)務(wù)部主管簽名、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)應(yīng)由上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷。
公司檔案管理制度2
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4、檔案借閱者必須做到：
①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第6篇：公司員工檔案管理制度
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的'員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書面說明材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。
3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定：
（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。
（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
（3）員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
（4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
（5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案：
員工業(yè)績(jī)、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià)、考核等。
（1）人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案的整理歸檔及日常管理。
（2）員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政部部長(zhǎng)或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級(jí)以下（不含主管級(jí)）培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔由人事文員管理。
（3）部門部長(zhǎng)可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案。
（4）員工培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案按國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
（5）員工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績(jī)檔案由人資行政部留存作為備查。
公司檔案管理制度3
學(xué)校檔案管理制度
一、總則
1、為了規(guī)范學(xué)校檔案管理，特制定本制度。
2、本制度適用于學(xué)校及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權(quán)歸人資行政中心。
二、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求
（一）檔案劃分及管理部門
1、檔案是指本學(xué)校過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、教研活動(dòng)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、學(xué)校設(shè)立檔案室，隸屬于行政部，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。學(xué)校制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。
3、學(xué)校檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為學(xué)校級(jí)和部門級(jí)，學(xué)校級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。
（二）各部門資料管理
1、學(xué)校所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實(shí)行部門檔案與學(xué)校檔案歸口管理。
2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合學(xué)校級(jí)檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。
3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照學(xué)校管理規(guī)定執(zhí)行。
三、檔案分類
（一）檔案質(zhì)量
1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。
3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。
5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。
（二）立檔
1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
2、跨的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷；跨會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷；跨的規(guī)劃放在第一年立卷；跨總結(jié)放在最后一年立卷。
3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇埃瘴脑诤螅粌?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。
（三）分類
1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。
2、學(xué)校檔案大致分為以下幾類：
（1）證照類：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊(cè)資料、年檢資料、學(xué)校章程等；
（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；
（3）制度類：管理制度匯編；
（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。
（5）計(jì)劃總結(jié)類：分計(jì)劃及總結(jié)等；
（6）會(huì)議紀(jì)要類：辦公例會(huì)紀(jì)要等
（五）檔案編號(hào)
1、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。
3、學(xué)校檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”，各部門要積極配合學(xué)校檔案管理工作。
四、歸檔及保存年限
（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。
（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。
1、永久保存：
（1）學(xué)校章程、合同
（2）股東名冊(cè)
（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則
（4）董事會(huì)及股東會(huì)記錄
（5）財(cái)務(wù)報(bào)表
（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件
（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證
（8）工程設(shè)計(jì)圖
（9）學(xué)校規(guī)章制度
（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書2、10年保存：
（1）預(yù)算、決算書類
（2）會(huì)計(jì)憑證
（3）事業(yè)計(jì)劃資料
（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書3、1年至5年保存：
（1）期滿或解除之合約
（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書4、1年以下暫時(shí)保存：
（1）結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。
（三）學(xué)校可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。
（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。
（五）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào)。
五、檔案日常管理
（一）借閱
1、借閱手續(xù)：
（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在學(xué)校借閱登記表上簽字。
（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。
（3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。
2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的`檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。
3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請(qǐng)示，經(jīng)行政部主任批準(zhǔn)。
5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。
（二）銷毀
1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)學(xué)校負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。《檔案銷毀清冊(cè)》需注明：銷毀檔案目錄、學(xué)校負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。
2、銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷毀清冊(cè)》需永久保管。
3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
（三）移交
1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)學(xué)校負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、學(xué)校負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。
2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四）保密
1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理學(xué)校已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。
六、附則
（一）在本制度框架下，學(xué)校各部門可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)行政部備案后，與本制度具有同等效力。
（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。
附表檔案員職責(zé)
1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管學(xué)校檔案；積極開展檔案的提供利用工作；
2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。
3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。
4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊(cè)》做好文件索引，以便查找。
公司檔案管理制度4
第一章總則
第一條為加強(qiáng)zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡(jiǎn)稱“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)會(huì)計(jì)資料檔案的科學(xué)管理，保證會(huì)計(jì)資料的完整安全，更好地服務(wù)于公司的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》和《zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。
第二條本制度所指的會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四部分。
第三條本制度適用于公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、lng站、永平站、榆煉站。
第二章組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第四條公司財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常管理及保管工作。
第五條公司機(jī)關(guān)綜合辦公室為公司所有會(huì)計(jì)檔案的最終歸檔部門。
第三章會(huì)計(jì)檔案管理范圍
第六條會(huì)計(jì)檔案一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四部分。
(一)會(huì)計(jì)憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
(二)會(huì)計(jì)賬簿包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
(三)會(huì)計(jì)報(bào)表主要有財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)及月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財(cái)務(wù)情況說明書等)。
(四)經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等、實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料等由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門進(jìn)行保管。
第四章會(huì)計(jì)檔案的整理立卷
第七條每月的會(huì)計(jì)資料，在次月15日前整理立卷或裝訂成冊(cè)。
第八條會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的.辦法對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。
(一)分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報(bào)表，四類文字資料及其他;
(二)檔案形成統(tǒng)一：案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;
(三)管理要求統(tǒng)一：建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄;會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)，報(bào)表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。
第九條會(huì)計(jì)憑證的立卷
(一)按月立卷：次月將裝訂成冊(cè)的憑證，統(tǒng)一登記至?xí)?jì)檔案保管清冊(cè)。
(二)憑證裝訂
1.會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：
(1)分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全;
(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對(duì)大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;
(3)整理檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因，再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號(hào)碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集)，根據(jù)集團(tuán)裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)。
2.會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：
(1)用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上三個(gè)針眼，實(shí)行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米，以保證裝訂牢固，美觀大方。
3.會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號(hào)，按編號(hào)順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào)，以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：?jiǎn)挝幻Q、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。
第十條會(huì)計(jì)賬簿的立卷
各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它賬簿應(yīng)按年整理立卷。基本要求是：
(一)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容;
(二)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù);
(三)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序：會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底;
(四)保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊(cè);
(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起;
(六)會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;
(七)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章;
(八)裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。
第十一條會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂
會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，年度終了統(tǒng)一立卷保管。
會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂要求：
(一)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全，整理報(bào)表頁數(shù)，上邊和左邊對(duì)齊壓平，防止折角;如有損壞部位，應(yīng)對(duì)其修補(bǔ)后，完整無缺地裝訂;
(二)會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)椋簳?huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底。
第十二條其他會(huì)計(jì)核算資料的立卷
會(huì)計(jì)核算其他會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)按時(shí)整理立卷，要求如下：
(一)分類整理，按順序排列，檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。
第五章會(huì)計(jì)檔案的歸檔
第十三條當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管一年，期滿后于次年1月10號(hào)前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中，需財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門會(huì)計(jì)檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移
交，由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人、綜合辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會(huì)計(jì)檔案移交單》(一式兩份)，一份交予財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門會(huì)計(jì)檔案管理人員保管，、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十四條會(huì)計(jì)檔案的保管
會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。
第十五條機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原檔案管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清單，將全部案卷逐一移交，接管人員逐一接收。
第六章會(huì)計(jì)檔案的借閱使用
第十六條財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案清單和借閱登記冊(cè)。
第十七條檔案在財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門保管期間，凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員，須經(jīng)總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊(cè)，不得抽換，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出，如遇特殊情況，須經(jīng)總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)。
第十八條會(huì)計(jì)檔案移交辦公室后，凡需借閱會(huì)計(jì)檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù)，具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。
第七章會(huì)計(jì)檔案的保管期限
第十九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類，具體見附件一。
第二十條會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第二十一條會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。
第八章會(huì)計(jì)檔案的銷毀
第二十二條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀：
(一)由綜合辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)需經(jīng)總會(huì)計(jì)師、經(jīng)理審批。
(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，綜合辦公室和財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告總會(huì)計(jì)師、經(jīng)理。
第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
第九章附則
第二十四條本制度由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。
第二十五條本制度未盡事宜，按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行
公司檔案管理制度5
一、目的
為規(guī)范公司檔案資料管理，增強(qiáng)公司檔案資料的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同(包括勞動(dòng)合同)、工程資料、業(yè)主/客戶資料、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、檔案資料管理員
公司的檔案資料管理由總經(jīng)理/副總經(jīng)理指定檔案資料管理員負(fù)責(zé)，各部門資料如各部門負(fù)責(zé)人指定檔案資料管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)
1、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
2、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
3、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
4、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
5、保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實(shí)行“及時(shí)歸檔”及“年度歸檔”制度，即：日常工作時(shí)間公司來往文件/業(yè)主資料的歸檔及每年二月份為公司檔案資料歸檔。
2、各主管部門負(fù)責(zé)人應(yīng)積極配合與支持檔案管理員各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。
3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據(jù)公司實(shí)際情況及檔案資料的實(shí)際使用性實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類根據(jù)公司的實(shí)際情況及檔案資料的查找實(shí)用性歸檔。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案資料的保存期限
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
1、永久保存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;(5)財(cái)務(wù)報(bào)表;(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計(jì)圖;(9)工程資料及業(yè)主資料檔案;(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
2、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類;(2)會(huì)計(jì)憑證;(3)事業(yè)計(jì)劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
3、5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。
4、1年保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。
5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
七、檔案的借閱
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)借閱的檔案資料的部門負(fù)責(zé)人及公司總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn);借閱詳細(xì)的業(yè)主資料檔案必須由部門負(fù)責(zé)人報(bào)公司副總經(jīng)理/總經(jīng)理批準(zhǔn)后借閱。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)公司總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
7、會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部自行保管。會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。
八、檔案的銷毀
1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交副總經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3、凡屬于密級(jí)的.檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理/副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。
九、罰則
1、無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報(bào)批評(píng)。
2、公司各部門員工凡泄露公司檔案資料，經(jīng)核實(shí)情況屬實(shí)，并無其他正當(dāng)理由的，公司將按情節(jié)的輕重進(jìn)行處理。嚴(yán)重者將給予辭退處理。對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng)。
3、公司各部門員工不按借閱期限歸還檔案資料的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。
4、公司各部門員工遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案，泄露秘密的，經(jīng)核實(shí)情況屬實(shí)，并無其他正當(dāng)理由的，公司將按情節(jié)的輕重進(jìn)行處理。嚴(yán)重者將給予辭退處理。
十、本管理規(guī)定自公布之日起實(shí)施。
公司檔案管理制度6
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)各級(jí)黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體(以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān))檔案工作，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國(guó)家檔案資源，為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分。
機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。
第四條機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。
國(guó)家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負(fù)責(zé)中央和國(guó)家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門在上級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時(shí)，以進(jìn)入相關(guān)場(chǎng)所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。
中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對(duì)本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。
第五條機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。
機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。
第六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。
檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi)，檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi)，檔案信
息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財(cái)政預(yù)算。
第二章機(jī)構(gòu)和人員
第七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)(或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu)，下同)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng)。
第八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)。不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門。檔案工作負(fù)責(zé)部門的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性。
經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意，辦公地點(diǎn)相對(duì)集中且條件成熟的縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的多個(gè)機(jī)關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu)，對(duì)相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。
第九條機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(以下簡(jiǎn)稱機(jī)關(guān)檔案部門)應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員，承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。
縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當(dāng)數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。
第十條機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：
(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報(bào)檔案行政管理部門備案;
(二)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計(jì)劃;
(三)對(duì)機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);
(四)負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府信息公開工作;
(五)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作，推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;
(六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度報(bào)告制度，定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案;
(七)負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣傳、教育活動(dòng);
(八)對(duì)檔案工作中取得突出成績(jī)的部門或個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出表彰獎(jiǎng)勵(lì)建議;對(duì)違反檔案管理要求的部門或個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出處理建議。
第十一條機(jī)關(guān)通過政府購(gòu)買服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會(huì)化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識(shí)別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì)化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T68)規(guī)定。
第十二條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。
檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識(shí)背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
不具備前述知識(shí)背景的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)。
第十三條檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。
第三章基礎(chǔ)設(shè)施
第十四條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等。
檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置。
縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時(shí)，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。
第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。
閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同類型檔案閱覽需求，適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。
檔案庫房面積應(yīng)當(dāng)滿足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長(zhǎng)量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測(cè)算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測(cè)算。
整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等用房面積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開展需要。
第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。
檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應(yīng)當(dāng)防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護(hù)。
檔案庫房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層，地處濕潤(rùn)地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條檔案辦公用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ67)規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。
檔案庫房?jī)?nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施，不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點(diǎn)，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。
第十八條檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國(guó)家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺(tái)、檔案梯、移動(dòng)置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要。
檔案庫房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kN/m或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。
第十九條檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報(bào)警設(shè)備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。
保存重要檔案或具備條件的，應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。
第二十條檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝甲級(jí)防火門，配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備。
第二十一條檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施，可以選擇設(shè)置智能門禁識(shí)別、紅外報(bào)警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。
第二十二條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測(cè)、消防報(bào)警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第五章要求。
縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的，應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
第四章管理要求
第一節(jié)一般規(guī)定
第二十三條機(jī)關(guān)檔案包括：
(一)文書、科技(科研、基建、設(shè)備)、人事、會(huì)計(jì)檔案;
(二)機(jī)關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案;
(三)照片、錄音、錄像等音像檔案;
(四)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案;
(五)印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案;
(六)其他檔案。
前款(一)(二)(三)項(xiàng)包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。
第二十四條機(jī)關(guān)全部檔案構(gòu)成一個(gè)全宗。機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的，維持原全宗不變。
機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立并定期完善全宗卷。全宗卷應(yīng)當(dāng)包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內(nèi)容，編制要求按照《全宗卷規(guī)范》(DA/T12)執(zhí)行。
第二十五條機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準(zhǔn)確及時(shí)，利用簡(jiǎn)捷方便，開發(fā)實(shí)用有效。
涉及國(guó)家秘密檔案的管理應(yīng)當(dāng)符合保密管理的相關(guān)規(guī)定。
第二節(jié)形成與收集
第二十六條機(jī)關(guān)履行職責(zé)過程中應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料。機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持形成符合要求的歸檔文件材料。
文件材料形成時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用耐久、可靠、滿足長(zhǎng)期保存需求的記錄載體和記錄方式。
歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整。
第二十七條機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管。下列文件材料應(yīng)當(dāng)納入收集范圍。
機(jī)關(guān)在日常公務(wù)活動(dòng)中形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)處理專項(xiàng)工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動(dòng)等形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)承擔(dān)重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研課題等形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料;機(jī)關(guān)向社會(huì)和個(gè)人征集的、與機(jī)關(guān)有關(guān)文件材料等。
第二十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審查同意后施行。機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或工作職能發(fā)生變化時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。
文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)全面、系統(tǒng)反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。人事、會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限從其專門規(guī)定。
機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報(bào)機(jī)關(guān)審查同意后施行。
第二十九條文書檔案的收集范圍按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》制定執(zhí)行。
會(huì)計(jì)、科研、基建檔案收集范圍應(yīng)當(dāng)分別符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA/T2)、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DA/T28)及《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》規(guī)定。
照片檔案的收集范圍應(yīng)當(dāng)符合《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821)和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(DA/T50)規(guī)定。
其他門類檔案收集范圍按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十條電子文件應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集。收集的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》(DA/T46)、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》(DA/T63)等規(guī)定。
第三節(jié)整理與歸檔
第三十一條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分類方案。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)，便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類方案一經(jīng)確定，應(yīng)當(dāng)保持一致，不得隨意變動(dòng)。
機(jī)關(guān)檔案分類方案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。
第三十二條機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用，逐步推進(jìn)卷件融合管理。
文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件(張)等為單位進(jìn)行整理。科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理。整理方法分別按照相應(yīng)要求執(zhí)行。
第三十三條機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)逐卷或逐件編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)當(dāng)指代單一，體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合《檔號(hào)編制規(guī)則》(DA/T13)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，不同載體或形式的檔號(hào)編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。
機(jī)關(guān)檔案門類宜按照文書(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、會(huì)計(jì)(KU)、專業(yè)(ZY)、照片(ZP)、錄音(LY)、錄像(LX)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(SJ)、公務(wù)電子郵件(YJ)、網(wǎng)頁信息(WY)、社交媒體(MT)、實(shí)物檔案(SW)設(shè)置一級(jí)門類代碼，按照科研(KJ·KY)、基建(KJ·JJ)、設(shè)備(KJ·SB)設(shè)置科技檔案二級(jí)門類代碼。專業(yè)檔案按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置二級(jí)門類代碼。
第三十四條機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)編制檢索工具，滿足手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索需要。
機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)進(jìn)行著錄。傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)詳細(xì)著錄背景、人物、來源等信息。檔案著錄應(yīng)當(dāng)與目錄編制、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對(duì)應(yīng)。
第三十五條機(jī)關(guān)檔案經(jīng)文書或業(yè)務(wù)部門整理完畢后，應(yīng)當(dāng)在第二年6月底前向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔;采用辦公自動(dòng)化或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的，應(yīng)當(dāng)隨辦隨歸。歸檔時(shí)間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。
歸檔時(shí)交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行交接手續(xù)。機(jī)關(guān)檔案實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸的，還應(yīng)當(dāng)按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù)。任何部門和人員不得將應(yīng)歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第三十六條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件。電子文件需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的，紙質(zhì)文件不需再行實(shí)體簽名、實(shí)體蓋章。
滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件，以及無法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進(jìn)行歸檔。
第四節(jié)保管與保護(hù)
第三十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案載體的不同要求對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。檔案存儲(chǔ)和保管應(yīng)當(dāng)確保實(shí)體安全和信息安全。
機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定檔案管理并定期組織演練，以應(yīng)對(duì)突發(fā)事件和自然災(zāi)害。檔案管理應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)納入機(jī)關(guān)總體應(yīng)急預(yù)案。
第三十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。庫房溫濕度應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。
檔案庫房不得存放與檔案保管、保護(hù)無關(guān)的物品。
第三十九條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測(cè)和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié);定期檢查維護(hù)檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)轉(zhuǎn);定期清掃除塵，保持庫房清潔;定期采取措施，防治鼠蟲霉等。
第四十條機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)定期組織人員對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)保管狀況進(jìn)行檢查，定期對(duì)電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺(tái)賬。
第四十一條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)受損、易損檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)保持檔案內(nèi)容的完整，盡量維持檔案的'原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)當(dāng)做好登記和檢查工作，必要時(shí)進(jìn)行復(fù)制備份，做出修復(fù)說明。
第四十二條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為檔案工作人員配備勞動(dòng)保護(hù)用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害健康。
第五節(jié)鑒定與銷毀
第四十三條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。鑒定工作應(yīng)當(dāng)在檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制下進(jìn)行，由辦公廳(室)負(fù)責(zé)人主持，檔案部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員組成鑒定小組共同開展，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。
鑒定結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)形成鑒定。對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注;對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定予以銷毀。
第四十四條經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀。
(一)機(jī)關(guān)檔案部門編制檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀檔案的檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、形成時(shí)間、應(yīng)保管期限、已保管時(shí)間和銷毀時(shí)間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制報(bào)請(qǐng)審核批準(zhǔn);
(二)機(jī)關(guān)分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見;
(三)機(jī)關(guān)檔案部門組織檔案銷毀工作，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。
第四十五條檔案銷毀應(yīng)當(dāng)在指定場(chǎng)所進(jìn)行。
電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場(chǎng)所銷毀離線存儲(chǔ)介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確保電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。銷毀時(shí)應(yīng)當(dāng)留存電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件元數(shù)據(jù)，并在管理過程元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志中自動(dòng)記錄銷毀活動(dòng)。
涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國(guó)家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。
第六節(jié)利用與開發(fā)
第四十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極開展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，根據(jù)檔案的密級(jí)、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批手續(xù)。機(jī)關(guān)保管的檔案對(duì)外提供利用的，需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
利用檔案應(yīng)當(dāng)履行查閱手續(xù)，進(jìn)行檔案查閱登記和利用效果反饋記錄。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)利用活動(dòng)及時(shí)跟蹤和監(jiān)督。
第四十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》等有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館提供主動(dòng)公開的政府信息文件資料。
第四十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發(fā)揮檔案價(jià)值。
全宗介紹、組織沿革等應(yīng)當(dāng)納入全宗卷管理。
第四十九條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，擴(kuò)展檔案開發(fā)的力度和深度。
第七節(jié)統(tǒng)計(jì)與移交
第五十條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立完善統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)等情況定期統(tǒng)計(jì)并建立完備的臺(tái)賬。
統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統(tǒng)計(jì)分析。
第五十一條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，匯總分析當(dāng)年檔案工作情況形成年度報(bào)告，報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門、上級(jí)檔案部門。
機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。
第五十二條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)與檔案原件一并移交。
機(jī)關(guān)向國(guó)家綜合檔案館移交前，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級(jí)變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。
第五十三條電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國(guó)家綜合檔案館移交，也可按本規(guī)定第五十二條與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。
電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。在線移交應(yīng)當(dāng)通過檔案行政管理部門指定的電子檔案接收系統(tǒng)和專用網(wǎng)絡(luò)，不得通過未設(shè)置安全可靠措施的互聯(lián)網(wǎng)移交。
電子檔案移交后，機(jī)關(guān)繼續(xù)留存的，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。
第五十四條機(jī)關(guān)撤銷或合并的，檔案移交按照下列辦法進(jìn)行。
(一)撤銷機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)當(dāng)由有關(guān)主管機(jī)關(guān)代管或按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;
(二)撤銷機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)的，其檔案不得分散，可由其中一個(gè)機(jī)關(guān)代管或向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;
(三)一個(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案應(yīng)當(dāng)移交給合并后的機(jī)關(guān)代管或向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交;
(四)機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷的，其檔案由主管機(jī)關(guān)代管，屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的可按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。
第五章信息化建設(shè)
第五十五條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化工作，將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃。
機(jī)關(guān)檔案信息化工作應(yīng)當(dāng)與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)、檔案館信息化建設(shè)協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享共用。
第五十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。數(shù)字檔案室建設(shè)按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》執(zhí)行。
第五十七條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，有序開展檔案數(shù)字化工作。
檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)符合真實(shí)性管理要求，數(shù)字化過程的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)收集齊全，數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。
第五十八條紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31)執(zhí)行，錄音錄像檔案數(shù)字化按照《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T62)執(zhí)行。其他傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的全文識(shí)別，將現(xiàn)有圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文本信息，便于檢索和開發(fā)利用。
第五十九條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，數(shù)據(jù)庫質(zhì)量符合《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。
各門類傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)數(shù)字化元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)元數(shù)據(jù)庫融合管理。
第六十條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立電子文件歸檔與電子檔案管理制度，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894)確定的職責(zé)與分工開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作。
第六十一條機(jī)關(guān)配備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足檔案信息化的管理需要并適當(dāng)冗余、方便擴(kuò)展。
機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)配置獨(dú)立的專業(yè)服務(wù)器和專用存儲(chǔ)設(shè)備。服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足高效、可用、可擴(kuò)展等要求。
機(jī)關(guān)在電子政務(wù)云或自建私有云上建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的，其計(jì)算資源、存儲(chǔ)資源和安全防范等應(yīng)當(dāng)滿足電子文件和電子檔案管理要求。不得使用電子政務(wù)云之外的其他公有云存儲(chǔ)管理電子文件、電子檔案。
第六十二條機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)開展鑒定、整理工作，實(shí)施預(yù)歸檔。
電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求。電子檔案管理系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)當(dāng)參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T29194)以及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。
電子檔案管理系統(tǒng)等級(jí)保護(hù)不得低于二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)保護(hù)等級(jí)應(yīng)當(dāng)與電子檔案最高密級(jí)相適應(yīng)。使用電子政務(wù)云服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與電子政務(wù)云管理機(jī)構(gòu)明確安全管理責(zé)任。
第六十三條電子檔案的文件格式和質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)齊全完整，滿足長(zhǎng)期保存和同級(jí)國(guó)家綜合檔案館進(jìn)館要求。
第六十四條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為電子檔案安全存儲(chǔ)配置在線存儲(chǔ)系統(tǒng)。在線存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)實(shí)施容錯(cuò)技術(shù)方案，定期掃描、診斷存儲(chǔ)設(shè)備。
第六十五條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)制定電子檔案?jìng)浞莘桨负筒呗裕捎么艓А⒁淮涡钥啼浌獗P、硬磁盤等離線存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)電子檔案實(shí)行離線備份。具備條件的，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案進(jìn)行近線備份和容災(zāi)備份。
機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要制定電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移方案和策略，轉(zhuǎn)換與遷移活動(dòng)應(yīng)當(dāng)記入電子檔案管理過程元數(shù)據(jù)。
第六十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴(yán)防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。
第六章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第六十七條有下列情形之一的，由縣級(jí)以上檔案行政管理部門單獨(dú)或聯(lián)合有關(guān)部門，或由本單位給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。
(一)檔案收集、整理、移交做出顯著成績(jī)的;
(二)檔案保管、保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的;
(三)檔案利用、開發(fā)取得突出效果的;
(四)檔案學(xué)理論研究、檔案科研做出重要貢獻(xiàn)的;
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)，表現(xiàn)突出的;
(六)從事專(兼)職檔案工作滿15年的。
第六十八條有下列行為之一的，由縣級(jí)以上檔案行政管理部門責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的，由有關(guān)主管部門對(duì)機(jī)關(guān)直接負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人員依法給予處分;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
(一)機(jī)關(guān)未統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)檔案或未按規(guī)定形成、收集檔案的;
(二)機(jī)關(guān)未按規(guī)定設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)或未指定檔案工作負(fù)責(zé)部門，未按要求配備專(兼)職檔案工作人員的;
(三)將機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料據(jù)為己有，拒絕移交機(jī)關(guān)檔案部門的;
(四)檔案管理不符合檔案安全保護(hù)要求的;
(五)拒不按照國(guó)家規(guī)定向國(guó)家綜合檔案館移交檔案的;
(六)明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的;檔案工作人員、對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
第七章附則
第六十九條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。事業(yè)單位、《社會(huì)團(tuán)體登記管理?xiàng)l例》界定的社會(huì)團(tuán)體可參照?qǐng)?zhí)行。
第七十條本規(guī)定自20xx年1月1日起施行.
公司檔案管理制度7
檔案管理工作由綜合部總負(fù)責(zé)，各部門協(xié)助管理。
一、文件檔案的管理
1、各類公文材料收文由綜合部統(tǒng)一處理。綜合部由專人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作；
2、各類文件檔案的整理、保護(hù)工作由綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，以確保檔案的完整及價(jià)值的發(fā)揮；
3、政府部門下發(fā)的紅頭文件正本必須交綜合部存檔；
4、各部門每月月底前將重要的、有價(jià)值的文件、合同等交綜合部統(tǒng)一存檔；
5、各部門的各類專業(yè)檔案，部門應(yīng)及時(shí)與綜合部交接存檔，以便查閱、利用；
6、各類文件檔案要妥善保管，任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場(chǎng)所，避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
二、工程技術(shù)檔案的管理
1、工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)全部工程的檔案管理工作，組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件，組織審查、接收各合作單位（勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理）編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔；
2、勘測(cè)設(shè)計(jì)單位應(yīng)做好工程項(xiàng)目的勘測(cè)、設(shè)計(jì)文件的收集整理工作，并按要求向建設(shè)單位工程技術(shù)部移交檔案；
3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖，匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程技術(shù)部；
4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程技術(shù)部，并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。
三、檔案管理規(guī)范
為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本規(guī)范。
（一）歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的'文件資料。
（二）公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負(fù)責(zé)，檔案管理員保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
（三）資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實(shí)行“及時(shí)歸檔”制度，即：資料辦理者應(yīng)及時(shí)將原始資料交檔案管理員登記歸檔，各部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持；
2、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔；
3、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的性質(zhì)確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。
（四）檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各部門經(jīng)理及公司員工借閱檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)；
2、檔案借閱者必須做到：
①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
（五）檔案的銷毀
1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料；
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行；
3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀；
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存；
5、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。
公司檔案管理制度8
第一章總則
一、目的
為規(guī)范公司客戶檔案管理，增強(qiáng)公司客戶檔案的實(shí)用性、有效性和保密性，促進(jìn)銷售工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。
二、范圍
與公司發(fā)生業(yè)務(wù)或即將發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶，即企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理范圍。
三、職責(zé)
公司銷售檔案管理由營(yíng)銷總監(jiān)總負(fù)責(zé)；各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門客戶檔案管理；人力資源部為本制度的監(jiān)督、處罰部門。
第二章檔案的內(nèi)容和建檔方法
一、客戶檔案的內(nèi)容包括以下四項(xiàng)資料：
1、客戶基礎(chǔ)資料。客戶基礎(chǔ)資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；經(jīng)營(yíng)管理者、法人（這三項(xiàng)應(yīng)包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng)業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。
2、客戶特征。服務(wù)區(qū)域、銷售能力、發(fā)展?jié)摿Α⒔?jīng)營(yíng)觀念、經(jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規(guī)模（職工人數(shù)、銷售額等）、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。
3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷售實(shí)績(jī)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4、交易活動(dòng)現(xiàn)狀。主要包括客戶的銷售活動(dòng)狀況、存在的'問題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來的對(duì)策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現(xiàn)的信用問題等。
二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經(jīng)銷商客戶檔案，區(qū)域提供，二是終端客戶檔案，業(yè)務(wù)部和營(yíng)業(yè)部提供。具體內(nèi)容見《經(jīng)銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。
三、建檔方法
銷售人員接待或拜訪客戶后，當(dāng)天登陸客戶管理系統(tǒng)填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進(jìn)一步了解，每月最少完善一次。客戶檔案不及時(shí)更新，銷售人員違反每次罰款20元。
第四章保密規(guī)定
一、公司客戶檔案密級(jí)為機(jī)密級(jí)檔案，分級(jí)管理。公司級(jí)檔案由營(yíng)銷總監(jiān)負(fù)責(zé)管理，營(yíng)銷總監(jiān)、營(yíng)銷副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱，其他人查閱需營(yíng)銷總監(jiān)批準(zhǔn)；部門級(jí)客戶檔案由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)管理，其他人查閱需營(yíng)銷副總批準(zhǔn)部門經(jīng)理批準(zhǔn)；個(gè)人級(jí)客戶檔案由銷售人員負(fù)責(zé)管理，他人查閱需部門經(jīng)理批準(zhǔn)。
二、檔案的保存
公司檔案以客戶檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，營(yíng)銷總監(jiān)為系統(tǒng)管理員，每月1日對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。
三、客戶檔案的查閱
1、查閱公司的客戶檔案必須經(jīng)過審批。填寫《查閱檔案審批表》，經(jīng)本部門經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，檔案管理負(fù)責(zé)人才可以讓其查閱。
2、未經(jīng)審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審批，擅自將客戶檔案賬號(hào)提供給人查閱，每次處50元罰款。
公司檔案管理制度9
物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。
第一章、總則
檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。
第二章、檔案分類
一、綜合類
（一）公司發(fā)起人協(xié)議書、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗(yàn)資報(bào)告、可行性報(bào)告，各種請(qǐng)示、申請(qǐng)報(bào)告、評(píng)審意見書、認(rèn)股書等；
（二）公司編文號(hào)的全部文件；
（三）公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、專業(yè)委員會(huì)、總裁辦公會(huì)、業(yè)務(wù)聯(lián)席會(huì)等會(huì)議文件；
（四）公司大型活動(dòng)策劃方案及有關(guān)資料，制訂實(shí)施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變，啟用新印章的通知批復(fù)；
（五）公司的各種請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)部門的批復(fù)；
（六）集團(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件；
（七）政府各級(jí)部門發(fā)送的文件；
（八）公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議紀(jì)錄，辦公會(huì)議記錄，黨委會(huì)議記錄及其它研究重大問題的會(huì)議記錄；
（九）介紹信、信函存根、電報(bào)底稿；
（十）公司檔案的交接清冊(cè)和銷毀清冊(cè)；
（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。
二、經(jīng)營(yíng)管理類
（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；
（二）公司下達(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況；
（三）公司各部經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)；
（四）公司和業(yè)務(wù)部門對(duì)外簽訂的協(xié)議、合同；
（五）上級(jí)部門制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。
三、財(cái)務(wù)類
（一）年度審計(jì)報(bào)告；
（二）年初預(yù)算報(bào)告；
（三）財(cái)務(wù)分析報(bào)告；
（四）財(cái)務(wù)存檔資料、文件目錄。
四、人事類
（一）公司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報(bào)及上級(jí)批復(fù)；
（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊(cè)
（三）職工獎(jiǎng)懲情況記錄；
（四）職工的轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料；
（五）勞動(dòng)工資報(bào)表（年報(bào)）；
（六）有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)基金和福利基金的開支情況資料
五、行政類
（一）固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊(cè)報(bào)表和資料；
（二）基建工程的申報(bào)、批復(fù)，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）；
（三）購(gòu)買固定資產(chǎn)計(jì)劃、資料。
六、工程類
接管物業(yè)的工程資料，在退出時(shí)交還下個(gè)物業(yè)公司。
備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。
第三章、檔案保管
一、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級(jí)公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。
二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。
三、各職能部門和二級(jí)公司、控股公司管理的檔案報(bào)送目錄到檔案室備案。
四、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。
五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的`保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施進(jìn)行處理。
六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度，對(duì)每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第四章、檔案借閱
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。
三、查閱和借閱檔案的人員，必須對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé)，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項(xiàng)只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn)，外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。
四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺辦理借閱手續(xù)，認(rèn)真填寫檔案使用登記表。
第五章、立卷歸檔
一、公司實(shí)行部門立卷，各職能部門、二級(jí)公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。
二、歸檔時(shí)間：各部門、二級(jí)公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級(jí)下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會(huì)計(jì)檔案資料由財(cái)務(wù)部存檔。
三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級(jí)公司、控股公司須認(rèn)真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。
二、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責(zé)任人要受到經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失的對(duì)直接責(zé)任者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。
公司檔案管理制度10
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等
3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等
6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等
7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等
9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買、訂購(gòu)的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
公司資料檔案安全管理辦法
1、目的
為了加強(qiáng)公司的檔案管理和保密的工作,更好地為公司的生產(chǎn)(工作)服務(wù)。
2、適用范圍
適用于東莞厚街海清污水處理廠檔案室內(nèi)外各種資料、檔案管理。
3、職責(zé)
3.1 行政部為公司檔案管理的牽頭部門。
3.2 除設(shè)備、財(cái)務(wù)等專門檔案由各相關(guān)部門管理,其余檔案由資料檔案室集中管理。
4、工作程序
4.1 凡是能反映公司主要職能活動(dòng),具有考查利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,均屬歸檔范圍。
4.1.1建廠時(shí)原始設(shè)計(jì)資料,各種招投標(biāo)文件,各種普查、調(diào)查形成的文字材料。其它需要存檔的文字材料。
4.1.2各部門如生產(chǎn)、行政、設(shè)施維修、合同、技術(shù)、保衛(wèi)、設(shè)備、固定資產(chǎn)等管理中形成的各類原始材料。
4.1.3部門制定的各類規(guī)章制度、總結(jié)、報(bào)告及需要?dú)w檔的其它文件。
4.1.4會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、情況匯報(bào),以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議。
4.2 檔案的收集、鑒定與整理
4.2.1檔案管理部門除了通過正常渠道外,應(yīng)經(jīng)常向有關(guān)部門和個(gè)人收集文件資料。有關(guān)部門和個(gè)人應(yīng)主動(dòng)配合,定期檢查應(yīng)存檔資料,主動(dòng)向管理部門資料室移交,在外開會(huì)等帶回的文件資料,應(yīng)及時(shí)向行政部作收文登記,個(gè)人確需的,經(jīng)批準(zhǔn)可以復(fù)印留用。
4.2.2檔案管理部門在收到有關(guān)歸檔資料后,應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容,對(duì)其價(jià)值進(jìn)行鑒定,確定是否存檔。每年六月底前,各檔案管理部門應(yīng)完成上年歸檔資料的清理和歸檔工作。無歸檔和存查價(jià)值的文件資料,經(jīng)過技術(shù)人員鑒定和副總經(jīng)理批準(zhǔn)后可以定期銷毀。凡應(yīng)存檔文件,應(yīng)按內(nèi)容進(jìn)行分類、組卷、裝訂、編號(hào)上架,并編制檢索工具,以便于查找利用。
4.3 檔案管理人員要求
檔案管理是一項(xiàng)保密性較強(qiáng)的工作,從事檔案工作的專(兼)職人員,應(yīng)熱愛檔案事業(yè),不務(wù)名利,遵紀(jì)守法、嚴(yán)守秘密;工作作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、一絲不茍。業(yè)務(wù)上應(yīng)努力學(xué)習(xí),具有一定深度和廣度知識(shí)面,掌握一定的檔案管理專門業(yè)務(wù)知識(shí),熟悉公司所管檔案的特定業(yè)務(wù)的.基本特點(diǎn)和規(guī)律,能夠處理檔案管理中存在的問題,不斷提高自己的工作水平。
4.4檔案管理員崗位職責(zé)
4.4.1努力學(xué)習(xí)、宣傳和執(zhí)行《檔案法》,遵守廠的各項(xiàng)規(guī)章制度,做好本職工作。
4.4.2認(rèn)真按照公司《檔案綜合管理辦法》的要求,按時(shí)完成檔案的收集、整理、組卷和編制檢查等工作。質(zhì)量符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求。
4.4.3耐心細(xì)致地做好其它檔案人員的檔案立卷指導(dǎo)檢查,為合法查閱利用檔案者提供方便條件。
發(fā)揮主觀能動(dòng)性,開展檔案編研工作,提高自己的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)水平。
4.4.4檔案人員必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》,確保黨和國(guó)家及本單位涉密工作的安全。
加強(qiáng)對(duì)檔案材料利用管理,凡屬重大技改、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、經(jīng)濟(jì)數(shù)字、人事材料等檔案,不得向外泄密。
4.4.5嚴(yán)禁非檔案室人員進(jìn)入檔案室。本室人員進(jìn)出時(shí)必須關(guān)鎖好文柜、門窗,檢查安全防盜設(shè)施,以防意外。
4.4.6嚴(yán)禁將檔案機(jī)密材料帶入公共娛樂場(chǎng)所、探親訪友;嚴(yán)禁丟失或泄密。如發(fā)生失泄密事件,應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。
4.4.7如有違反《檔案法》和《保密法》造成損失的,視情節(jié)給予批評(píng)教育或追究相應(yīng)責(zé)任。
4.5檔案查閱制度
4.5.1檔案的查閱。外單位憑證件,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),在指定的閱覽室和規(guī)定的范圍查閱。本單位員工查閱或復(fù)印按《檔案查閱制度》辦理。
4.5.2凡屬本廠管理人員,原則上均可查閱與本職工作范圍有關(guān)的檔案。
4.5.3如需查閱非本職工作或非本部門范圍檔案和重要檔案時(shí),須報(bào)副總經(jīng)理同意后才能查閱。
4.5.4查閱檔案時(shí),須填寫登記簿,不得將檔案帶出室外查閱。如需抄錄或復(fù)印,必須經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.5.5查閱者必須保護(hù)檔案原貌,不得進(jìn)行任何勾劃、涂改、拆損,對(duì)確需拆卷的檔案,必須副總經(jīng)理批準(zhǔn),由檔案人員辦理。
4.5.6嚴(yán)守檔案秘密,不得將檔案內(nèi)容傳與他人,否則發(fā)生后果者,根據(jù)情節(jié)給予處理。
4.6 檔案保管制度
4.6.1檔案室是本廠機(jī)要重地,非本室管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)。
4.6.2每年組卷完成的檔案,必須收集齊全,按時(shí)入庫(柜)并作移交登記。
4.6.3庫房應(yīng)安裝調(diào)溫調(diào)濕設(shè)備,保持室內(nèi)溫度、濕度相對(duì)穩(wěn)定(一般溫度14℃-24℃;濕度45%-60%)。
4.6.4庫房門窗應(yīng)有防盜、防塵設(shè)施,并防止老鼠入侵,并設(shè)置窗簾、窗板等遮陽措施。
4.6.5檔案柜、架應(yīng)按規(guī)定整齊排列,并與墻壁保持適當(dāng)距離。
4.6.6對(duì)所藏檔案要定期檢查,掌握保管情況,定期打掃,清理柜架,確保檔案保存完好無缺。
4.7 檔案室防火安全制度
4.7.1人事檔案、文書檔案室、技術(shù)資料室、財(cái)務(wù)檔案室都是重點(diǎn)防火部位。
4.7.2檔案室必須經(jīng)常保持清潔,室內(nèi)不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蝕性的物品。
4.7.3檔案室不準(zhǔn)吸煙、動(dòng)火、不準(zhǔn)使用電爐,照明燈不得超過60瓦,下班或人不在時(shí)作到人走電斷、燈滅。
4.7.4管理人員翻閱、裝訂檔案時(shí)不得吸煙。
4.7.5閑散無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。
4.7.6檔案室應(yīng)配備必要的消防器材。
公司檔案管理制度11
為明確管理責(zé)任，規(guī)范管理行為，確保各類檔案資料及時(shí)歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。
一、檔案管理原則
公司檔案實(shí)行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案分散管理相結(jié)合的原則。
二、組織
公司綜合管理部設(shè)專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。
三、檔案管理部門的工作職責(zé)
（一）綜合管理部負(fù)責(zé)制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。
（二）財(cái)務(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。
（三）其他部門由部門檔案專人對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。
四、檔案管理人員職責(zé)
（一）負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時(shí)接收和移交檔案；
（二）凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
（三）做到忠于職守，遵守紀(jì)律，嚴(yán)格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。
五、歸檔公司檔案室資料
（一）上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料；
（二）本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；
（三）本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書；
（四）本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)；
（五）本公司制訂的計(jì)劃、方案、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、工作總結(jié)；
（六）綜治工作材料；
（七）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；
（八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)資料；
（九）本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料；
（十）具有保存價(jià)值的電子文本、圖片、音像、影像資料；
（十一）會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)活動(dòng)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)。
六、檔案的收集與歸檔
（一）承辦部門或主辦人應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的'文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。
（二）凡是直接記述和反映公司、部門活動(dòng)的，具有現(xiàn)實(shí)的和長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實(shí)物等)，均須歸檔保存。
（三）管理性檔案在分類立卷時(shí)應(yīng)做到：分年度、分類別、分級(jí)別。黨政文件要分別組卷，密級(jí)文件要單獨(dú)立卷。組卷時(shí)按內(nèi)部特征為主的六個(gè)特征進(jìn)行組卷，盡量把永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。
（四）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
（五）綜合管理部定期對(duì)各部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行檢查。
（六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內(nèi)目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。
七、檔案的保管
（一）公司（或部門）管理的檔案應(yīng)有專柜保存，確保完好不丟失。
（二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；
（三）檔案工作人員應(yīng)確保檔案的質(zhì)量，對(duì)破損和變質(zhì)檔案，及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)組織整改。
（五）每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料以及對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
八、檔案的借閱
必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時(shí)驗(yàn)收注銷。凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機(jī)密以上級(jí)檔案，需經(jīng)公司（部門）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，原則上不外借，確因工作需要，應(yīng)當(dāng)天歸還。
（一）檔案借閱限一周內(nèi)歸還，特殊情況需延期的，須辦理續(xù)借手續(xù)；
（二）借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚；
（三）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當(dāng)事者責(zé)任；
（四）調(diào)走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù)；
（五）原則上不對(duì)外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)后，方可借閱。
（六）歸還檔案時(shí)應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫。
（七）傳真件需存檔時(shí)，應(yīng)將復(fù)印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。
（八）未經(jīng)公司董事長(zhǎng)授權(quán)，任何部門或個(gè)人無權(quán)公開檔案。
九、檔案室保密制度
（一）檔案工作人員必須嚴(yán)格按照檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。
（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定。
（三）凡借閱“絕密”“機(jī)密”級(jí)檔案資料應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借出。
（四）外單位查閱、借閱密級(jí)檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可提供。
（五）秘密檔案不得私自存放，贈(zèng)送并轉(zhuǎn)借他人，個(gè)人外出攜帶機(jī)密級(jí)以上檔案應(yīng)妥善保管，若泄密要追究泄密者責(zé)任。
（六）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得在公開場(chǎng)所談?wù)摫Ｃ軝n案內(nèi)容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。
十、檔案的鑒定與銷毀
鑒定檔案保存價(jià)值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行。公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。確定保管期限的原則是：
（一）反映公司主要職能和重要經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案定為永久保存；
（二）反映公司一般經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，具有較長(zhǎng)時(shí)間利用價(jià)值的檔案定為長(zhǎng)期保存，其期限為16―50年；
（三）對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有參考利用價(jià)值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內(nèi)。
（四）檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對(duì)每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員修改、補(bǔ)充。
（五）經(jīng)過一定時(shí)間后確無保存價(jià)值的檔案，或者原有情況已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可銷毀。
（六）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊(cè)上簽字。
十一、本管理制度最終解釋權(quán)歸綜合管理部。
十二、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
公司檔案管理制度12
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。
2、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的`文件、紀(jì)要、決定等
3、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件
4、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告
5、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等相關(guān)文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類文件應(yīng)由總經(jīng)理辦公室安排專人保管。
2、保管人員需根據(jù)文件內(nèi)容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類保存。
3、檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續(xù)，登記《檔案借閱審批表》由部門負(fù)責(zé)人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
4、借閱的檔案應(yīng)如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
四、檔案銷毀
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案保管人員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。
3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
公司檔案管理制度13
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。
1.2公司各部門負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。
1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復(fù)印,摘抄,涂改等,屬絕密或機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,各部門保密文件由各部門部長(zhǎng)審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標(biāo)準(zhǔn),特殊類型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到210mm*297mm尺寸標(biāo)準(zhǔn)。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門已開始向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的'電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
■在'無紙化'計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于光盤或移動(dòng)硬盤類能夠脫機(jī)保存的載體上,并對(duì)有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。
■用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮方法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
■用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對(duì)設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
■用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)必須保證收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。
■由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。
■計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法:
■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第三套,異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作。
■本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。
■存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、日期、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。
■原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。
3.2文字說明的編寫要求:
■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。
■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫文字說明。
3.3聲像檔案存放期間定期對(duì)底片、膠片進(jìn)行檢查。
3.4底片冊(cè)、錄音、錄像帶、軟盤,應(yīng)放在專用架內(nèi),嚴(yán)禁擠壓堆放,并避開磁場(chǎng)源。對(duì)存放的照片要定期檢查。
3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借使用。
公司檔案管理制度14
公司檔案室規(guī)章管理制度（通用8篇）
在社會(huì)一步步向前發(fā)展的今天，接觸到制度的地方越來越多，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編收集整理的公司檔案室規(guī)章管理制度（通用8篇），希望對(duì)大家有所幫助。
公司檔案室規(guī)章管理制度1
第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄(包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索取：
1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第七條檔案的銷毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，必須編制《檔案銷毀清冊(cè)》，屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
公司檔案室規(guī)章管理制度2
第一條為加強(qiáng)檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標(biāo)書、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測(cè)繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報(bào)表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的收集、整理、報(bào)送、存檔、應(yīng)用及管理工作。
第四條調(diào)度員、測(cè)繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和公司運(yùn)行管理部門是檔案信息資料的來源，負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報(bào)送工作。
第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)部門及時(shí)提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時(shí)，由規(guī)劃建設(shè)管理部進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)繪，及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的，應(yīng)同步更新。
第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從二o一二年一月一日起執(zhí)行。
公司檔案室規(guī)章管理制度3
一、目的為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。
2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個(gè)人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
公司檔案室規(guī)章管理制度4
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫的“業(yè)主概況表”、“業(yè)主公約”、“入住契約”、“前期服務(wù)協(xié)議”、“接房登記表”等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等;
1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)常化。每季度對(duì)檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。
公司檔案室規(guī)章管理制度5
一、總則
1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的`各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。
7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
公司檔案室規(guī)章管理制度6
一、文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件必須歸檔。
7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4.負(fù)責(zé)檔案庫房各項(xiàng)制度的落實(shí)。
5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。
5.接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1.凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2.各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對(duì)濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6.庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。
3.查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。
4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門。
5.對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。
3.借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5.檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無誤時(shí)，方能簽字蓋章。
6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
公司檔案室規(guī)章管理制度7
1、局辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作。
2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目工作的科（股）室起草，局辦公室負(fù)責(zé)審核把關(guān)，登記編號(hào)后報(bào)局長(zhǎng)或局長(zhǎng)授權(quán)的主管副局長(zhǎng)簽發(fā)。
3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對(duì)后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。
4、積極推行辦公自動(dòng)化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔(dān)。
5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(zhǎng)同意，明確印制數(shù)量、完成時(shí)限后，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機(jī)室工作人員辦理，并做好登記。微機(jī)室工作人員不直接接收需打印各種材料。
6、收到上級(jí)機(jī)關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報(bào)局長(zhǎng)批示，按照批示意見送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或責(zé)任部門辦理。
7、辦公室負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢后，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔、個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
9、辦公室對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長(zhǎng)簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。
12、文件收受及傳閱要及時(shí)，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時(shí)，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當(dāng)時(shí)送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)落實(shí)。
13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準(zhǔn)確科學(xué)有效。
14、嚴(yán)把印信使用關(guān)，發(fā)文時(shí)必須由分管局長(zhǎng)同意，然后由局長(zhǎng)簽批后才可打印并使用公章，平時(shí)使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(zhǎng)簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。
15、文書要嚴(yán)格執(zhí)行借閱，保密等項(xiàng)規(guī)章制度。
16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長(zhǎng)簽轉(zhuǎn)。
17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎(jiǎng)勵(lì)等事宜主動(dòng)進(jìn)檔，統(tǒng)一管理。
18、年末文件歸類做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類卷分類科學(xué)，有利用價(jià)值。
公司檔案室規(guī)章管理制度8
一.制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度
二.管理目標(biāo)
客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
三.適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料：
1.收集客戶單位資料
2.客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3.客戶裝修工程文件
4.客戶遷入時(shí)填具之資料
5.客戶資料補(bǔ)充
6.客戶聯(lián)絡(luò)資料
7.緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8.客戶與管理處往來文件
9.客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
10.客戶維修記錄
11.客戶投訴記錄
12.客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
四.注意事項(xiàng)
1.及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2.協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通;
3.做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);
4.接聽客戶投訴，解決客戶投訴;
5.接聽客戶工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。
公司檔案管理制度15
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的.可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
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