高校圖書(shū)資產(chǎn)管理保障探析論文
一、高校圖書(shū)資產(chǎn)管理機制保障
目前，高校圖書(shū)資產(chǎn)分布廣泛，需要在管理機制上進(jìn)行科學(xué)設置，達到管理有序，確保圖書(shū)資產(chǎn)不遺失，實(shí)現高校圖書(shū)資產(chǎn)共享，更好發(fā)揮其價(jià)值。一般來(lái)說(shuō)，高校圖書(shū)資產(chǎn)管理管理機制涵蓋管理體系、管理責任以及管理方案等方面內容。
（一）完善管理體系
針對高校圖書(shū)資產(chǎn)的涵蓋范圍，主要包含圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)、院系資料室圖書(shū)資產(chǎn)以及由科研經(jīng)費購置的散落于科研人員個(gè)人手中的零星圖書(shū)資產(chǎn)。當前，部分高校以“總館-分館”模式實(shí)現了圖書(shū)館與院系資料室之間的整合，但不少高校仍然是相對獨立，圖書(shū)館與院系資料室之間缺乏有效合作，不利于高校圖書(shū)資產(chǎn)的共建共享，而且存在資源的重復購置。同時(shí)，對于由科研經(jīng)費購置的散落于科研人員個(gè)人手中的零星圖書(shū)資產(chǎn)，目前缺乏有效的監管，處于監管失控狀態(tài)。為此，為了對高校圖書(shū)資產(chǎn)進(jìn)行整體性的管理，確保高校圖書(shū)資產(chǎn)的保值增值和資源共享，應當加快構建高校圖書(shū)資產(chǎn)管理體系，使得三部分圖書(shū)資產(chǎn)得到科學(xué)管理，做到應管盡管，同時(shí)明確管理主體。具體來(lái)說(shuō)，可以考慮從三方面構建高校圖書(shū)資產(chǎn)管理體系：一是設立學(xué)校層面由主管校長(cháng)負責的高校圖書(shū)資產(chǎn)管理委員會(huì )，負責統一協(xié)調全校圖書(shū)資產(chǎn)管理；二是設立具體的圖書(shū)資產(chǎn)管理管理主體，統一負責全校圖書(shū)資產(chǎn)管理，可以由校圖書(shū)館負責，也可以由校國有資產(chǎn)管理部門(mén)負責；三是進(jìn)行合理分工，將各類(lèi)圖書(shū)納入管理范圍，由不同主體進(jìn)行科學(xué)管理，一般來(lái)說(shuō)，圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)由圖書(shū)館負責監管，院系資料室及院系教師科研經(jīng)費支出購置圖書(shū)資產(chǎn)由院系資料室負責監管。
（二）明確管理責任
高校圖書(shū)館資產(chǎn)范圍廣，類(lèi)型多，高校不僅需要制定科學(xué)的管理機制，而且需要對各管理主體進(jìn)行責任明確，確保管理機制有效運轉。為此，我們必須針對高校圖書(shū)資產(chǎn)管理體系中的各具體管理主體，制定具有可操作性的管理方案，對各管理主體的管理責任進(jìn)行制度化確定，確保責任明確，保障高校圖書(shū)館資產(chǎn)的科學(xué)化管理，充分發(fā)揮圖書(shū)資產(chǎn)的效用。學(xué)校圖書(shū)資產(chǎn)管理委員會(huì )一般由學(xué)校主管（副）校長(cháng)擔任主任委員，圖書(shū)館負責人、國資委負責人（或財務(wù)處負責人或設備處負責人）擔任副主任委員，各院系及相關(guān)部處負責人擔任委員。為了有效運轉，該委員會(huì )應當指定學(xué)校圖書(shū)館或國資委等單位作為掛靠單位，同時(shí)在掛靠單位設立辦公室，負責學(xué)校圖書(shū)資產(chǎn)管理委員會(huì )的日常工作。一般來(lái)說(shuō)，該委員會(huì )主要負責制定全校性的圖書(shū)資產(chǎn)管理原則、年度圖書(shū)資產(chǎn)采購計劃、重大圖書(shū)資產(chǎn)采購論證、大批量圖書(shū)資產(chǎn)采購招標、院系資料室圖書(shū)采購計劃的審批、各系統圖書(shū)資產(chǎn)的剔舊審批、學(xué)校各系統圖書(shū)資產(chǎn)的共享機制等。大學(xué)圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)是高校圖書(shū)資產(chǎn)的主體部分，一般由校圖書(shū)館按照國有資產(chǎn)管理要求全權負責其圖書(shū)采購與管理，并通過(guò)制定嚴格的采購制度和管理制度建立約束機制；相對獨立的院系資料室圖書(shū)由大學(xué)圖書(shū)館聯(lián)合校國資管理機構進(jìn)行業(yè)務(wù)指導，院系資料室負責日常管理；納入學(xué)校圖書(shū)館管理系統的院系資料室由大學(xué)圖書(shū)館按照“總館-分館”模式進(jìn)行管理；院系師生通過(guò)課題經(jīng)費購置的零星圖書(shū)由院系資料室按照學(xué)校圖書(shū)資產(chǎn)管理委員會(huì )確立的采購規程與原則進(jìn)行指導和管理，可考慮納入院系資料室館藏，由在校在職師生個(gè)人保存或資料室保存。
（三）制定管理方案
無(wú)論是何種管理體制，也無(wú)論涉及多少管理主體，均需要制定符合學(xué)校圖書(shū)資產(chǎn)現狀和國有資產(chǎn)管理原則且具有可操作性的圖書(shū)資產(chǎn)管理方案。該管理方案一般應有校圖書(shū)資產(chǎn)管理委員會(huì )等全校性圖書(shū)資產(chǎn)管理機構負責牽頭規劃制定，主體內容由校圖書(shū)館負責制定涵蓋圖書(shū)采購程序、圖書(shū)管理制度、圖書(shū)館崗位職責等的管理方案，確保圖書(shū)館的有效運轉和圖書(shū)資產(chǎn)的采購、管理等，加強圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)的管理、核算和監督，有效防止圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)的流失。
二、高校圖書(shū)資產(chǎn)管理制度保障
作為國有資產(chǎn)重要組成部分的高校圖書(shū)資產(chǎn)管理，應該嚴格遵守相關(guān)法律規章，通過(guò)制定科學(xué)有效的管理制度，使得高校圖書(shū)資產(chǎn)管理制度化、規范化、科學(xué)化，確保高校圖書(shū)資產(chǎn)的采購、保管、利用、剔舊等圖書(shū)資產(chǎn)管理活動(dòng)有章可循，有法可依。遺憾的是，國內“至今沒(méi)有一套完整的高等院校圖書(shū)資產(chǎn)的管理法規，使得高校圖書(shū)資產(chǎn)管理無(wú)章可循，無(wú)法可依。管理模式和管理制度還滯后于圖書(shū)資產(chǎn)的質(zhì)量、數量和結構的變化”，各種賬實(shí)不符、家底不清、有賬無(wú)物、有物無(wú)賬等混亂現象較為普遍，難以進(jìn)行實(shí)際評估，不能充分地體現圖書(shū)資產(chǎn)的真實(shí)價(jià)值，迫切需要通過(guò)構建高校圖書(shū)資產(chǎn)制度化管理體系，確保高校圖書(shū)資產(chǎn)管理規范、圖書(shū)產(chǎn)權明晰、資源配置合理。
（一）加強圖書(shū)館制度建設，確保圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)管理制度化
圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)是高校圖書(shū)資產(chǎn)的重中之重，確保圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)的規范管理是實(shí)現全校圖書(shū)資產(chǎn)規范管理的前提，為此，必須強化圖書(shū)館制度建設，從圖書(shū)資產(chǎn)管理制度化管理視角，健全圖書(shū)館規章制度，減少圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)從采訪(fǎng)、編目到流通這一交接環(huán)節中的流失，全面實(shí)行統一采購、統一編目、統一加工、統一借閱制度,規范驗收程序，按照國有資產(chǎn)核算制度原則，將館藏圖書(shū)固定資產(chǎn)完整地納入國有資產(chǎn)制度化管理軌道。同時(shí)，切實(shí)加強館藏圖書(shū)借閱制度化管理，確保圖書(shū)館圖書(shū)采購、驗收、典藏、借閱、剔舊、報廢等圖書(shū)全程管理規范化、制度化，進(jìn)一步完善與健全高校圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理的規章制度，使設備購置、驗收入賬、使用、處置、報廢等方面有章可循，有規可查，違章可究，不斷完善圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)管理體制，建立科學(xué)的圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)管理運行機制，合理配置圖書(shū)館館藏圖書(shū)資源，保證圖書(shū)資料資源的連續性、完整性、完好性、共享性。
（二）強化對各種不同渠道獲得的圖書(shū)資產(chǎn)建立相應的管理制度
目前，對高校學(xué)科建設經(jīng)費、科研項目經(jīng)費以及相關(guān)專(zhuān)項經(jīng)費中購置的大量圖書(shū)資產(chǎn)的管理在高校圖書(shū)資產(chǎn)管理過(guò)程中往往容易被忽視，重視不夠，容易導致這部分圖書(shū)資產(chǎn)管理的混亂和造成國有資產(chǎn)的流失，也不利于圖書(shū)資源的共建共享，特別是部分用科研經(jīng)費采購的圖書(shū)，過(guò)去往往長(cháng)期放在少數科研人員手里,易造成丟失，應制訂一個(gè)統一的管理制度,指定專(zhuān)人管理,及時(shí)登記,及時(shí)處理,既保證科研人員能及時(shí)利用，又保證資料不流失。為此，筆者認為，高校國有資產(chǎn)管理部門(mén)應當在加強圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)制度化管理的同時(shí)，協(xié)同學(xué)校設備處、財務(wù)處、科研處、學(xué)科辦等部處，制定嚴格規范、科學(xué)有效的高校學(xué)科建設經(jīng)費、科研項目經(jīng)費等項目經(jīng)費中購買(mǎi)的圖書(shū)資產(chǎn)管理制度。考慮到制度的可操作性，部分高校規定由本校圖書(shū)館負責統一協(xié)調、管理這一部分圖書(shū)資產(chǎn)的管理職能，明確其職責和權利，將全校各類(lèi)經(jīng)費所購置的文獻統一納入圖書(shū)館的管理系統中，并針對不同的情況分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行對待和處理。如南京農業(yè)大學(xué)圖書(shū)館，對所有各類(lèi)經(jīng)費所購置的圖書(shū)一律納入計算機管理系統中；建立了相應的館藏地,制定了對其館藏地不設借閱數量和借閱期限限制的流通規則；但當借閱者離校和退休時(shí)，則必須歸還其所借閱的圖書(shū)，這樣既保證了全校范圍內圖書(shū)資產(chǎn)不會(huì )流失，也方便了圖書(shū)館對資產(chǎn)的管理，取得了較好的效果。
三、高校圖書(shū)資產(chǎn)管理技術(shù)保障
當前，信息網(wǎng)絡(luò )技術(shù)發(fā)展迅速，各高校圖書(shū)館也在信息化的推動(dòng)下大力推進(jìn)數字圖書(shū)館建設，圖書(shū)資產(chǎn)的入館后管理成果納入圖書(shū)管理信息系統，實(shí)現了信息化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò )化管理，基本實(shí)現了圖書(shū)館資產(chǎn)的數字化管理，使得圖書(shū)采購進(jìn)館后，圖書(shū)的編目、典藏、借閱、剔舊等在線(xiàn)處理，使得圖書(shū)資產(chǎn)的變動(dòng)能夠在圖書(shū)管理系統中得到及時(shí)、有效的揭示。通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現高校圖書(shū)資產(chǎn)的科學(xué)管理是未來(lái)高校圖書(shū)資產(chǎn)管理的必經(jīng)之路。
（一）強化技術(shù)意識，掌握圖書(shū)管理系統平臺的應用現狀
高校圖書(shū)資產(chǎn)管理部門(mén)必須要樹(shù)立技術(shù)意識，對業(yè)界當前技術(shù)管理動(dòng)態(tài)具有高度的敏感性，揭示了解國內外高校圖書(shū)資產(chǎn)信息化管理的'最新?tīng)顩r和發(fā)展趨勢。由于高校圖書(shū)資產(chǎn)范圍廣，不僅僅包含高校圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)，而且涉及各類(lèi)課題經(jīng)費支付獲取的圖書(shū)資產(chǎn)，且分布比較分散，散落于各院系資料室（或分館）以及師生個(gè)人手中，按照傳統管理手段，難以有效揭示現有圖書(shū)資產(chǎn)的分布現狀，更不利于高校圖書(shū)資產(chǎn)的共享。為此，為適應當前信息網(wǎng)絡(luò )社會(huì )的深入發(fā)展以及圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò )化、自動(dòng)化管理的趨勢，高校圖書(shū)資產(chǎn)的管理應該主動(dòng)順應信息發(fā)展趨勢，自覺(jué)樹(shù)立技術(shù)自覺(jué)，及時(shí)掌握高校圖書(shū)管理系統平臺的應用現狀，結合本校圖書(shū)資產(chǎn)管理的現狀和圖書(shū)資產(chǎn)的分布狀況，通過(guò)與學(xué)校科研部門(mén)、信息服務(wù)部門(mén)、財務(wù)管理部門(mén)、國有資產(chǎn)管理部門(mén)以及校圖書(shū)館、各院系等多部門(mén)密切協(xié)作，規劃出臺符合各學(xué)校自身發(fā)展現狀的具有可操作性的圖書(shū)資產(chǎn)技術(shù)管理方案，明確責任主體及其具體責任，確保全校在圖書(shū)資產(chǎn)技術(shù)管理問(wèn)題上統一認識與協(xié)作推進(jìn)。
（二）整合技術(shù)平臺，實(shí)現全校圖書(shū)資產(chǎn)的統一揭示和管理
隨著(zhù)我國現代化技術(shù)的不斷提高和普及，各高校也在不斷運用信息化技術(shù)手段提高各部門(mén)的管理質(zhì)量，縱觀(guān)當前高校圖書(shū)資產(chǎn)的管理現狀，各高校圖書(shū)館基本上均實(shí)現了圖書(shū)資產(chǎn)的信息化管理，有的高校利用國內相關(guān)圖書(shū)信息系統管理平臺，如匯文圖書(shū)管理信息系統、金蝶圖書(shū)管理信息系統，有的高校利用國際上應用較為廣泛的圖書(shū)信息系統管理平臺，如Horizon管理信息系統、Aleph管理信息系統等，基本實(shí)現了圖書(shū)的編目、查詢(xún)及讀者信息的管理以及圖書(shū)的采購、編目、下架、遺失等圖書(shū)管理環(huán)節的在線(xiàn)化和智能化，有效提高了圖書(shū)館圖書(shū)管理水平。為了實(shí)現當前高校圖書(shū)資產(chǎn)的集中統一管理，可以考慮以圖書(shū)館圖書(shū)管理信息系統為基礎管理平臺，充分挖掘圖書(shū)館圖書(shū)管理平臺的功能，在確保圖書(shū)館圖書(shū)資產(chǎn)科學(xué)管理的基礎上，將大學(xué)院系資料室圖書(shū)資產(chǎn)、散存于師生手中的圖書(shū)資產(chǎn)等統一納入管理系統，在科學(xué)規劃的基礎上，實(shí)現這類(lèi)圖書(shū)資產(chǎn)的在線(xiàn)揭示，在條件允許的情況下實(shí)行統一管理并開(kāi)放利用，提高高校圖書(shū)資產(chǎn)的整體效益。（本文來(lái)自于《辦公室業(yè)務(wù)》雜志。《辦公室業(yè)務(wù)》雜志簡(jiǎn)介詳見(jiàn).）
四、總結
無(wú)論是高校圖書(shū)資產(chǎn)的機制保障、制度保障，還是高校圖書(shū)資產(chǎn)的技術(shù)保障，這均需要學(xué)校層面對此進(jìn)行認真調研、廣泛征求意見(jiàn)，通過(guò)系列保障機制的規劃與實(shí)踐，根據高校資產(chǎn)管理工作實(shí)際，構建完整的高校資產(chǎn)檔案管理體系和質(zhì)量保障體系，確保高校圖書(shū)資產(chǎn)的科學(xué)、規范管理，做到既符合國有資產(chǎn)管理法規精神，又使得管理方案具有可操作性，便于師生對圖書(shū)資源的利用,充分發(fā)揮圖書(shū)資產(chǎn)的社會(huì )效益。
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