人事信息管理系統在人力資源管理中的應用論文
摘要：人事信息管理系統是一種典型的管理信息系統，在強調管理、強調信息的現代社會(huì )中越來(lái)越普及，已成為企事業(yè)單位人力資源管理的重要工具之一。企事業(yè)單位的領(lǐng)導和人事工作者均可以通過(guò)該系統更好地完成人事管理工作，因此人事信息管理系統的開(kāi)發(fā)迫切需要發(fā)展。本文通過(guò)分析高校人事信息的特點(diǎn)，闡述高校建設人事信息管理系統的必要性，并分析其現狀及未來(lái)開(kāi)展工作。
關(guān)鍵詞：高校；人事信息管理系統；信息共享
隨著(zhù)信息技術(shù)在人類(lèi)生活中越來(lái)越普及，利用計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)實(shí)現高校的人事管理已經(jīng)迫在眉睫。高校的人事信息管理系統是實(shí)現人事管理規范化的重要工具，可以加強人事處與相關(guān)院系、部、處的溝通能力，提高管理和工作效率，進(jìn)而實(shí)現人事管理的信息化。通過(guò)人事管理系統建設，能夠將所有與人事管理相關(guān)的數據（例如人員基本信息、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)信息、崗位信息、黨政職務(wù)信息等）統一管理起來(lái)，形成穩定準確、可以共享的信息源，有利于學(xué)校領(lǐng)導對人力資源進(jìn)行合理分配并做出正確決策，人事系統的投入使用將有力促進(jìn)高校教育信息化水平的提升。
一、人事信息管理系統
人事信息管理系統是以人力資源管理為目標，以信息化管理為基礎，以先進(jìn)的計算機技術(shù)為方法的一種科學(xué)的人力資源管理模式。人事信息管理系統能夠實(shí)現對人事信息的采集、儲運、加工和處理分析，準確地反映出單位的人事聘用狀況、薪資狀況以及人員流動(dòng)狀況等，幫助管理人員做出正確的人力決策以及管理決策。人事信息管理系統主要通過(guò)軟件的形式實(shí)現對人事情況的分析和管理，將人力資源管理人員從繁瑣的日常人力工作中解脫出來(lái)，提升人力資源管理效率，使人才配置更加合理，從而有效的提升人力資源管理水平。
二、高校人事信息管理系統建設的必要性
高校人事信息管理不僅需要有教職工的基本信息，同時(shí)還要對其編制類(lèi)型、從事學(xué)科等專(zhuān)業(yè)信息進(jìn)行管理，因此就要求高校人事信息管理系統具備功能性強、信息類(lèi)別全面、查詢(xún)快捷等優(yōu)點(diǎn)，需要建立起能實(shí)現教職工信息查詢(xún)統籌化、信息管理網(wǎng)絡(luò )化、用戶(hù)管理分層化等多功能于一體的高效人事管理系統。
1.查詢(xún)信息快捷方便，提高工作效率在高校人事管理中，工作量和信息查詢(xún)頻率要比其他企事業(yè)單位多。人事管理員及時(shí)維護與更新教職工人事信息，在每年都有的職稱(chēng)評審、薪資調整、高校基礎信息調查等工作中，使用人事信息管理系統，查詢(xún)出符合條件的教職工信息，通過(guò)“導出EXCEL”功能將教職工信息導出，經(jīng)過(guò)整理就能得到需要的基礎數據，大大縮短了基礎數據的收集工作時(shí)間。這樣，以前需要多人多日才能完成的工作，通過(guò)人事管理系統的應用，現在僅需要一位職工用一個(gè)工作日即可完成，僅是收集查詢(xún)符合教職工信息這一項工作，在以往人事管理工作中需要幾天的時(shí)間才能完成，而使用人事管理系統在很短的時(shí)間就可以完成，且準確度更高。這充分說(shuō)明通過(guò)人事信息管理系統的應用，可以節省高校人事管理的人力、物力資源，提高人事管理部門(mén)的工作效率和工作。
2.補充紙質(zhì)檔案，優(yōu)化信息存儲方式高校教職工人數龐大，人員結構復雜，信息量大，信息更新頻繁，信息查詢(xún)頻率高。在計算機不夠發(fā)達的時(shí)代，檔案管理只能采用人工管理的方式。大量的表格信息需要教職工逐一填寫(xiě)，管理上不僅需要專(zhuān)門(mén)的檔案管理室來(lái)存放紙制檔案，同時(shí)還要配有數名職工來(lái)負責管理工作。檔案室要求具有良好的干燥性和通風(fēng)性，以便于紙制檔案表格的長(cháng)期保存，還要定期手動(dòng)裝訂，這都需要學(xué)校投入大量人力、財力和物力，并不是符合高校現代化發(fā)展的要求。因此，建立一套以高校人事管理需求為核心的信息管理系統是當前高校人事工作的迫切需求。目前我國已經(jīng)有多種人事管理系統，但是這些系統大多是針對企業(yè)所設計的，在高校中使用這樣的人事管理系統，不能滿(mǎn)足高校人事管理系統的需求。因此，針對高校人事管理的特點(diǎn)，設計一套程序使用瀏覽器/服務(wù)器結構的人事信息管理系統非常必要。這套人事系統必須操作簡(jiǎn)單，界面友好，使用方便，不需要投入太多的資金用于日后的維護與拓展，功能方面可以滿(mǎn)足學(xué)校人事管理日常工作的需要。
三、高校人事信息系統設計
高校人事管理系統用戶(hù)包括人事處各科室管理員、學(xué)院人事秘書(shū)管理員、教職工三大類(lèi)用戶(hù)。系統建設初期，人事信息系統開(kāi)發(fā)，教職工登錄后可以填寫(xiě)修改自己的相關(guān)信息，提交后至學(xué)院人事秘書(shū)審核，審核結束后進(jìn)入人事處各科室流轉審核流程。教職工信息填寫(xiě)審核完畢，人事管理信息系統基本建成。使用過(guò)程中，教職工可以登錄系統，查看自己的相關(guān)信息，而人事處管理員登錄后可以進(jìn)行添加、更新、刪除教職工信息等操作。以H大學(xué)的人事管理信息系統為例，系統的`操作流程為：人事科、人才交流中心分配賬號（事業(yè)單位編制教職工由人事科分配賬號、人事代理教職工由人才交流中心分配賬號）——本人登陸填寫(xiě)信息——各單位人事秘書(shū)初審——各科室審核信息（根據權限分配）。高校人事系統管理員可以對教職工的提交信息進(jìn)行查詢(xún)、修改、刪除和更新等操作，基本實(shí)現了高校教職工檔案的信息化管理，同時(shí)教職工對自己的檔案信息查詢(xún)也十分方便，如果教職工信息輸入錯誤或更新的內容，人事部門(mén)管理員可以定期維護或隨時(shí)進(jìn)入人事管理系統進(jìn)行修改，以確保教職工檔案信息的時(shí)效性、正確性。
四、展望
盡管人事信息管理系統的開(kāi)發(fā)對高校人事管理工作是極大的改革，在實(shí)際運行中，仍存在教職工配合度不夠的問(wèn)題，信息填寫(xiě)粗糙、不能及時(shí)提交等。造成這一現在的主要原因是對系統的宣傳力度不夠，普通教職工不能切身體會(huì )使用人事信息管理系統的便捷，這些都是一項新事物出現不可避免的問(wèn)題。在今后工作中，將人事信息管理系統的使用變得常態(tài)化，就能自上而下的重視人事信息管理系統的建設管理，有利于系統建設更加完備。此外，人事信息管理系統尚不是十分成熟，系統組織機構框架還有待進(jìn)一步優(yōu)化，信息字段需要進(jìn)一步補充，需要更強的可操作性性來(lái)應對人力資源配置政策的發(fā)展要求，應重點(diǎn)做好以下工作。
1.加強基礎信息收集工作，人事部門(mén)管理員應不斷完善、更新人員基礎數據庫，將需要的人事基礎信息整理為人事系統字段，制定更新計劃以便及時(shí)進(jìn)行更新，保持系統的正確性，滿(mǎn)足日常人事管理工作基本需要的同時(shí)，能夠提高人事工作者的整體素質(zhì)和軟件操作技術(shù)水平，充分發(fā)揮信息系統的作用。
2.加強網(wǎng)絡(luò )建設，及時(shí)補充人員配備和計算機軟、硬件配置，以期未來(lái)可實(shí)現各個(gè)部門(mén)、各個(gè)科室之間的資源共享，根據工作職能共享相應的人事信息并通過(guò)該系統布置、完成各類(lèi)報表工作等。同時(shí)，在建立健全學(xué)校數據庫的基礎上，結合整體性人才資源開(kāi)發(fā)工作的需要，完善或開(kāi)發(fā)各類(lèi)報表系統、新進(jìn)人員管理系統、人才計劃與人才獎項管理系統等，推動(dòng)日常人事管理工作有條不紊的開(kāi)展，最終實(shí)現全校辦公自動(dòng)化。
3.加強人事信息管理系統安全及保密建設。人事信息管理系統是相對開(kāi)放的系統，需要保密內容比較多，如學(xué)校機構編制等重要信息需要一定范圍內保密，教職工個(gè)人的身份證號、家庭成員、聯(lián)系方式等各類(lèi)信息屬個(gè)人隱私，一旦大量泄漏，會(huì )造成諸多不良影響。這就要求系統地開(kāi)展安全建設和整改后，初步建立起學(xué)校的教育網(wǎng)絡(luò )與信息安全保障體系，提高信息安全防護能力。
參考文獻：
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